档案库房建设标准及要求

　　档案库房建设标准及要求：信息技术的不断发展使得档案库房建设呈现智能化的趋势，而对于档案资源管理而言，传统的人工管理极易出现安全防范不到位、数据出现缺失的现象，进而将对档案库房管理的高效性产生直接影响。

　　档案库房存放着众多重要的档案信息内容，而在多种自然环境因素以及人为因素的影响下，将使得档案管理出现一定的难度，因此将智能化技术融入到档案库房管控中，能够更好地推动管理模式朝着多元化的方向发展，为提升库房管理的整体安全性奠定良好基础。

　　档案库房智能化对档案安全的必要性

　　在新时代档案资源不断增加的背景下，档案馆在管理档案库房的过程中也需要对传统的管理方式进行变革，积极将现代化的智能技术融入到库房安全装置设计中，为做好档案库房安全管理的“十防”（防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）的要求，通过智能化的监测数据控制，使得库房管理能够朝着现代化、智能化以及高效化的方向发展，期间将计算机、摄像头以及传感器等智能装置融入到库房环境监测中，对其中存在的安全问题进行监控和自动报警，并做好相关信息的记录，为优化库房的整体控制水平奠定良好基础。

　　档案作为一种不可复制的重要资源，在安全管理的过程中更加需要注重对其内部信息做好原始性的保存，进而为优化档案资源利用价值和效率奠定良好基础。而智能化系统的融入，使得档案库房存放的环境得到优化，进而为延长档案的寿命创造了良好条件。

　　档案库房智能化的主要功能

　　智能档案库房安全保护系统主要采用模块化设计模式，并对各子模块进行监控与管理，同时在数据库的基础上，将信息采集与评价分析纳入档案库房管理工作中，从而为优化库房安全管理水平奠定良好的基础。该方法以数据库为基础，将信息收集与评估分析结合到档案管理中，为档案安全管理水平的优化奠定了良好的基础。

　　3.1自动温湿度控制管理功能

　　文件环境对文件的长期保存具有重要作用。它传统的手工管理方法复杂、工作量大，难以实现科学、准确的管理，是城建档案现代化建设中的一个重要课题。温湿智能监控系统能更好的对城建档案进行管理。

　　温湿主控微机负责对各库房的温湿数据进行采集和综合分析，并向各控制器发出各种控制指令；温湿主控微机能实时显示和存储各库房的温湿数据，还可实现数据统计、报表打印等功能，其中统计报表主要有日报、月报、季报等。

　　3.2防盗报警自动控制管理功能

　　保安警报系统是文件保护系统的重要组成部分。应用自动防盗报警技术，对防止档案的非法入侵和失窃具有重要意义。文件库中关键位置安装红外探测器，对防御时间内所有非法进入防御区域的入侵行为进行监测，将入侵信息输入中央控制台，在软件电子地图上闪烁标识入侵位置，并通过计算机实现声光报警、防盗报警号码、报警灯和防盗语音模块，通过语音电话通知有关人员，从而实现防盗报警事件记录和查询的自动化。可根据单位通勤和休假时间自动部署和撤防。

　　3.3火警自动控制管理功能

　　仓房中安装有感烟、感温探测器，关键部位的走廊、楼梯口等安装有手动、声光报警装置。当火警发生时，主机触发声光报警，通过电话拨号模块拨打相关人员的电话，语音报警，灭火系统自动启动，及时将火扑灭。

　　3.4自动消毒控制管理功能

　　纸面上有霉菌和各种感染病毒。库房的空气中充满了各种各样的毒气。杀菌器能迅速有效的杀灭各类病毒和细菌。活性氧浓度低，能有效净化空气。通过主控室计算机远程控制臭氧消毒设备数量及消毒设备配置控制模块。

　　例如，管理员可以选择在库房无人的情况下打开臭氧消毒装置来净化和消毒库房。可以设定系统定时关闭消毒灭菌设备的时间限制。无需人工管理，也可以以手动控制模式进行手动控制，控制设备的启动和停止，并将设备运行日志保存到数据库。

　　除上述几个常用的模块外，还有一些功能模块，如通风，漏水检测。每个档案库房都可以根据自己的需要选择档案管理的智能模块。在此基础上进一步整合电子档案管理系统，实现可视化、三维动态管理等应用。

　　档案库房管理普遍存在的问题

　　4.1传统的仓储管理模式难以适应新形势的发展

　　档案库房管理，传统上是指档案接收、保管、查询、使用等一系列管理活动的集合。库房管理的档案主要有纸质文件、实物文件、照片和光盘。档案总体上具有多样性的特征。各种档案分别存放于不同的库房。部分历史悠久的档案，存在着多种档案类型。

