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河南省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则

2020年04月20日

第一章    总则

 

第一条     为贯彻落实《中共中央办公厅  国务院办公厅印发〈关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见〉的通知》(厅字[2019]19号)》《河南省深化国有企业改革领导小组关于印发《河南省〈推进国有企业退休人员社会化管理工作方案〉的通知》(豫企改[2019]5号)相关要求,更好地推进河南省国有企业退休人员人事档案移交属地实行集中统一管理,根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》,结合我省实际,制定本细则。

第二条     河南省各级国有企业(含国有企业管理的事业单位)在移交退休人员人事档案前开展档案规范化整理和数字化工作,以及地方党委和政府指定人事档案管理单位接收国有企业退休人员人事档案工作,适用本细则。

第三条     本细则所称国有企业退休人员人事档案,是指已办理退休手续的国有企业职工由组织人事(人力资源)等有关部门在职工招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中承办或形成的,反映职工政治思想、学习工作经历、专业技术水平、工作实绩、工作变动、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录。

第四条     国有企业退休人员人事档案的规范化整理和数字化工作,由本企业组织人事(人力资源)部门牵头负责实施,企业档案部门配合完成。

第五条     各级国有企业开展退休人员人事档案规范整理和数字化工作,以及地方党委和政府指定人事档案管理单位接收国有企业退休人员人事档案工作,必须保守党和国家秘密,防止泄露人事档案信息,确保人事档案和数字化副本安全。档案移交后,退休人员人事档案管理部门应按有关规定,做好档案提供利用工作,并实现档案服务数字化、便捷化。

第二章   档案整理

 

第六条     整理原则。退休人员人事档案整理过程中,不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案,不得擅自处理或销毁档案。

第七条     鉴别。鉴别工作内容包括归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;对经过鉴别不符合归档要求的材料,须进行登记,经主管领导审核批准后,区别不同情况,由本企业组织人事(人力资源)职能部门决定,采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。

(一) 鉴别姓名。错装入其他人档案的(含重名),应剔除,并在材料右上角注明(原人事档案编号、姓名),插入相应案卷,或登记造册。

(二)   鉴别重份人事档案。属于归档范围,但重复归档的材料,应剔除。

(三) 鉴别不属于归档范围的人事档案材料。不属于归档范围但具有一定参考价值的材料,统一装入“参考材料”袋。

第八条     归档范围和分类

(一) 企业退休人员人事档案应根据其内容特征分十大类。

第一类   履历类材料

1.  干部履历表、职工登记表、干部(职工)简历表、履历性登记表;

2.   从事革命活动的简历材料,本企业职工作为各级党委委员候补委员、人大常委会委员、政协委员简历等材料;

3.  其他由本人填写的反映个人经历情况的各种表格。

第二类  自传和思想类材料

1.   自传。个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述,以第一人称叙述自己的经历,是本人成长过程、思想演变的历史记录。包括本人历次所写自传(思想自传、历史自传、反省自传、小史、小传)、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报及带有自传性质的材料;一些以自传为主的履历简历表;

    2.  带有自传内容的其他材料。

第三类   考核鉴定类材料

1.  个人鉴定材料;

2.  出国(境)、调动、转业及其他一些鉴定性质的材料(毕业、结业鉴定材料归入档案第四类)

3.  以考核为主要内容的材料,如定期考核材料,年度考核登记表,援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;

 4.  在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;

5.  后备干部登记表(提拔使用后归档);

6.  专项考核形成的重要材料;实行任期制和任期目标责任制的领导人员的任期考核评价意见,干部人才参加援派、挂职、扶贫等工作形成的考核、鉴定材料,党委(党组)对下一级党组织书记基层党建工作情况的综合评价意见等。

第四类   学历学位、专业技术职务(职称)、学术评鉴和教育培训类材料。包括中学以来取得的学历学位、成绩表、职业(任职)资格和评聘专业技术职务(职称),培训材料。

二级分类为四小类:

4-1学历学位材料

高中毕业登记表、中专毕业登记表、技校毕业登记表;职业技术学院、普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表,毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明等。

4-2职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料

职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。

评(聘)专业技术职务(职称)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表,聘任专业技术职务审批表等材料。

4-3科研学术材料

当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知,中国科学院院士登记表、中国工程院院士登记表;博士后工作期满登记表;被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;科研工作及人个表现评定材料,业务考绩材料;创造发明、科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录;各级科学技术奖(科技进步奖、科技成果奖)材料;

4-4培训材料

为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表,组织人事部门记录的干部参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等。

第五类  政审、审计和审核类材料

1.政治历史情况审查的上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料;本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;甄别、复查结论(意见、决定)的材料,各类政审表;

 2.  更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、出生时间、入党、入团时间、参加工作时间等材料,职工参加工作时间及连续工龄核定表等计算连续工龄审批材料;

