数字化档案外包服务

　　数字化档案外包服务，档案数字化工作在现阶段主要采取服务外包方式进行。然而，在实施过程中，存在一些问题需要解决。首先，由于多数纸质档案需要进行重拆装再整理，档案实体存在损毁、丢失等隐患。其次，大量数字化副本集中加工处理，档案信息存在扩散、泄露等风险。因此，我们必须高度重视档案数字化服务外包中的安全问题，并严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》等要求及档案服务外包工作规范等，依据“合法、安全、可控”原则，在全过程严格监管的基础上，注重做好“五到位”，确保档案实体与信息安全。

　　首先，工作谋划要到位。发包方应成立由主要领导或分管领导参加的档案数字化外包管理组织，建立权责明晰的岗位责任制。同时，要全面准确统计现有非数字化档案的种类、数量、密级、价值等基础信息，并根据移交进馆、查询利用、编研开发等不同需求，科学合理拟定数字化服务外包的档案范围和技术指标等要求。在选择数字化加工场所时，应符合国家档案局有关要求，确保实体档案进出库及临时存放安全，满足服务外包人员工作休息、个人物品摆放等需求。此外，还要按要求配置档案数字化加工所需的硬件设备、软件系统、存储介质及辅助的视频监控、消毒杀虫设施设备等。无论是自行配置还是要求承包方提供，都应以我为主，确保全流程全要素可查可控。

　　其次，招标考察要到位。发包方应以法律法规为准绳、以成果质量为核心、以安全保密为底线，认真选好档案数字化服务外包机构。招标文件中不仅要明确单页扫描价格等显性成本，还要明确检验返工、设备配置以及人员岗位、安全管理等涉及隐性成本的条款要求，避免实施中产生一些不必要的问题。发包方应对档案数字化服务机构的资质信用、财务状况、员工素质、管理制度、保障能力、服务实绩等进行全面考察，构建科学的筛选指标体系并进行综合评估，依法依规选择合适的承包方。

　　第三，沟通培训要到位。在项目实施前，良好的沟通对接和针对性的教育培训往往可以实现事半功倍的效果。发包方应主动与行政主管部门和移交接收单位对接，接受指导、监督和检查，更好地改进工作。同时，积极与本单位内设处室沟通，共同做好项目实施各项保障工作，反复与承包方会商，不断细化完善实施方案，并确保可操作性。另外，做好发包方各级各类人员岗位职责培训也极为重要，应明确岗位职责，抓好承包方全体项目实施人员的教育培训，特别是要把安全作为红线，把教育融入日常。

　　第四，监督指导要到位。发包方在档案数字化服务外包过程中监管不到位甚至当“甩手掌柜”，会直接导致安全风险及隐患骤升。发包方应会同承包方建立健全各项规章制度和安全操作规范，并采取切实有效的措施确保落实到位。应设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”，构建人防、物防、技防“三位一体”的安全防护体系，多措并举，筑牢安全保密防线。充分利用台账、日志等记录，将其作为安全管理、质量管控、责任追究的有效抓手。严格管理档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备，做到有登记、有审批、有记录、有保管、有销毁。

　　最后，验收整改要到位。档案数字化加工任务结束不是终点，扎实做好交接验收、整改完善等工作，才能确保项目安全顺利完成。发包方应对档案实体及时进行检查，该修复的修复、该消杀的消杀。对数字化成果进行自动检验和人工抽检，确保全部符合要求。同时，承包方要将设备硬盘、移动存储介质与各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交。发包方应对各个安全环节进行再确认，如对承包方自带的各类设施设备进行检查和必要的安全处理，组织安全保密专项验收；对各类风险隐患进行再排查，如全面了解掌握项目实施期间各类人员的现实表现，并再次开展安全保密教育，及时查缺补漏。最后，应将档案数字化服务过程中所形成的各类原始记录材料，按要求移交档案部门管理。

　　“五到位”只是做好档案数字化服务外包工作的基本要求。在项目实操中，发包方应在严格遵守国家法律法规和各项规章制度的前提下，因地因事因人制宜，确保档案数字化服务外包工作高质量开展。

　　档案数字化外包是什么意思

　　档案数字化外包是一种档案管理方式，指将部分或全部档案管理工作外包给专业的第三方机构进行处理。这种模式可以帮助企业节省成本、提高工作效率和保障信息安全。

　　一般来说，档案数字化外包的过程包括以下几个步骤：

　　确定外包内容：确定哪些档案需要数字化，并指定相应的技术标准和规范；

　　挑选外包服务商：比较多家服务商的资质和服务水平，选择最符合要求的一家；

　　制定合同：双方协商签订合同，明确服务内容、期限、费用等相关事项；

　　实施外包：服务商按照合同约定的时间、质量等要求完成档案数字化任务；

　　验收：验收外包成果，确保达到合同规定的各项要求；

　　维护：对数字化后的档案进行长期维护和管理，保证其安全性、完整性。总的来说，档案数字化外包为企业提供了高效、便捷的档案管理解决方案，帮助企业实现了信息化、自动化和智能化的目标。