　　根据国家档案局《档案业务规范》的有关规定，档案馆应开展防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，定期进行温湿度检测，并根据检测结果手动调整空调除湿装置。当现有档案人力资源不足时，档案员既要维护库房的日常环境，又要协调各库房之间的档案借阅工作。

　　这些基础性的工作需要大量的手工操作来完成，不但增加了劳动强度，降低了工作效率，也严重影响了档案管理系统的功能。伴随着社会的发展，信息化建设的推进，信息化程度的提高，档案数量剧增，档案载体多样化，档案内容分散交叉。

　　为了适应新形势的变化，档案部门必须改变原有的管理模式。由于新载体的增加，一方面传统的管理方式已经不再适用；另一方面，随着档案信息需求的增加，传统的管理方式已经不能完全满足需要。各类电子商务的广泛应用，为档案信息化提供了广阔的空间，对档案管理的内容和方法提出了新的要求。

　　4.2传统的库房管理方法和管理费用高昂

　　档案工作是一项十分复杂的专业工作，对档案工作者的专业素质和工作经验提出了更高的要求。此外，由于档案的种类不同，存放在不同的库房，为了处理复杂繁琐的库房管理与利用工作，一般库房要有一名以上的员工，增加了单位的人力成本，不利于效率原则的贯彻执行。

　　库存与库存倒挂是传统库房管理工作中经常出现的现象。整理归档是指对馆藏文献的实体资料和系统描述资料进行整理，以确保其完整、准确；整理归档是指在馆藏文献数量增加时，对整理归档的顺序进行调整，既耗费人力，又耗费时间。

　　构建智能化档案库房的思路

　　5.1转变观念，创新档案工作模式

　　首先，档案馆应打破狭隘的传统思维方式，改变观念，适应社会发展，把“纸”变成“电”，加强电子档案的推广，建立一个切实可行的电子档案管理体系，规范电子档案的形成、保管和使用，使其规范化、制度化，为档案信息化保驾护航。

　　其次，改变档案检索利用完全依靠人力资源的状况，积极探索全文检索和建立档案信息资源数据库。运用现代信息技术，建立数字化、网络化的档案信息服务平台，为单位积累和存储信息资源。档案信息化使档案从传统载体的束缚中解放出来，实现档案信息的数字化存储、传播和利用，使档案库房建设成为一场革命。

　　5.2以成本控制为核心，推进数字档案馆建设

　　伴随着电子前端业务日益普及，电子文档归档的需求日益迫切。与此同时，将现有的纸质文件转换成电子文件，利用计算机对库房进行管理和检索，可以大大降低库房管理的复杂性，减少1-2人的工作量，有效地节省了人工成本。

　　此外，由于生产活动中对档案使用的需求，以及纸质档案的长期保存，有些已褪色、破损，不能使用。比如，一些工程图，即使用手重新绘制，也不能完全恢复，不能很好的提供使用。利用信息技术扫描图样，保存电子图样，对现代档案管理工作具有重要意义。该措施不仅降低了修复图纸的人工成本，而且将“纸”变为“电”，提高了档案的利用率。

　　5.3与信息技术的对接使档案逐渐智能化

　　信息化为档案工作提供了有力的技术支撑。该系统不但能改善库房管理对人的过分依赖，提高库房内档案的存贮密度，节约库房空间，减少各种硬件设备的投入，降低档案的储存成本，还能突破以往档案借阅管理的地域限制，实现同一份档案同时无限借阅和使用，真正实现档案资源共享的目标。

　　建设档案信息系统，以人工查询为主，以计算机辅助查询为辅，实现用户的独立查询。为改变档案存储媒体单一的局面，提高档案信息资源的利用率和对档案库房的管理效率。实现纸质档案电子化是信息对接的第一步，是对档案资源的再次开发。全文本检索、传递管理等技术的不断普及，极大地拓展了档案服务的空间。

　　利用电子档案，不仅大大提高了档案信息的准确性，而且为采用多基地管理模式，为查阅人员提供了方便的远程查询和利用服务。运用现代信息技术，构建网络化、数字化的档案信息服务平台，有效地积累和储存信息资源，使生产经营过程中所产生的档案信息真正得到保存，使档案信息资源得到最大程度的补充和共享。

　　运用信息化手段，可以很好地解决档案管理快速发展的矛盾，克服档案管理手段落后，利用档案资源不足的缺点。档案管理是智能化发展的重要手段。在档案管理中运用信息技术是一种必然的变革。

