档案数字化管理人员,档案数字化人员管理制度

　　档案数字化管理人员就是将纸质档案进行扫描然后修辑后汇编成原册形成电子档，里面内容保持纸质原貌，由纸质档形成电子档，需要调阅从电脑直接可以调出，优点不需大量库房存档，调阅方便快捷，缺点是权限设置，容易泄密，制做，程序投入比较大，做档案数字化工作者要细心认真，吃苦耐劳，拆装纸质档要小心，扫描目前还是半自动化，所以手工成份还比较多。

　　电子计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术在档案管理、利用等环节的应用，档案信息化和数字化已成为一种发展必然趋势，从而推动数字档案馆和虚拟档案馆不断涌现，由于档案馆数字化是以现代信息技术和先进的现代设备为基础，在数字环境下档案信息的收集、整理、贮存和利用等工作方法、管理方式发生了巨大的变化。

　　因此，数字化档案环境对档案管理人员的业务素质要求更高，给档案管理人员提出了新的挑战。

　　一、数字化档案环境下对档案管理人员职业技能的挑战

　　1．对工作内容、方式和管理方法的挑战。随着电子计算机等新技术的普遍应用，人们的工作环境和管理手段发生了巨大变化，档案工作亦如此，档案信息的载体形态由原来的单一化发展为多样化，档案类型在以往的纸张型载体的基础上向高密度、轻量化、小型化的非纸张型数字化、电子化载体发展。

　　如电子档案、声像、电子图片、光盘等现代信息技术手段以及跨行业和地区的计算机网络等。许多有价值的档案信息也不一定以纸张的形式出现，而是以各种各样的形式存在于人们的日常交流中。

　　由于档案信息载体的多样化，促使了档案资料的收集、整理、贮存、传播、服务等传统档案馆工作方式、工作内容和管理体制发生重大变革。这些变革将导致传统档案和“馆藏”的含义被扩展，它不仅包括不同的信息格式和信息类型(如应用软件、电子文件、全文信息等)，而且形成了以网络化为基础的数字信息资源的虚拟馆藏。

　　这对于长期以来习惯于纸质档案管理的档案人员来说是一大挑战。

　　2．对技术服务手段的挑战。传统档案馆的业务活动基本都是靠手工来完成的。随着数字档案信息资源迅速增长，数据网络化的应用越来越广，档案信息的数字化程度越来越高，使档案的服务方式产生新的变化:

　　由原先的阵地服务扩展到空间服务;由定时服务或限时服务转变为利用者随时自我服务;由纸质式载体服务转向电子载体和纸质资源并用服务;从平面服务转向平面与网络空间相结合的主体服务;从专门提供利用转向利用、休闲一体化服务，档案的利用宗旨不变，利用的形式却发生了巨大改变。这对习惯于采用传统手工技术提供利用的档案管理人员来说也是一大挑战。

　　3．对职业素质的挑战。未来档案馆是一种电子技术密集型信息机构，它需要使用大量高技术电子设备和计算机网络，这对档案管理人员的职业素质提出了更高的要求，而对于从未接触或很少接触电子技术的档案管理人员来说，无疑也是一大挑战。

　　信息的交换可通过功能强大的电子信息网络传输，整套信息网络设施把档案馆与外界连接成巨大的信息库，形成一个无限的信息空间，通过互联网使各地区档案信息资源实现广泛共享。

　　由于档案新形式的产生，档案工作人员传统的角色和职能将很大的变化，未来的档案馆管理人员将从现在主要是档案实体的保管者、调卷者转为档案信息资料的管理者、档案信息利用的咨询者、提供者、传播者、导航者，档案信息的“解读”者。适应这些变化，档案管理人员必须加强提高自身的综合业务素质和能力。

　　二、数字化档案对档案管理人员的业务素质要求

　　科学技术的迅猛发展及其在档案工作领域的广泛运用，数字档案馆建设的蓬勃发展，使档案工作的科技含量越来越高，对档案工作者的业务素质的要求也越来越高。档案工作人员是数字档案馆工作的实践者，其信息素养的高低决定着数字档案馆建设的成败。在数字档案环境下档案工作人员的业务素质的要求应包括以下几方面：

　　（一）文化素养。数字档案馆工作人员的文化素养，主要是指文化知识、计算机知识和外语知识。数字档案馆工作人员不仅应具有较高的档案专业知识水平，还要熟悉与数字档案馆工作相关的理论与技术知识，如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术等知识。特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。

　　（二）信息技能。信息技能指从事档案数字化处理工作人员应具备的对信息搜集、理解、分析、处理的能力。这里的信息技能主要指信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。

　　1.数字化档案处理工作人员要具备较高的信息处理能力。数字化档案处理工作人员需要具备的信息处理能力主要包括信息收集和开发的能力、信息选择的能力和信息加工能力。

　　2.数字化档案处理工作人员要具备一定的用户分析能力。数字化档案处理工作人员不仅要对档案信息的内容做到充分分析，对用户的需求分析也是十分必要的。对不同类型用户的需求进行分析，增强档案信息传播的专指度，将有效提高档案信息的利用效率。

　　3.数字化档案处理工作人员要具备对新技术的应用能力。计算机在档案工作中的普及要求档案人员对计算机软硬件有一定了解和熟练运用，因此，掌握网络应用技术是档案人员必须具备的能力。

　　（三）信息意识。信息意识就是档案人员对档案工作信息的敏感程度。数字化档案处理工作人员要提高档案信息意识，要高度关注经济建设与档案资料信息的联系，提高对未来信息的预测能力，更好地开展档案工作；

