如何做好档案保密工作

　　文章分析了做好档案保管过程与利用过程中的保工作，进而提出了如何处理好档案保与利用的关系。

　　1做好档案保管过程中的保工作

　　1.1档案库房管理中的保工作

　　档案的库房管理是档案保的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公客都可以用作库房的，从档案保的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理是做好档案保、维护档案安全的基本保障。

　　1.2绝档案的管理和保

　　绝档案是党和国家的核心秘，它关系到党和国家的安全;关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败;关系到“四化”建设的进程。因此,为确保国家核心秘的安全，必须管理好绝档案。

　　(1)绝档案应与非绝档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝档案的安全。

　　(2)提高绝档案管理人员的素质。绝档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知早、知多、知深的特点。他们对保守党和国家的秘负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保意识，不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘，这些秘随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘。所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘做为自己的神圣职责和应尽的义务。

　　(3)加强绝档案的日常管理。绝档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝档案使用完毕后应及时清对、检査，发现失、泄问题，应及时査明原因，进行补救。

　　1.3做好档案的保管期限与保期限的区分工作

　　确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，而保期限是根据国家秘事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘事项在其确定的期限内，受国家有关保法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘保期限的规定》中规定:除有特殊规定外，绝级事项不超过30年，机级事项不超过20年,秘级事项不超过10年。保期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保范围的中央、国家机关可以规定有关保范围中某类事项的保期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘事项，在授权机关作出解前，其他机关、单位应当对其采取长期的保措施，不得擅自决定解和随意对外提供。

　　1.4档案管理人员的职责

　　档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救;不丢,就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全;不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况;不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕,防止档案的损坏，确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。

　　1.5档案情况的变化

　　档案在保管过程中，其级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化，基本变化是升、降、解。其中升是极少数的,也是暂时的大多数的，总的趋势是降，直至解。其变化原因有:①保范围的变化;②级文件作用的变化，原来的级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，级自然消除了;③保时限的变化，所存档案文件，只标有级而没有保时限，多数都是超期服役

　　1.6做好档案级的调整工作

　　要建立起法制的新秩序。对档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们,以往关于档案保的制度还不健全，适应不了《保法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应档案调工作制度化、正规化的需要，应建立以下3个制度:①建立划定期制度，以便届满自行解;②建立调通知单制度，对保期间提前解或发生升降变化的级文件，要下发通知单告知档案馆室,以便衔接工作，及时掌握，适时变动;③建立档案接收标准制度,加强档案的规范化建设。

　　2做好档案利用过程中的保工作

　　2.1做好档案利用中的监督工作

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

　　制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失、不泄及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文(1)应严而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

　　(2)队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

　　(3)监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆、室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤:

　　①嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机;②眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中;③手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检査被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案巻和文件,发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导,以便及时查处，挽回损失。

　　2.2正确处理好档案保与利用的关系

　　保守国家机是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保,工作尽心尽职，但由于在传统的保观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

　　上述情况表明，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保工作的同时，切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机档案应该保，但保的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说,保与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

　　2.3进一步做好档案开放中的保工作

　　一成不变地看待档案的秘性，无视其秘性的时效和范围，是不对的;但如果缺乏保观念，对档案无视其秘性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保工作。

　　(1)做好档案的审査工作。审査工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审査，初步判定开放与控制使用范围;二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审査初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍；三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

　　(2)做好档案的解工作。保档案是有等级的，其划分等级是根据《保法》规定，划分为“绝”、“机”、“秘”三级。确定档案的级，就是为了让档案工作人员根据不同的级釆取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。秘不是一成不变的，一旦秘保管期限届满，便失去了它的保价值，为此我们就不能按原有的保文件管理，而应该按照公开文件进行管理，这就是档案保的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案,要开放，必须先进行划解,把未解的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有级的档案，没有定期解，影响了档案的开放利用。对划档案进行解工作,应当遵循保法的有关规定，即:"国家秘事项在保期限内不需要继续保的，原确定级和保期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解。”这也就是说，解是由原确定级的机关、单位或其上级机关进行。

　　(3)做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即:

　　①提高开放档案案卷的内在质量,利用原有基础，进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求;

　　②建立健全档号，要适应开放后检索与管理的要求;

　　③编制检索工具,一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化;

　　④准备好副本，对珍贵、重要的档案，应釆取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。