　　智能化档案库房建设的思考

　　6.1智能化档案库房的发展进步

　　近几年来，在“互联网+”时代的背景下，档案产业结合档案管理的实际需要，引入互联网、物联网等技术，提出了档案馆+智能化管理模式。在档案信息化的条件下，利用网络技术，可以从多种终端采集信息，实现多平台的相互融合，提高档案智能化信息采集和实时反馈的能力，从而发挥电子档案的资源优势。

　　但从发展的角度看，当前的智能库房还存在着一些局限性。信息化只会带来业务层面的变革，没有实现档案管理的真正智能化；另一方面，现有的信息技术条件下，档案数字化镜像平台还没有建立起来，传统的档案数字化镜像

　　利用平台还没有实现真正的智能化。今后应建立以顶层设计为基础，以云计算、大数据等技术为支撑，从库房管理的每个细节入手，构建以人为本的智能库房。

　　6.2档案库房智能化的可发展性

　　为了更好地适应时代的智能化要求，更好地发展档案的智能化管理，应努力提高档案归档、保管和利用的智能化水平，建立三大档案智能化管理系统，实现电子档案管理与档案密集架智能化管理的完美结合，充分应用于档案管理领域。

　　智能档案是一种多学科、多领域的视角，它把实践经验与规范相结合，取长补短，把理论与实际相结合，使档案工作更具有前瞻性和实用性。各市、县要根据实际情况制定发展规划和发展模式。

　　档案管理应采用传统的动态管理模式；没有满足日常化与动态化的双重要求，系统就无法从根本上解决问题。在改变管理系统或业务流程时，无需重新设计或修改软件，即可适应用户需求的变化，完全摆脱了建立系统后修改不便的被动局面。档案智能化管理系统的开发必须是灵活的、可持续的。

　　其次，在未来发展中，档案库房智能化建设将朝着三个方面趋势发展：

　　第一，有效协同运作。提高档案管理水平，信息化是实现档案资源快速高效利用的前提和保障，是物联网技术发展的重要技术手段。其可以有效避免人为对收集整理标准的不同理解，以及文件归档延迟的问题，从而实现文件从生成、收集到保管的高效协同运作。该前端系统能自动收集、传送库房管理系统的档案信息，为库房管理提供完整可靠的数据源。

　　第二，扩展优化功能。智能档案室的发展，更多的是为了满足对纸质档案的管理和利用的需要，而随着时代的发展，电子档案的数量将会越来越多，电子档案需要融入库房的智能管理中。电子档案因载体寿命短，需定期转存。

　　由于长期保存与载体脆弱、技术更替过快的矛盾，迫切需要对其进行智能化管理，提高管理效率。所以，从传统档案管理的角度出发，对智能档案库房进行相应的改造，既是可行的，又能解决投资成本高、适用范围小等问题，具有一定的现实意义。

　　第三，促进服务创新。虽然智能储藏室实现了实物档案与数字档案的资源整合，为档案的储存、借阅等管理工作提供了便利，但其功能还仅限于特殊档案的查找和利用，缺乏档案资源的深度开发和提炼。

　　在物联网技术的推动下，档案资源共享应引起高度重视，以实现档案资源价值最大化，满足用户信息需求。智能档案室的档案目录信息由档案管理系统自动采集或人工著录，主要包括档案编号、作者、文件名、日期、页数等。只有在明确要求的情况下，用户才能查找特定文件，而其他大多数文件都是没有提示的。其中档案内容挖掘是指用户在检索档案时，提供相关文件或按内容标引进行检索，以促进档案资源的共享和利用。

　　6.3档案库房智能化先进性与实用性相结合的问题

　　每个人都希望档案的智能化在技术上是最先进的，但实际上，最先进的并不一定最实用。只求先进技术，而不求需求，是没有意义的。只有符合用户需要的技术是最好的。开发档案智能化管理系统应遵循经济实用的原则。

　　一个令人满意的档案智能管理系统需要从全局出发，充分考虑到各个方面的综合因素，并结合本单位的实际情况，设计出一套功能丰富、性能稳定的档案智能管理系统，逐步实现在单位中的应用。尽管智能档案管理系统有很多无可争议的优势，但是作为一个新生事物，它还存在很多不完善的地方，需要进一步完善。但无论在哪个领域、哪个行业，都要不断进行研究与探索，使其更加完善与实用。

　　结束语

　　总而言之，为了更好地确保档案管理工作的安全性，就需要基于当代先进的智能化技术对其进行档案库房进行监控管理，进而为确保档案建设的整体质量水平奠定良好基础。档案作为不可再生的重要资源，在原始性以及完整性的保持上需要投入更大的精力，因此档案馆需要充分结合自然因素以及人为因素对其进行优化建设，进而为提升档案安全管理水平奠定良好基础。