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数字化档案馆的建设及意义

2020年05月12日

一、企业数字化档案馆的形态特征

(一)具备丰富的数字化档案资源

企业的建设的数字化档案馆是以计算机技术作为基础,为用户提供便捷快速的多元化数字档案信息查询等服务。其运用现有的存储技术将企业的各种档案信息资源转变为数字化信息,通过高效直观的检索、浏览工具将这些信息资源反馈给用户。当今网络技术不断更新,数字化档案馆之间的联系日益紧密,跨地区多馆联合的数字化档案馆形式逐渐开始实现。

(二)具备完善的资源管理系统

值得一提的是,数字化档案馆和传统的档案馆所具备的一系列基本功能相同,也应该实现对各类企业信息档案资源的收集整理、编排保管等功能而企业数字化档案馆对于档案资源的管理则应该更加系统完整、更加真实和具有动态性,完善的资源管理系统让数字化企业档案馆成为社会企业信息资源的集散点

(三)具备健全的信息提供系统

只有具备健全的信息提供系统,数字化档案馆才能够更好的为用户提供档案信息资源服务。数字化档案馆除了能够提供编目和二次档案信息外,还应该能够提供完整的档案信息。健全的信息提供系统主要包括全文档案资源的供给和专门提供检索服务的检索技术系统。

(四)具备开放的共享接口

企业数字化档案馆建设发展最终会出现在互联网上,并且将会与现有的其他信息服务系统相结合,逐渐摆脱单一的结构,发展为开放的网络化系统。所以在企业数字化档案馆中必须具备开房的共享接口,能够保证与外界其他系统及时交互,以实现信息资源的共享。

(五)具备安全的档案信息服务

企业数字化档案馆必须对其中档案信息资源的真实可靠性负责,为用户提供相对完备的安全信息服务,让用户能够得到足够的可信度和安全感,树立企业数字化档案馆的权威性。

二、企业数字化档案馆建设的意义

(一)改善档案信息开发现状

众所周知,目前的档案信息开发和管理工作现状难以另人满意,主要表现在档案开发和管理工作的信息化水平和数字化程度不高,很多企业档案馆仍然是进行手工检索工作,档案信息资源开发与数字化资源建设工作明显落后,档案信息的利用率很低,另外重视硬件建设忽略软件建设、资源浪费率高等问题也一直阻碍着档案信息系统的有效开发管理。通过建设数字化企业档案馆可以明显改进这些问题,满足新形势下档案事业发展的需求。

(二)实现档案信息化的需求

在档案信息化建设进程中,必须积极运用各种现代化技术手段,改变以往企业档案馆的固有概念,努力建立一个现代化、信息化、自动化于一体的开放式多功能并且提供多种服务的数字化企业档案馆。通过一系列的措施最大限度的让档案信息资源得到开发与共享,减少不必要的重复建设和资源浪费,让数字化档案系统与办公自动化系统更好的结合在一起。

(三)促进档案管理效率提高

数字化档案馆拥有现代化的档案管理系统,能够让各种档案资料及时归档,并且更快速的检索利用。此外,现代化的档案管理系统让用户在查询各种资料时更加简单方便,让基层的技术人员足不出户就可以了解到各种信息。档案资源的数字化形式也让其成为“无界限档案”,企业档案馆也 由以往 的实体保存演变为现代化的信息中心。

(四)实现资源共享 ,提高经济效益

企业数字化档案馆中的各种资源逐渐成为公共信息资源的一部分借助各种互联网信息技术,实现依法共享和信息资源开放。同时,随着我国经济的发展,传统的办公形式与日益增长的信息量产生了突出的矛盾,而现代化的档案管理系统将实体档案转化为数字档案,既可以减少保管经费,又能够快速方便的进行查阅,从而减少了办公人员和办公经费,在一定程度上提高了经济效益

、企业数字化档案馆建设的内容

(一)数字信息资源的建设

作为数字化档案馆的基础工作,档案数字信息资源建设主要可以分为档资源数字化与档案数据库的建设,这是一项长期而有意义的任务,需要投入足够的人力、物力、财力。是要将以往的纸质实体档案数字化,采取扫描、微缩胶片转换等手段,根据档案的保管期限分批次的进行数字化转换;二是将照片档案资源进行数字化,同样采取扫描或翻牌等手段进行;三是建设目录数据库,只有建设一个具有特色、使用便捷的档案信息库,才能够科学的实现档案资源共享,更好的服务于用户,以便其检索查阅;四是建立多媒体数据库,对一些视频音频档案进行整理统一归档。

(二)档案馆基础设施建设

企业数字化档案馆基础设施主要包括了三个方面的建设内容,首先是网络建设,它担负着保障数字档案馆通信的重任,网络建设包括企业总部和下属各单位部门档案室的建设,通过统一的软硬件环境,利用局域网组成一个虚拟的基础网络;其次是硬件设施的建设,硬件建设主要包括企业档案馆数字化建设所需要的各种现代化信息设备以及存储加工设备;最后是软件建设,企业档案馆数字化过程中所需要的各种系统软件,除了操作系统之外,还包括各种数据库管理软件、安全防护软件等。

(三)档案馆人才队伍建设

企业档案馆数字化不仅让档案管理变得更加便捷,促进了工作效率的提高,也带来了一定的经济效益。但档案馆数字化之后,对于档案相关工作人员的素质要求也相应提高。在建设企业数字化档案馆时,就应重点培养与数字化档案馆工作需求相符合的复合型人才。这些人才必须具备丰富的档案管理知识,了解档案工作流程,同时要熟练掌握各种现代办公设备,具备一定的计算机技术能力。这样的人才队伍才能在实际工作中将信息技术和档案馆工作有机结合,为企业数字化档案馆的发展打下坚实基础。

(四 )应用系统的建设

企业数字档案馆的应用系统的主要作用是将档案管理工作自动化,提升档案管理工作效率和档案信息资源利用率,它是一个动态的信息网络系统。应用系统的开发建设应该在联合开发的基础上与自身实际特点相结合,建成一个具有自身特点的数字档案管理系统,让企业数字化档案馆能够实现档案管理的最优化。数字档案馆应用系统的建设主要包括了档案收集系统、档案信息管理系统、档案信息利用服务系统以及档案信息安全维护系统等方面的建设工作。当前,计算机信息技术和网络通讯技术正在带领我们迈入信息时代,作为一种信息交换手段,数字化档案信息资源已逐渐融入到社会生产、生活的方方面面。企业建设数字化档案馆是档案事业发展的必然要求。数字化档案馆不仅仅是将馆藏档案实现信息化、数字化,也不是单纯的将档案管理工作简单的计算机化,而是在网络环境下对档案资源进行综合管理。

文章来源:https://wenku.baidu.com/view/cefe2fb6524de518964b7d7d.html

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