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高职院校档案信息化建设
高职档案信息化管理所带来的学校管理提升是显而易见的，较低的待遇和不专业的信息化系统吸引不到专业的人才加入，需要加大对学校档案信息化的投入，同时提高档案管理人员的工资待遇和升迁通道，有助于人才水平的发挥。
摘要：
高职院校档案信息化建设，能够有效促进高职学校的档案的整理、收集、保管等综合管理的先进性，从多方面为高职院校档案管理提供有力的数据支持和技术保证。在实际工作中，我们要从观念上转变对档案信息化的重视程度，加大档案管理建设的投入吸引专业人才的加入，增强档案专业人才的培训和软件开发的应用。
关键词：
高职院校;档案;信息化建设
随着国家对技术人才的重视，高职院校迎来了前所未有的发展环境，无论从国家政策的倾斜，还是企业对高职人才的追捧，毕业生的就业形势越来越好，相应的报考高职院校的学生越来越多，学生的大规模增加以及院校自身建设规模的扩大，都给高职院校的档案管理工作带来了新的挑战，然而随着计算机和网络的普及，高职院校可以充分利用这些先进信息化资源，有效促进高职学校的档案的整理、收集、保管等综合管理的先进性，从多方面为高职院校档案管理提供有力的数据支持和技术保证。本文着重从高职院校的档案管理现状以及未来信息化在档案管理应用上做出一点见解。
一、高职院校档案信息化管理的`现状
目前，信息化管理是开展档案管理的主要发展方向，高职院校的档案管理工作也有了更多的进步，但依然存在一定的不足之处，具体表现在：
1、高职院校档案信息化管理意识淡漠。现在的高职院校在档案信息化管理上还存在重视程度不足，意识淡漠的现象。有的高职院校因为种种原因，在信息化管理的道路上行动缓慢，原先的老旧档案管理模式已经跟不上形式的发展，而新的信息化档案管理模式没有跟上，档案管理主管部门还是以传统的认识看高职档案的管理和作用，这种管理意识上的落后，对学生人才的管理，学校的各项事务性管理造成了不小的影响，已经不能跟上档案管理的前进脚步。
2、档案管理专业职业吸引力不足留不住专业人才。档案管理专业人才可以有效提升整个院校的档案管理的档次和水平。由于档案管理人员的工资待遇没有较强的吸引力，同时由于在职位升迁，职称评定中和院校的专业教师没有竞争优势，所以在档案管理人才的引进上和专业人才的使用方面还存在着“引不进来，留不住”的尴尬境地。现在从事档案管理的人员大多以临近退休人员或者不具备信息化管理能力的人员担任，人才的缺乏阻碍了档案信息化管理的发展。
3、现有的信息化档案存在信息准确性不足和开发利用上的缺失。信息采集和录入工作是整个档案信息工作的基础，也是整个信息能否顺利开展延伸服务的重点，在档案输入的初期有存在档案输入不严谨，反映在档案上就出现了需要用时调不出真实信息的现象。在现有的已经开发档案信息处理软件的使用上，还存在档案管理人员不了解软件其它附属功能的现象，还有的开发软件的开发商对实际使用调研不足，出现了实际使用中信息使用不匹配的现象，这些细节问题与高效实用的软件开发要求不相符。
二、高职院校档案信息化建设的思考
推进高职档案管理的信息化进程，能很好的解决当前档案管理方面的各种困难，让高职院校的档案管理工作变得更加科学，可以从以下几个角度入手：
1、观念上的转变是解决高职院校档案管理的首要条件。高职院校的档案管理发展离不开相关人员的细想一时的转变，在高职院校比较发达的地区，档案管理已经与学校的管理创新相结合，走出了一条快速发展之路，相关院校可以组织管理人员到高职管理模式发展较好地区学习先进的经验和管理模式，将相关经验结合本院校的实际情况进行整合，推出适合自身发展的管理模式。同时上级主管部门可以将信息化档案管理作为学校发展的重要技术指标来纳入考核，督促学校加紧建设信息化档案管理平台。
2、加大档案管理建设的投入吸引专业人才的加入。高职档案信息化管理所带来的学校管理提升是显而易见的，较低的待遇和不专业的信息化系统吸引不到专业的人才加入，需要加大对学校档案信息化的投入，同时提高档案管理人员的工资待遇和升迁通道，有助于人才水平的发挥。硬件软件设施可以采取向上级部门争取一定的专项资金，利用资金建立或者改造平台。人员的待遇问题需要学校相关领导对学校的工资基数和职称评定分数进行调整，制定公平的人员管理机制，提高档案管理人员的工作动力。
