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档案实践|战疫三部曲: 企业复工复产,企业档案部门如何做?

2020年03月27日

国家档案局经济科技档案业务指导司企业档案业务指导处蔡盈芳处长的文章【战疫专刊|从新冠肺炎疫情档案工作看重大疫情档案的“管”与“用”】引发热议,不仅很好地起到了业务指导的作用,而且引发诸多理论思考!为国家档案局点赞!

 

企业复工复产,企业档案部门怎么做?

 

疫情发生以来,不少企业的档案工作在抗击疫情中发挥了重要的作用。随着数字档案馆(室)作用的发挥,企业档案工作的基础与支撑作用愈加显现,企业各项活动与档案工作的结合更加紧密,有的企业的活动一刻也离不开电子档案管理系统。当前,新冠肺炎疫情防控工作进入最吃劲的关键时期,当前重要的是要使档案工作更好地支持所在企业的有序复工复产。复工复产工作,企业是重头戏。面对企业复工复产的需要,企业档案部门近期要怎么做呢?以下建议,供大家参考。

 

 

一是档案业务指导要下沉到一线。

 

复工复产工作的重点在一线,此时档案工作的重点也应该在一线,企业档案部门此时应将业务指导工作下沉。通过业务指导工作下沉,充分了解一线复工复产中在档案工作方面存在的问题和困难,了解一线对档案工作的新的需求,从而有针对性地拿出解决之策。当然,业务指导下沉不是要求档案人员亲临一线,而是可以通过各种不见面的方式充分了解一线在档案管理方面遇到的困难和问题。

 

二是要打通电子档案管理系统的堵点。

 

当前战疫仍处于吃紧时期,复工复产中仍需要尽可能地减少人员流动和档案实体流动,这就要充分利用电子档案管理系统来为企业复工复产工过程中的档案工作提供服务。为此,有些已经基本完成实施但尚未上线运行的电子档案管理系统可择机尽快上线。有些企业电子档案管理系统因各种原因存在问题而运行不畅的,要尽快联系软件开发商调通。有些企业的电子档案管理系统因硬件性能无法满足正常运行需求的,要通过各种办法增容扩容。

 

三是要做好电子档案管理系统的运维。

 

新冠肺炎期间的复工复产阶段,对档案信息的检索和文件材料归档基本都是通过电子档案管理系统实现。此时,电子档案管理系统负荷、在线人数、处理业务的复杂度均高于平时,故障出现的概率也高于平时。因此,各企业档案部门要特别注意电子档案管理系统的运行维护,要更加密集关注其运行状态,超前进行维护。要畅通系统运维服务电话等联系方式,保证电子档案管理系统在复工复产期间持续稳定运行,保障复工复产顺利进行。

 

四是科学精准管控档案信息利用权限。

 

对于已经具备在线提供利用的档案数据要按权限尽可能在线提供利用。要科学划定档案数据利用权限,根据档案内容、岗位性质、职责等来划定档案在线利用权限,有些档案的在线利用权限可适当放宽。要精准管理档案在线利用权限,就需要细化权限颗粒度;同时,对档案在线利用权限的细化,也要求对人员权限进行必要细化,以免因权限划分过粗而影响档案的在线利用。

 

五是要简化档案利用在线审批流程。

 

企业档案利用属于内部人员利用档案,在做好利用日志管理和利用者水印管理的情况下可适当简化利用审批手续,对审批流程中的档案部门确认环节亦可适当简化。

 

六是开展定向在线服务。

 

要充分利用电子档案管理系统的主动推送功能,向一线人员主动推送档案信息。或充分利用电子档案管理系统的专题档案数据库管理功能,针对当前复工复产中档案利用的重点,将利用频繁的档案信息形成专题档案数据库,以提高检索速度和精准度。

 

七是推动电子文件的在线归档。

 

在线归档是电子档案管理系统的强项,在线归档能在人员不见面的情况下完成归档操作,最为吻合当前国家关于疫情期间开工复工期间的防疫要求,有条件的单位要大力推行。有条件的企业还应尝试实现移动端归档,更加方便作业一线形成的文件材料的归档。

 

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