 3.  在档案审核工作中形成的干部职工基本信息认定材料等;

 4.  家庭成员及主要社会关系的证明材料;

 5.  家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等;

6.  审计材料:领导干部经济责任审计、自然资源资产离任审计的审计结果和整改情况材料;

 7.  廉洁情况材料:纪检监察机关出具的关于干部经查确有问题不宜使用、不适合担任现职等情况的意见,国有企业领导人员廉洁从业结论性评价等材料;

 8.  申诉材料:干部申诉复核决定、申诉决定书、再申诉决定书等;

 9.  档案审核材料:干部人事档案专项审核和任前审核等工作中形成的相关材料。

   第六类   党、团材料

1.   中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料;

    2.  中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书;

    3.  加入或者退出民主党派等材料。

   第七类   表彰奖励类材料

1.   县处级以上党政机关、人民团体等授予以表彰、嘉奖、记功授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进个人登记(推荐、审批)表、先进事迹材料;

    2.  撤销奖励的有关材料等;

    3.  享受政府特殊津贴的材料。

   第八类   违规违纪违法处分类材料

1.   党纪政纪处分决定,免于处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见,检查、交待及情况说明材料;

    2.  解除(变更、撤销)处分的材料;

    3.  检察院不起诉决定书;

    4.  法院刑事判决书、裁定书;

5.   公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等行政处理决定等;

    6.  通报批评材料;

7.   处理处分材料:对领导干部个人有关事项报告隐瞒不报行为的处理意见材料,经调查属实的涉及干部个人问题信访举报的处理结果材料;经查核确实存在问题的函询材料;领导干部被问责的决定和检讨检查材料;领导干部插手干预选拔任用、工程建设、执纪执法、司法活动等重大事项的记录材料;纪检监察机关履行监督执纪问责,对干部形成的纪律处分、立案审查等有关结论性材料;

8.  个人诚信材料:有关行业监管部门对干部职工有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的诚信记录材料,人民法院认定的被执行人失信信息、删除失信信息及删除原因等材料。

   第九类   工资、任免、出国和会议代表类材料

二级分类为四小类:

9-1 工资、待遇材料

工资审批表、转正定级审批表,工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表,工资停发(恢复)通知单;解决待遇问题的审批材料。

9-2 任免材料

1.  招录、聘用材料:录(聘)用审批(备案)表;选调生登记表及审批材料,选聘到村任职高校毕业生登记表;应征入伍登记表,招工审批表、以工代干人员转干审批表;在企事业单位签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同有关内容的复印件,颁发的聘任通知、聘任书;取消录用、解聘等材料;

2.  任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;干部任免审批表及相关考察材料;干部职工试用期满审批表;公务员登记表,参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表;公务员调任审批(备案)表,干部调动审批等材料;

3.  辞职、辞退、罢免材料;自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料。责令辞职的决定,对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定;辞退审批表、辞退决定材料;罢免材料;

4.  职务职级材料:法官、检察官、司法警察等职务套改审批材料、公务员实行职务与职级并行制度中晋升职级的相关材料等。

9-3出国(境)材料

因公出国(境)审批表等材料。

9-4  参加会议的代表登记表等材料

党代会、人代会,政协会议,人民团体和群众代表会议,民主党派代表会议形成的材料;委员当选通知或证明材料;代表登记表等。

第十类   其他可供组织参考的材料

1.  健康检查和处理工伤事故材料;

2.  治丧材料;

3.  人事档案报送、审核工作材料;

4.  其他材料:毕业生就业报到证(派遣证),人事争议仲裁裁决书(调解书),工作调动介绍信,再生育子女申请审批表等有参考价值的材料;

5.  因私出国(境)材料:干部职工个人的国(境)外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件;

6.  其他可供组织参考有保存价值的材料。

第九条   排序与编号。将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序,并编写类号、顺序号,以及页码。

(一)    按人事档案材料形成时间排序:第一类、第二类、第三类、第七类、第十类材料。

(二)    按人事档案材料内容的主次关系进行排序:第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序号为,上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。第六类材料排列顺序为,入团志愿书、入团申请书;入民主党派材料;入党志愿书、入党申请书、转正申请书。其他材料按照形成时间顺序排列。

(三)    按照档案材料性质和时间顺序相对集中排序为:  

第四类:第一项学历学位材料,第二项职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料,第三项科研学术材料,第四项教育培训材料。

第九类:每一项工资、待遇材料,第二项任免材料,第三项因公出国(境)材料,第四项参加会议的代表登记表等材料。

档案材料排序后,用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号,如第一类第三份材料为“1-3”,第九类第二项第四份材料为“9-2-4”。在每份材料有图文页面的正面右下角,前面左下角逐页编写页码(原有印制码应划去重新编写)。凡有图文的页面,每面作为一页,有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸以及《毕业实习考核册》中的空白表格和《体格检查表》所附心电图、化验单等检查表单可不编页码;复印件作为某份档案材料的一部分,应与原件视为一份材料,统一编写页码。