3、增强档案专业人才的培训和软件开发的应用。专业的培训可以有效提高信息化准确性不足的问题，输入信息不准确主要是对软件使用不熟练造成的，可以安排软件开发者与学校的管理人员进行一对一的或者是讲座形势上的授课和交流，将软件的特点和细节了解清楚。加强软件开发与未来学校发展信息需求的联系，着眼未来，使档案管理跟上学校发展的节奏。
三、结束语
总之，纵观国际工业强国的立国之本，就是以高职毕业生为主的人才，我国在高职人才的使用上还存在人才的信息不透明，企业对信息的真实性存在质疑等问题。这些问题需要管理部门提高认识，深化档案管理部门的服务理念，加强档案管理信息化制度化的建设来解决。
参考文献：
[1]张海燕.大数据时代用户需求视角下高职档案信息服务模式应用的研究[J].电子技术与软件工程.2015(07)
[2]郭玲.网络环境下高职院校档案信息资源共享模式与策略研究[J].办公室业务.2016(08)
第一章 总则第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。第二条 本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第二章 机构设置与人员配备第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
（一）建校历史在50年以上；
（二）全日制在校生规模在1万人以上；
（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。第八条 高校档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。第九条 高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第三章 档案管理第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
黄少芳 刘晓鸿 张俊芳 张 瑛 孙 玲 安玉娟 叶育红 李晓秋
（中国地质大学（北京））
摘 要 加快地质资料信息化建设是时代发展的紧迫要求，高校数字校园为数字资料档案馆建设提供了契机。本文结合当前高校在地质资料与档案管理信息化建设的现状、需求和存在的问题，重点探讨了推进高校地质资料与档案管理数字化和信息化的核心任务和发展对策。
关键词 高校 地质资料 信息化 管理
地质资料是地质工作者智慧和劳动的结晶，是地质事业发展的记录，是珍贵的社会财富，也是经济建设的重要依据[1]。地质资料包括成果地质资料、原始地质资料、实物地质资料。地质资料服务于社会，体现了地质工作成果的价值。国土资源规划与管理、开发和利用，以及地质调查、矿产勘查、工程建设、国防安全等许多行业，都对地质资料的开发利用具有十分广泛的社会需求。随着时代的发展和信息技术的进步，地质资料的管理、开发利用以及社会服务的方式和手段，正在发生巨大的变化。在信息技术迅速发展的当代社会，地勘行业地质资料与信息资源的数字化、网络化建设在加快推进。地质学家提出建设“数字地球”，高校也在大力推进数字校园建设，加强地质资料与档案管理的数字化和信息化建设，也是当前高校资料管理部门面临的重要研究课题和工作任务。加快资料档案的数字化建设，提高信息化程度，建立数字资料档案馆，是高校资料与档案管理的发展趋势和工作目标，也是适应当今信息化社会和数字化时代的必然要求。如何构架和加快推进资料档案管理的信息化和集群化，是资料档案管理者需要认真思考的问题。
1 加快地质资料与档案管理信息化建设是时代发展的要求
1.1 技术进步与社会发展，驱动了地质资料信息化建设
当今社会是信息化大发展的时代。我国将信息化建设列入国民经济和社会发展的重要内容。在我国《国民经济和社会发展十二五规划纲要》中，提出了“推进经济社会各领域信息化和全面提高信息化水平”的目标和任务，信息化建设已经贯穿于我国经济建设和社会发展的各个领域。21 世纪的今天，数字化与计算机技术瞬息万变、飞速发展。在信息化建设迅猛推进的社会背景下，传统的资料与档案管理面临着严峻的挑战和发展的机遇。地质资料与档案管理工作必须紧随时代的潮流和步伐，利用现代信息技术提高管理能力和服务水平势在必行，使高校地质资料与档案的管理和服务逐步走向数字化、网络化和信息化。
1.2 高校数字校园建设的需要
随着计算机网络技术的迅速发展，现代化信息与网络成为我们日常生活和工作不可缺少的重要工具和手段，信息化管理的程度和信息资源开发利用与服务的效益也成为衡量高校技术管理水平的标志之一。数字校园建设为加快高校资料档案信息化建设提供了重要的契机和条件。加强高校信息化管理，建设数字化校园，给高校现有的资料档案管理工作模式与运行机制带来了巨大挑战，由实物（纸质文件、照片、声像、影像等）馆藏模式转向实物馆藏和馆藏数字化并存，并通过计算机网络和信息系统建设，将资料档案管理信息化融入高校数字校园建设。