　　要敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响，积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用；要保持高度的信息安全意识。科技的发展给工作生活带来便利的同时也带来了一些隐患，网络环境下信息转移存在很大的风险。

　　因此，档案信息管理人员需具备一定的网络知识，尽量把风险降到最低；另外，数字化信息的窃取和篡改不易被识别，使信息真伪难辨，一旦信息被人拷贝或篡改，就可能造成巨大损失，所以档案人员在注意网络信息安全的同时还要注意物理存储系统的安全。

　　三、档案管理人员应对档案数字化挑战的对策

　　1．转变服务观念。观念转变是档案管理人员适应信息技术时代特点的关键。首先，要转变角色观念，过去档案管理人员一直担当档案信息资料的整理、保管与提供利用的角色，随着档案数字化带来网络用户的增加，任何一个上网者都可能是数字档案资源的潜在用户，但只有有针对性的信息才能吸引其成为现实用户。

　　为此，档案管理人员应充分利用网络的条件，及时、广泛地收集、整理整合档案信息资源，并承担起网海导航员的角色，为用户指引正确的数字档案检索方向。其次，要转变服务观念，档案馆的各项工作是围绕着档案查阅利用而开展的，随着信息技术的迅速发展，档案查阅利用服务工作从内容到形式都需要创新和发展。

　　与电子技术相伴而生的计算机技术、通信技术和光盘技术、多媒体、网络技术、数字技术等信息技术构成的现代化数字档案馆，使以提供纸质档案资料为主的服务功能延伸为以向社会提供各类型载体的服务功能，使查阅利用工作从以你来我查为主的被动服务方式转化为参与性的主动服务方式，使查档服务的组织形式从集中、单一形式转化为分散、多元化的形态。

　　因此，等客上门的被动服务方式已不适应数字档案馆的发展要求。因此档案管理人员必须首先从思想上转变服务观念，才能更好地适应数字网络环境下档案查阅利用者的需求。

　　2、强化数字化信息素质教育。信息技术时代档案馆对档案管理人员素质的要求是建立在数字化信息知识基础之上的。档案管理人员只有具备现代信息技术素质，才能在信息技术时代顺利地进行信息处理工作。

　　为使档案管理人员成为数字化信息技术时代合格档案工作者，必须对他们进行数字化信息知识教育。数字化信息知识教育的内容包括数字化信息意识、数字化信息法律道德、数字化信息能力、数字化信息觉悟、数字化信息观念、数字化信息心理等。在此主要论述前三个内容。

　　(1)数字化信息意识教育。档案管理人员数字化信息意识表现为档案人员对数字化信息的敏锐度，捕捉、分析、判断和吸收信息的自觉程度。档案人员作为信息的传播者，要在长期的学习和工作实践中逐渐形成对信息重要性的认识，培养自身在信息活动中的独立性、自主性，并最终形成一种信息主体的精神，形成敏锐的信息意识，对发现和传递信息形成一种积极的应对态度，为用户提供卓越的数字化信息服务。

　　(2)数字化信息法律道德教育。数字化信息法律道德是指档案管理人员在整个数字化信息活动中应遵守的法律和具有的道德。

　　数字档案馆不单纯是一个涉及信息、计算机、网络通讯等领域的技术问题，它还涉及政治、经济、文化、教育等领域，数字档案馆所依托的网络环境又具有开放性和复杂性的特点，在这样一个大环境中，数字档案馆的建设和运行必须要以法律法规为保障，要尊重他人知识产权；正确处理数字化信息创造、数字化信息传播和数字化信息使用三者之间的关系：

　　恰当使用和合理发展数字化信息技术，不非法摄取他人的秘密，不制造和传播伪劣数字化信息等。对档案管理人员进行数字化信息法律道德教育，就是要学习、了解数字化信息社会应遵循的法律法规，自觉抵制违法数字化信息行为，以道德准则来规范自身的数字化信息行为，预防在数字化信息收集、加工、传播过程中发生泄密、犯罪等问题。

　　(3)数字化信息能力教育。数字化信息能力是指档案管理人员应具有的数字化信息知识和技能。随着档案馆向自动化、网络化、数字化发展，档案管理人员的工作要从传统档案收集、整理、保管和利用延展至从各种服务和媒体中存取、评价、使用和传播数字化信息。档案管理人员学会对档案数字化信息进行分析判断、去伪存真、去粗取精；

　　要建立和掌握档案信息源，掌握档案数字化信息检索的技术、方法、途径，指导用户使用各种档案数字化信息源和档案数字化信息技术找到所要的信息；了解档案数字化信息分析研究及成果评价的程序、方法，通过分析形成为具有科学价值的新信息并传递和交流。

　　3．培养终身学习能力。信息时代知识更新的周期大大缩短，终身学习的过程就是进行信息的获取、理解、转化并生成新信息的过程。档案管理人员只有掌握正确的获取数字化信息、建立数字化信息的方法，才能提高获取与创造知识的能力，才能使学习不再受时空的限制，自由地进行知识的整合、分析、研究和利用。

　　目前，基层档案部门管理人员，普遍呈现知识老化，缺乏高层次数字化信息开发知识、管理知识和计算机知识，外语水平偏低，因而只有通过终身学习获得敏锐的数字化信息意识和较强的数字化信息能力，掌握获取知识的方法和途径，提高档案信息化业务技能，才能实现自我完善，胜任新时代数字化档案信息服务工作。

　　档案数字化人员管理制度

　　纸质档案数字化digitization of paper-based records，是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

　　纸质档案数字化规范（DA/T31—2017）

　　管理制度

　　1.应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。

　　2.纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。

　　（1）岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；

　　（2）人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；

　　（3）场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；

　　（4）设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；

　　（5）数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；

　　（6）档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。