(四)  档号:全宗号码-退休年度——案卷流水号。在案卷封面左上角标注档号。

全宗号:由最终接收退休人员人事档案的国家综合档案馆给定。一个企业一个全宗号。

退休年度:办理退休完成审批的年度,由4位阿拉伯数字表示。

案卷流水号:年度内顺序号,由3位阿拉伯数字表示,不足3位用“0”补齐。

第十条  编目。每卷人事档案应当编制详细的档案目录(见附件1),档案目录应当与档案材料一一对应。档案材料目录一般打印形成,内容包括序号、材料名称、材料形成时间、页数和备注。

(一)    档案材料目录按照类别顺序逐项进行填写,做到目录清楚,填写准确。每类(每项)目录之后,留出适量空格,供补充档案材料使用。人事档案目录不能粘贴涂改;如果填写错误须重新抄写,以保证人事档案目录上没有粘贴涂改。

(二)   “序号”填写材料类号和顺序号。材料类号使用汉字“一”至“十”标注,顺序号使用阿拉伯数字标注(有二级分类的,如第四类第二项填写为“4-2”。每类每项目录上的类号、顺序号须与档案材料上的类号、顺序号相一致。

(三)  “材料名称”根据材料标题及内容填写。

 (四)   “材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间,要填清年、月、日。复制的档案材料,采用原件形成时间。

 (五)  “页数”填写每份材料的总页码,页码使用阿拉伯数字标注。

(六)    “备注”填写需要说明的情况。补办的档案材料,要注明“补办”;复印的档案材料要注明“复印件”;粘贴有复印件的,要注明“含复印件”;归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要进行简要说明。

第十一条   技术加工。人事档案材料和目录采用国际标准A4(297×210mmm)纸型。人事档案材料左边应留有25mm的装订边。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊。但对纸张破损、幅面不标准的档案材料,应当进行复制和技术加工。

第十二条  装订

(一)  目录放在卷首,材料排列顺序与目录相符,卷面整齐,装订牢固结实,不掉页,不倒页,不压字,不损坏文件材料,整洁平实,方便阅读。

(二)档案材料一律正装,横写的材料名称在上,竖写的材料名称在右。

(三)档案材料及目录应装订整齐,左边、下边对齐,在左侧打孔装订,孔距规格应符合相关规定标准,中间孔距上、下孔(从孔中心算起)83mm,下孔距材料底边54mm,孔中心距左边沿12mm,孔直径为5mm。

(四)人事档案卷盒规格分为310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三种,卷盒设3个装订立柱,装订立柱中心距左边内沿15 mm,下装订立柱距卷盒底边54mm,中间装订立柱距上、下装订立柱(从装订立柱中心算起)83 mm,装订立柱直径为4 mm。

(五)卷盒背脊标签规格为310×22 mm、310×32 mm 和310×42 mm三种,档案卷盒背脊应附标签,作出明确标注,便于检索。

(六)人事档案尽量减少分卷。如果材料过多,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分在同一卷中。

 

第三章   档案数字化

 

第十三条  国有企业退休人员纸质人事数字数字化是指采用扫描仪等设备对纸质人事档案数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质人事档案的内在联系,建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

数字化主要的环节包括:人事档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、人事档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

数字化工作中所需用的表单,可参照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)附录。

第十四条  人事档案出库。人事档案保管部门应按照退休人员人事档案数字化工作方案确定的数字化对象开展人事档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交人事档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照人事档案库房规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对人事档案进行交接出库,确保人事档案的安全。

第十五条  数字化前处理

(一)  确定扫描页。退休人员人事档案全部扫描,不能挑扫。

(二)  编制页号(按本细则第九条3-4款)。将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

(三)  目录数据准备。按照目录数据库建立时制定的数据规则,对照人事档案原件内容,规范人事档案中的目录内容;对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

(四)  拆除装订。如需拆除装订物,应注意保护人事档案不受损害,并对排列顺序不准确的人事档案进行重排。

(五)  技术修复。原件破损严重的,拆痕明显的,应按照本细则第十一条,先进行技术修复再做数字化处理。

第十六条   目录数据库建立

(一)  应制定目录数据库数据规则,包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等;目录数据库数据规则的制定应符合《档案著录规则》(DA/T18)对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

(二)  数据库选择应考虑可转换为通用数据格式,可以为XML、DBF、XLS格式,以便于数据交换;数据库结构的设计应特别注意保持人事档案的内在联系,有利于纸质人事档案数字化成果的管理和利用。

(三)  将退休人员人事档案数字化前处理工作中对人事档案目录进行修改、补充的结果录入数据库,形成准确、完整的目录数据。

(四)  可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式,对目录数据的质量进行检查,包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等,发现不合格的数据应及时进行修改。

