档案数字化存在的问题及对策,档案数字化意见建议

　　档案数字化存在的问题及对策：在现在档案管理中，数字化管理模式成为档案管理的主流，数字化管理模式顺应了当前数字化信息的时代，数字化管理是指将各类档案以数据库的形式进行入档、管理。相比传统的档案管理方法来说，数字化管理已是大势所趋，大大提高了工作效率。

　　单位档案管理实现数字化的优势

　　首先，简化了工作流程。传统档案管理是人工整理、登记，耗费了大量的人力、物力、财力，并且出错率比较高。现在采用数字化的档案管理模式，极大地简化了工作流程，数字化档案管理是采用计算机技术、扫描技术、摄影技术、数据库技术、多媒体技术以及存储技术等，将传统纸质的资源转化为数字化的档案信息，以数据库的形式进行储存。

　　数字化的存储模式能够实现及时利用、有效共享，对档案的现代化管理、使用和传播都具有很重要的作用。数字化的档案管理模式可以随时修改，随时调动，既方便又迅速。

　　其次，数字化管理灵活，直观性强。在单位中如果想要查询档案的借记情况，在计算机上直接输入借记人的信息就可以查阅，管理人员可以及时地查到相应的信息，方便灵活，减少了管理人员的很多时间，而且提高了检索的准确率。在不接触档案的情况下就可以检索到相关信息，这对档案原件来说是极大的保护，可以延长纸质档案的存放时间。

　　在档案的录入及整理上，数字化技术有着人工档案管理没有的优势，可以减少出错率，提高档案的利用率。

　　实施数字化模式后，统计工作变得轻松、高效。单位档案管理是单位里比较棘手的问题，现在数字化的档案管理模式，极大地简化了传统档案工作模式，有效提高了工作效率，对单位整体的发展具有重要的推动作用。因此，针对单位档案数字化管理中存在的问题，采取对应的策略具有重要意义。

　　单位档案数字化管理存在的主要问题

　　1.单位认识不足

　　现在很多单位对档案管理并没有投入较大的关注度，对单位的发展形式的认识也不到位，所以大多数单位对于档案的管理知识在于初步阶段，并没有形成规范的数字化体系。单位普遍认为档案管理并没有什么实际的意义，他们认为档案管理的好坏跟医疗水平没有太大的关系，所以在档案管理上并没有太大的投资。

　　2.专业人员缺乏

　　虽然计算机技术发展迅速，但是在医疗方面并没有在相应的技术上有过硬的要求，单位档案管理人员的专业化水平明显不高，而且单位档案管理处多是年纪较大的或是转岗的人员，他们只会基础的计算机技术，再加上单位对档案管理的不重视，数字化技术在档案管理上的应用则可想而知，缺乏专业性的档案管理人员的现象较为普遍。

　　3.基础设施不达标

　　单位档案想要数字化模式必须要有先进的、齐备的软硬件系统设施，这是档案管理数字化模式必不可少的基本条件，目前很少有单位在数字化建设中配套设施齐全。建设设施速度缓慢，技术力量、技术基础以及数据库建设等方面较为薄弱是档案数字化建设进程中一个较难的关卡。

　　4.数字技术存在安全隐患

　　由于数字化技术不受实践和地域的限制，电子文件不受载体的限制，在时间和空间的变化下，数字化的信息内容和位置易发生变化，在安全措施不到位的情况下，特别容易发生信息泄漏的问题。虽然数字化技术比较方便，但是其存在的问题是不容忽视的，在国家相关网络法律还不健全的情况下，档案室需要加紧落实把关环节，建立网关、防火墙、安装防病毒软件等来维护电子档案，保证数字化信息的安全。

　　数字化管理模式的策略

　　1.培养专业化人才

　　人才培养是数字化建设的关键，现在单位医护人员中，低学历者较多，不喜欢从事档案管理者居多，缺乏相关计算机技术的专业人才，所以要想发展数字化管理模式，首要任务是培养专业性人才，包括专业人员、管理人员以及后续储备人员。

　　要深刻认识到自己人力资源缺乏，首先在现有的人员中进行信息素质培养，有关网络技术的专业培养，使之紧跟信息时代的步伐，数字时代的单位档案管理人员既要有扎实的传统档案知识，又要具备一定的医学知识、计算机知识、网络知识，培养复合型人才，同时与管理人员进行有效的沟通，化解心理障碍。

　　2.提高思想认识

　　单位要摒弃档案管理与医疗水平无关就不重视的想法，档案管理作为单位的基础工作，应该引起单位领导的重视。单位应将档案管理列入单位工作的日程，对档案管理工作者增加保障力度，根据规定安排合理规范的档案管理工作室。

　　单位可以建立自己的局域网络，这为信息资源共享提供了有利契机，利用计算机和网络技术为档案工作人员随时提供信息查询的通道，提高档案利用水平，通过系统化联网，提供信息在线检索和阅档服务，为档案工作人员提供便利。

　　3.加强硬件设施

　　保障信息安全要实施数字化档案管理模式，对单位的硬件设施也有较高的要求，硬件靠谱，数字化发展才能有序进行。单位要建立一整套完整的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样才可以为单位数字化建设留下发展的空间。

　　内部设施完善后还需要外部的配合，包括打印设备、扫描设备、拷贝等方便信息的输入、输出和利用。数字化技术的发展，使得以数字为载体的信息安全性较低，由于不受时间空间的限制，电子文件不受载体的限制，在时间和空间的变化下，数字化的信息内容和位置易发生变化，在安全措施不到位的情况下，特别容易发生信息泄漏的问题。

　　加强硬件设施还可以保障信息的安全性。有必要建立单位数字化档案信息的安全保障系统，确保数字档案的安全和完整，应采用相应的信息安全技术，在技术上应加强防范，可以使用防火墙、防病毒软件、认证与授权技术等。要加强对档案中价值较大的文件的保护，价值较大、保密性强的文件容易遭到黑客的侵袭，单位有必要最大限度的加强防范。

　　现在大型单位的档案数字化管理模式还是比较广泛的，数字化建设为档案的管理开发和利用创造了空前有利的条件，使得档案在单位中的价值得以体现，加强数字化建设，推进单位档案数字化管理模式是顺应时代发展的要求，符合单位现代化管理的发展，是新时代档案管理的必由之路，现代化数字技术的发展是代替传统档案工作模式必然趋势，这样才能够促进单位快速全面的发展。

　　档案数字化意见建议

　　主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。

　　档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装钉整理等，是档案数字化的专业人员。

　　档案数字化，就是用现代的数字技术来管理各类档案，流程是这样的：档案接收—档案扫描—扫描图片的处理—将扫描好的电子图片导入档案管理软件。

　　具体工作要求：

　　1、档案资料、图纸的扫描及后期整理。

　　2、档案资料录入、校验和数据挂接。

　　3、对扫描后的数据按照应用要求进行整理。

　　4、数字化加工过程管理工作。

　　5、相关文件、档案拆解、扫描、编辑、装订、录入等工作。

　　6、了解扫描加工流程，相关软硬件。

　　扩展资料：

　　传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

　　档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

　　档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

　　1、提高经济效益

　　过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　2、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

　　与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　3、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。