　　档案数字化外包规范

　　《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》(DA/T 68.2—2020)是由国家档案局制定的行业标准。该标准于2020年5月18日制定并于2020年6月1日起实施，旨在规范档案数字化服务外包工作，确保其合法、安全和可控。

　　档案因其具有原始性、唯一性和秘密性的特点，在档案数字化服务外包过程中可能面临多种质量和安全风险。为了应对这些挑战，该标准将档案数字化服务外包工作划分为三个阶段：发包前期准备工作、档案数字化过程管理和档案数字化成果管理。

　　具体来说，该标准规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范以及信用评价与质量监督工作规范。这些规范适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作，但不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。

　　总则

　　《档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务》规定发包方应按照DA/T68.1的规定，坚持合法、安全可控原则开展档案数字化服务外包工作。

　　前期准备工作

　　01.明确工作要求

　　应按照相关标准,确定档案数字化服务外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全等要求。应对档案进行鉴定,明确档案数字化服务外包的范围和优先顺序。明确档案数字化操作规范、验收标准及工期。

　　02.选定承包方

　　对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份进行核实将承包方的财务状况、项目经验、技术能力、硬件条件等纳入评价体系。对其资质、信用进行考察,了解其是否存在不良记录。

　　03.签订合同

　　确定承包方后,发包方应与承包方签订合同。合同的签订应符合DA/T68.1的要求。

　　04.选定场所

　　加工场所一般应选择在发包方的办公地点，选择相对独立的、封闭的区间。应满足防水、防潮、防日光及紫外线照射、防尘、防有害气体防有害生物、防火、防盗等要求。需安装视频监控系统。

　　05.配置设备

　　应根据档案数字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件系统。承包方提供的硬件设备和软件系统，应经发包方或受发包方委托的第三方检查合格后方可使用

　　过程管理

　　01.管控标准

　　应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的管控。发生(可能导致)档案被损毁、丢失或信息泄露的重大事件后,应及时向有关部门报告,并采取补救措施。

　　02.人员管理

　　应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案。应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房。

　　03.流程管理

　　应按照工作计划分批调档出库,并根据工作完成情况分批接收归库应要求承包方按照DA/T31的规定制作工作流程单，对档案数字化加工各个环节的工作情况进行记录。工作流程单应与档案实体同步流转。

　　04.存储介质管理

　　应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各种存储介质进行安全检查并登记造册、统一保管,严禁承包方擅自处理

　　05.档案管理

　　应对拟数字化的档案进行敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。对正在进行数字化加工的档案,应该(或要求)安排专人保管,每天入库(柜),不得在工位上留存过夜。

　　成果管理

　　01.数据检验

　　般应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法使用计算机自动检验的项目,抽检率不得低于5%。应要求承包方将档案数字化加工成果一并移交给发包方。

　　02.安全确认

　　应对承包方交付的档案数字化加工的各种存储介质、视频监控数据及回放记录、工作人员变更记录等进行安全检查。应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查,以确保其无信息留存。

　　03.验收总结

　　对不符合法规、标准、合同的交付成果,应要求承包方限期整改。经数据检验、安全确认、验收评估之后,应与承包方办理交接手续。应将工作中形成的重要文件归档保存,并总结经验,持续改进。

　　档案数字化整理工作的主要内容

　　档案数字化整理工作的主要内容包括：

　　1、档案接收：负责接收原始纸质或电子文档，并进行初步审核。在接收过程中，需要确保文档的完整性和准确性，同时对不符合要求的文件进行筛选和退回。

　　2、数据提取：从原始文档中提取相关信息，如标题、作者、日期等内容。通过自动化工具或人工处理，将文档中的关键信息提取出来，以便后续的整理和存储。

　　3、格式转换：将原始文档转换为适合存储和检索的格式，如PDF、JPEG等。根据文档的特点和需求，选择合适的格式进行转换，以确保文档的可读性和可访问性。

　　4、质量检查：检查转换后的文档是否完整、清晰、准确，如有必要可进行适当的修复。通过对文档的视觉检查和内容核对，确保文档的质量达到要求，并及时修复可能存在的错误或缺失。

　　5、元数据编目：根据需要创建元数据，包括描述文档内容、来源、格式等方面的详细信息。通过编写元数据，为文档提供更全面的描述和索引，方便用户快速定位和检索所需的信息。

　　6、数据存储：将整理后的文档及其元数据存储到安全、可靠的位置。选择合适的存储设备和系统，确保文档的安全性和可用性，同时建立备份机制，以防止数据丢失或损坏。

　　7、访问管理：设置访问权限、备份机制、灾难恢复措施等，确保文档的安全、可控。通过制定访问策略和权限控制，限制对文档的访问范围，同时建立备份和灾难恢复计划，以应对可能的数据丢失或系统故障。

　　8、更新维护：定期更新和维护文档，确保其时效性和准确性。根据文档的使用情况和需求变化，及时更新文档的内容和格式，同时进行定期的维护工作，确保文档的可靠性和可用性。

　　通过以上步骤，档案数字化整理工作能够有效地将纸质或电子文档转化为数字化形式，提高文档的管理和利用效率，同时确保文档的安全性和可靠性。