1.3 服务于高校教学科研工作的需要
高校的主要任务是培养人才尤其是专业技术人才，中国地质大学更是肩负着培养地球科学人才的重任。建校 60 年来，培养了大批地学专业人才。随着办学规模的扩大，科研工作量的剧增，教学和科研工作对地质资料使用需求急剧扩张，对地质资料的管理与服务提出了更高的要求，具体表现在野外工作对地形图的使用数量和频次增多，研究生撰写学位论文对地质报告和文献资料的查询检索率直线上升，科研人员对成果资料的调阅使用量骤然上升。因此，常规的手工资料管理模式已经难以满足当前的需求，只有全面推进资料与档案管理的信息化建设，才能提供更加高效快捷准确的管理与服务。
2 高校地质资料与档案管理的现状
2.1 现状分析
中国地质大学（北京）资料档案工作是从 1976 年以后逐步恢复的。我校自 1997 年以来开始利用计算机进行资料档案管理；2004 年使用了资料档案管理系统建立资料档案目录数据库，逐步替换了手工目录的查询，提高了资料档案检索的速度和准确度，简化了档案检索目录制作过程，大大提高了资料档案管理的工作效率。
我校保存的地质资料主要包括归档的科研成果资料、地形图和地质报告、研究生学位论文等。其中有两种属于保密资料，一种是国家基础地理信息中心制作的基础测绘成果资料，属于国家秘密；另一种是归属于全国地质资料馆的国家非公开性成果地质资料。近年来，我校在借阅、购买和使用“国家非公开性地质资料”和“国家秘密基础测绘成果资料”过程中形成了一套切实可行、较为规范化的管理制度。2011 年，根据国家对涉密资料加强安全管理的要求，我馆对地形图等保密资料进行了系统清理核查，在制度上和措施上保障了涉密资料的安全使用。
在资料档案信息资源建设方面，我校分期分批对馆藏纸质资料档案进行扫描和数字化处理。资料档案的数字化工作，在保护纸质档案的同时，也大大提高了档案利用效率。当前我校资料档案的数字化工作正在有序推进，馆藏资料的数字化工作采取档案馆自己整理，委托专业扫描扫描制作验收后入库的方式。截至目前，我校已投入专项经费近百万元专门用于馆藏档案数字化工作，配置了存储档案数据的专用服务器及大容量磁盘阵列等设备，馆藏资料档案的数字化率已达 60%。
地质资料在环境、工程、城建、交通等领域也具有广泛的用户，根据掌握的情况，不同高校对地质资料的管理形式各有不同。例如在一些设有地学专业的综合性大学，管理部门设在地学专业所属院系。而一些未设地学专业的高校，也有个别科研工作涉及地质资料的使用，在此情况下，对于地质资料的管理还处于缺位，没有专门的管理部门负责地质资料的管理，科研人员通过申请获得的地质资料的安全管理处于游离状态。
2.2 发挥的作用和成效
资料档案信息化将成为“数字校园”建设总格局中一个重要的组成部分。当前，高校的资料与档案的信息化建设正在大力推进，数字资料档案馆的建设在国内众多高校中如火如荼地进行着。资料档案的数字化建设和信息化管理为高校的科研、教学和政务管理等提供了更高水平的服务，在服务高等教育的决策咨询、宣传教育、信息传播、考证利用、资料开发利用和学术交流等方面发挥了重要作用。
2.3 存在的问题
虽然高校资料档案的信息化建设都在积极推进，但是由于各种主观和客观因素的制约，总体上信息化程度还不高，需要加大投入和开发的力度，进一步加强和推进资料与档案管理的信息化建设。
（1）数字化程度和信息化水平还不高。与国土资源行业部门的地质资料管理专业机构相比较，地质类高校的地质资料信息化建设还处于较低水平。有些高校还处在手工目录查询阶段，馆藏资料的数字化程度较低，还没有构建系统化的管理体系和服务平台，与院系和行政管理部门的在线数据链接与信息传输和服务系统还不完善。
（2）基础建设滞后，发展能力不均衡。由于多种客观原因和各类高校的自身发展情况不同，高校资料档案馆的建制和业务发展十分不平衡，与社会同级的资料档案馆相比，多数高校的资料档案馆在基础设施、馆藏资料数字化、信息化和服务平台建设、业务体系构建和人力资源条件等方面存在一定的差距，特别是基础建设的软硬件装备和环境亟待更新和改善，需要领导重视，增加投入，加强基础建设。
（3）涉密安全的制约。个别高校由于科研成果资料涉及国防和国家军事安全，涉密级别高。为了安全保密，对资料的管理还在沿用传统的手工和物理方式，数字化、网络化和信息化成为涉密安全的壁垒，涉密安全保障技术成为制约信息化建设的瓶颈。
