档案数字化售后服务

　　根据对承包方档案数字化售后服务的工作内容，对其中制定工作方案、人员管理、设备管理、现场管理、访客管理、流程与作业管理、成果管理等环节提出要求，这些环节既与发包方的3个工作阶段相对应，又是承包方工作的重点环节，可为承包方规范开展档案数字化服务提供规范指引。

　　档案数字化售后服务

　　1范围

　　DA/T68的本部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督工作规范。

　　本部分适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作。

　　本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。档案缩微服务外包可参照本部分执行

　　2规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

　　GB/T17242投诉处理指南

　　DA/T31纸质档案数字化规范

　　DA/T43缩微胶片数字化技术规范

　　DA/T62录音录像档案数字化规范

　　DA/T68.1档案服务外包工作规范

　　DA/T71纸质档案缩微数字一体化技术规范

　　3术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1档案数字化服务archivesdigitizationservice

　　承包方利用计算机技术将发包方的档案由模拟信号转化为数字信号的处理、服务过程。

　　注:本部分中档案数字化服务,不包含档案数字化软件开发或实施。

　　4发包方工作规范

　　4.1总体要求

　　发包方应按照DA/T68.1的规定,坚持合法、安全、可控原则开展档案数字化服务外包工作。

　　4.2发包前期准备工作

　　4.2.1明确工作要求

　　4.2.1.1发包方应按照

　　DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,确定档案数字化服务外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全等要求。22DA/T68.2—2020

　　4.2.1.2发包方应对档案进行鉴定,明确档案数字化服务外包的范围和优先顺序。涉及商业秘密、个人隐私的档案数字化服务外包应慎重。利用率高的档案应作为数字化的重点对象。价值珍贵的档案,面临字迹消褪、载体脆化等危险的历史档案,具有特色的档案,以及与重要专题相关性高的档案应优先数字化。

　　4.2.1.3发包方应根据DA/T31、DA/T43、DA/T62的规定及实际工作需要,明确档案数字化操作规范、验收标准及工期。

　　4.2.2选定承包方

　　4.2.2.1发包方应按照DA/T68.1的要求对承包方进行筛选。列入政府采购范围的档案数字化服务外包项目应遵循政府采购法律法规。

　　4.2.2.2发包方应对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份进行核实,掌握承包方公司背景。

　　4.2.2.3发包方应将承包方的财务状况、项目经验、员工素质、技术能力、硬件条件、管理制度、实施方案、工期控制、风险控制、售后服务等纳入对承包方的评价体系。

　　4.2.2.4发包方应对承包方的资质、信用进行考察,了解其是否存在不良记录。

　　4.2.3签订合同

　　确定承包方后,发包方应与承包方签订合同。合同的签订应符合DA/T68.1的要求。

　　4.2.4选定场所

　　4.2.4.1档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点。

　　4.2.4.2档案数字化加工场所应设在相对独立的、封闭的区间。

　　4.2.4.3档案数字化加工场所应满足防水、防潮、防日光及紫外线照射、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等要求。

　　4.2.4.4发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖档案数字化加工场所的出入口、档案存放区、信息存储区和工作区,实施全方位监控。

　　视频监控系统一般应由发包方专人负责,由承包方负责的应接受发包方监管。档案数字化加工场所设于发包方办公地点之外的,发包方应定期检查视频监控系统,并要求承包方将视频监控数据及回放记录移交发包方保存。

　　视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月;发包方应定期对视频进行回放检查,在删除视频监控数据之前,要留存视频回放记录。

　　4.2.5配置设备

　　4.2.5.1发包方应根据档案数字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件系统。

　　4.2.5.2承包方提供的硬件设备和软件系统,应经发包方或受发包方委托的第三方检查合格后方可使用。

　　4.3档案数字化过程管理

　　4.3.1发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的管控。

　　4.3.2发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案。

　　4.3.3发包方应对拟数字化的档案进行敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺的要进行登记与处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要地记录或标记。

　　4.3.4发包方应按照工作计划分批调档出库,并根据工作完成情况分批接收归库。调档出库与接收归23DA/T68.2—2020库时,发包方应与承包方办理档案交接手续,填写档案交接单一式两份。

　　4.3.5对正在进行数字化加工的档案,发包方应该(或要求承包方)安排专人保管,每天入库(柜),不得在工位上留存过夜。对于数字化加工完毕的档案,发包方应及时与承包方办理交接手续,接收入库保存。对于离库超过1个月或有虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫处理。

　　4.3.6发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房。

　　4.3.7发包方应要求承包方按照DA/T31的规定制作工作流程单,对档案数字化加工各个环节的工作情况进行记录。工作流程单应与档案实体同步流转。

　　4.3.8发包方应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各种存储介质进行安全检查并登记造册、统一保管,严禁承包方擅自处理。

　　4.3.9发生(可能导致)档案被损毁、丢失或信息泄露的重大事件后,发包方应及时向有关部门报告,并采取补救措施。