(五)   每份材料编写录入一条机读目录,复印件与原件应视为一份材料,附件与正文应视为一份材料。

(六)  著录项目:序号、材料名称、材料形成时间、材料页数、备注。

(七)    著录人员一次只能打开一卷人事档案进行著录,不能同时打开多卷人事档案,避免混乱。

(八)   著录完成后将实物人事档案交由专人抽检,合格后则归还人事档案中转库房。

第十七条   人事档案扫描。人事档案扫描应根据人事档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备,进行相关参数的设置和调整,应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真,图像效果最接近人事档案原貌。

(一)  扫描设备。扫描设备的选择应特别注意对人事档案实体的保护,尽量选择对实体人事档案破坏小的设备进行数字化。

(二)  扫描色彩模式。全部采用彩色模式进行扫描。

(三)  扫描分辨率。扫描分辨率应不小于300dpi;如文字偏小 、密集、清晰度较差时,应适当提高扫描分辨率。

(四)  存储格式。人事档案数字图像长期保存格式宜采用JPEG格式。

(五)  图像命名。将数字图像存储为单页文件,采用档号为唯一标识符对图像进行命名。

第十八条   图像处理

(一)  旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理。图像正负偏差不小于0.5度,以达到视觉基本不感觉偏斜为准。

(二)  裁边。如需对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少2mm~3mm处裁剪图像,保证人事档案原貌。装订线附近有信息时,可适应扩大留白范围。

(三)  去污。如需对数字图像进行去污处理,以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,应遵循展现人事档案原貌的原则,处理过程中不得去除人事档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

(四)  拼接与前衬。对于大幅面人事档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理合并为完整的图像;对于较薄的纸张,尤其是不易辩认正反面,容易发生扫描背面情况的原件,要求垫衬纸后扫描,衬纸选择要恰当,使扫描后的影像忠实于人事档案原貌,同时保证操作时扫描仪背板洁净。

(五)  图像质量检查。数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。及时纠正漏扫,错扫、重复扫,多扫等情况;数字图像的排列顺序与人事档案原件不一致时,应及时进行调整。

第十九条  数据挂接

(一)  应借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质人事档案数字图像进行挂接,以实现目录数据与数字图像的关联。

(二)  逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与退休人员人事档案档案图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现错误及时进行纠正。

第二十条   数字化成果验收与移交。以外包形式进行退休人员人事档案数字化的企业,应对数字化成果进行验收。

(一)     验收方式。组织人事(人力资源)部门会同档案部门成立专门的验收组对纸质人事档案数字化成果进行验收;应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质人事档案数字化成果进行验收。

(二)  验收内容。纸质人事档案数字化成果包括数字图像、人事档案目录数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

应对目录数据进行验收,主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度以及必填项是否填写等。

应对数字图像进行验收,主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性,排列顺序的准确性、图像质量等。

应对数据挂接进行验收,主要包括目录数据和与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

应对工作文件进行验收,主要包括工作文件的完整性,规范性等。

应对存储载体进行验收,主要包括载体的可用性,有无病毒等。

(三)   验收指标。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率就为100%;对于无法用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验;抽检比率不得低于5%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%。

(四)   验收结论。纸质人事档案数字化成果质量检验达到前款验收内容和验收指标的要求,予以“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后,重新进行验收。验收完成后应经验收组成员签字。验收“通过”的结论,应经相关领导审核、签字后方可有效。

(五)   数据移交。验收合格的数据应按照纸质人事档案数字化工作方案及时向企业人事档案保管部门移交,并履行交接手续(见附件2)。

第二十一条  人事档案归还入库

退休人员人事档案数字化工作完成后,拆除过装订物的人事档案如需装订,应注意保持人事档案原貌,做到安全、准确、无遗漏。人事档案归还按照人事档案入库相关要求对纸质人事档案进行处理和清点,并履行人事档案入库手续。

 

第四章    档案业务指导与移交

第二十二条  各国有企业应主动、自觉接受属地档案行政管理部门的监督、指导,并与地方党委和政府指定人事档案管理单位做好移交衔接工作。

第二十三条  国有企业退休人员中由中央管理的以及省委管理的领导人员人事档案不移交。

完成退休人员人事档案规范化整理和数字化工作的企业,将退休人员人事档案和数字化副本统一向地方党委和政府指定的人事档案管理单位移交;死亡五年以上的,其人事档案和数字化副本由地方党委和政府指定的人事档案管理单位向同级国家综合档案馆移交。

交接双方办理交接手续,移交清册由双方永久保存。

第五章    附则

 

第二十四条   本实施细则由河南省档案局负责解释。

第二十五条   本实施细则自颁布之日起实施。

 

文章来源:河南省档案局

 

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