档案整理外包的请示

　　在工作中总会产生很多的文件，哪些文件需要存档，哪些不需要存档，整理档案又有哪些步骤？本文与大家一起分享档案整理外包的请示，一起来看看吧。

　　1.分步阅读

　　收集文件材料。

　　文件材料的收集对象主要有：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

　　2.分年度。

　　按文件所形成的年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

　　3.确定归档范围。

　　不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

　　4.归档分类。

　　第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。

　　第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度-组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。

　　5.立卷（整理成件）。

　　6.分保管期限。

　　按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。

　　7.文件排列。

　　应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。

　　8.装订。

　　(1)按件装订：一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　发文装订顺序：正文-领导签发单-底稿；来文装订顺序：来文-单位处理签（有领导重要批示才存，只是传阅签名的不存。）

　　(2)去除金属钉，换不锈钢钉。

　　9.编号。

　　归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。

　　10.数页码。

　　可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。

　　11.装盒。

　　归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。

　　12.编目。

　　归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

　　13.放置备考表。

　　每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。