天津纸质档案整理扫描

　　天津纸质档案整理扫描

　　天津纸质档案整理扫描是指对天津地区的纸质档案进行整理、分类、归档和数字化处理。这项工作通常由专业的档案管理公司或机构完成，包括以下步骤：

　　1.档案预处理：对档案进行初步的检查和分类，确定哪些档案需要整理和扫描。

　　2.档案整理：对需要整理的档案进行分类、归档和编号，确保档案的完整性和可访问性。

　　3.档案扫描：将整理好的档案进行数字化处理，包括扫描、OCR识别和格式转换等。

　　4.档案管理系统建设：将数字化的档案上传到档案管理系统中，建立档案检索和管理系统，实现档案信息的在线查询和共享。

　　整理和数字化纸质档案可以有效提高档案管理的效率和安全性，避免档案遗失和损毁，同时也方便了用户对档案信息的查询和利用。

　　纸质档案数字化处理的基本程序与方法

　　任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。

　　下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。

　　创建档案管理分类架构

　　检察院的综合档案管理，分类架构一般为：

　　文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。

　　各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。

　　取卷

　　从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：

　　准确记录所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

　　档案定义

　　档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。

　　关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。

　　拆卷

　　拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。

　　拆卷的注意事项：

　　保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。

　　保持案卷的清洁。

　　拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。

　　取掉案卷中的金属物。

　　将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。

　　为了方便扫描及时与扫描人员沟通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

　　如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。

　　录入卷内文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。

　　如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。

　　扫描

　　对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。

　　3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。

　　如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。

　　扫描时的注意事项如下：

　　根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。

　　对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。

　　根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。

　　将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

　　纸质档案数字化工作包括哪些环节

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

　　纸制品

　　④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理压平或烫平等后再进行扫描。

　　⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。