服务档案数字化

　　随着大数据时代的来临，档案数量逐年递增，在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针。而在科学与技术日新月异的今天，服务档案数字化成为一种必然趋势，亟待更为广泛地推广。

　　服务档案数字化

　　传统档案包含有纸质、声像、实物等各种介质，而数字化档案则是利用计算机、扫描技术和多媒体等技术手段，把最初的那些档案资源转化为计算机网络中可以存储的、数字化、电子化的档案信息。再通过为其详细地编排目录、摘要、索引等方法管理电子档案，从而为档案查询、检索和利用提供数字化服务。它的整个操作流程主要在计算机网络上进行，最终可储备形成一个系统的档案信息库，方便人们及时提取信息，实现资源共享。

　　2017年以来，为了开发档案资源，方便档案利用，能源公司投入大量人力物力进行档案数字化加工。档案资源是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。档案信息资源是企业信息的一个重要组成部分，过去公司一直使用粗放型模式，增加了办公人员和办公费用，致使管理成本大幅上涨。

　　而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。因此，我们按照《纸质档案数字化规范》DA/T31—2017的规定，将留置在库房中的档案资料进行数字化建设。

　　经过4个多月的拆卷、扫描、修图、分件、OCR文本识别、系统挂接、装订、总质检，公司档案数字化加工工作终于完成。这项工作有效保护了档案原件，使档案利用更加安全，尤其对一些意义重大的档案资料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。

　　另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为，有效改善了档案的利用方式，不再受“孤本”的限制，可通过智慧系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能，一份资料可以同时提供所需要它的人共享，可以通过网络软件进行在线借阅，扩大了档案的利用空间，让更多的人来了解档案，利用档案，不再受时间限制，利用者可以随时使用自己所需的文件。

　　与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，按照档案借阅工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关部门可以在各自办公室查阅档案。

　　档案数字化大大提高工作效率，提升了工作服务的水平和质量，实现了无纸化办公，提高了经济效益，扩大了档案的利用空间，缩短了档案的传送时间，提高了档案的查询、检索速度，档案由管理向信息研究与利用有了质的转变。