3 加快高校地质资料数字化建设与信息化管理的对策与建议
如何管好、护好、用好珍贵的地质资料，是资料管理者需要认真思考的问题。高校资料档案管理的信息化建设是一项系统工程，需要学校的重视与支持，需要学校各院系和各部门的协作，需要资料管理部门在观念和理念上开拓创新，充分利用计算机与网络等信息技术和手段，加快数字资料档案馆的建设。
3.1 信息化工作的核心任务是建设数字资料档案馆
数字资料档案馆是应用现代信息技术对数字资料档案信息进行采集、加工、存储、管理，并借助网络平台，通过信息集成管理系统，提供资料信息服务和共享利用。实现数字资料档案馆是信息化建设的目标，因此资料档案的信息化工作应该围绕数字档案馆建设，以数字档案资源为对象，以计算机网络技术为手段，将传统的纸质资料档案实体管理逐步发展成以各种数字资料档案资源为对象的电子文件管理，建立资料档案数据库和网络服务系统，通过集成式数字化业务工作平台进行信息资源的数字化管理和服务。围绕这一核心目标，近期主要任务有：馆藏资料的回溯性数字化、资料目录数据库建设、全文资料数据库建设、数据库建库指南和相关标准制定、新归档资料的电子文件入库、资料档案综合管理信息系统建设等。
3.2 地质资料与档案资源的数字化是信息化建设的基础
地质资料管理的信息化建设，其首要工作是进行资料的数字化[2]。对于有些不宜数字化的个别资料与档案，可以实现目录的数字化。资料与档案资源的数字化是整个信息化建设的关键环节和必要条件，因此要做好地质资料与档案在收集、征集、汇交和接收过程中的数字化建设和电子文件的管理，加强与学校各院系和各部门的沟通联系与协调合作，健全资料档案工作网络，对于在各种科研、教学和行政活动中形成的地质资料与工作档案，按照有关规范要求及时进行整理、立卷、归档和入库（包括实物库和数据库）。
3.3 信息资源的网络运行体系是信息化建设的基本保障
网络运行体系建设是地质资料与档案管理信息化建设的最基本保障，数字化存储的资料信息资源需要依靠网络体系得以体现并发挥高效作用。局域网环境支持下的信息管理系统不仅能实现网络查询浏览等基本功能，更要具备对数字化资料的“收、管、存、用”四项主体功能，还能够保障对资料档案数据的导入导出和对数据的安全管理；以网络化的方式将分散的电子资料档案信息资源进行连接和集成，实现对分布式的资源共享和不受时间、空间限制的现代化管理，通过建立完善的信息网络来实现资料的网络化管理与服务。
3.4 健全地质资料信息化管理的规范化和标准化体系
标准化和规范化是数字环境下地质资料信息管理的前提条件，资料档案信息化建设对资料档案工作的标准化提出了更高的要求。数字化地质资料信息管理的发展方向是国际化、标准化、专业化与集成化，地质资料信息标准体系建设要具有兼容性、一致性、可持续性和动态发展性，建立和完善地质资料的规范和标准体系，包括地质资料汇交的规范、网站和数字化资料馆的规范、对软硬件系统的技术规范和元数据规范等[3]。例如在网络化的环境下对资料档案信息的采集，为最大限度地满足用户的多方面需求，实现存取海量信息的有效性，必须采用统一的数据格式和元数据标准。在文本、图像、音频、视频等资料档案信息资源多样性的情况下，只有按照统一的标准规范进行制作，才能使多元的资料档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行，电子公文、电子资料档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行。
3.5 提高法律意识，建立完善安全的保障制度
在资料的数字化、网络化、信息化管理环境下，强化安全措施，建立严密的安全制度和保护屏障是非常重要的[4]。针对涉密资料的管理，要加强法律、法规和制度建设，形成一套职责明确、程序严谨、措施得力的资料档案管理服务机制。尤其是对于大比例尺地形图等涉密地质资料的使用和管理，严格执行国家的涉密资料安全保密制度，通过保密宣传、制度约束和强化安全管理等措施，维护国家安全权益。
3.6 加强培训，提高业务能力
地质资料规范化和信息化管理对人员业务素质提出了更高的要求，除了要具有一定的专业知识外，还必须具备计算机与网络技术，以及熟悉和掌握开发地质资料档案信息系统的能力。既要广开门路吸引人才，还要对在职人员进行新技术、新方法和新理念的培训，建立高素质高质量的专业管理队伍。
3.7 创新思维，做好规划，逐步推进
高校地质资料与档案管理的信息化建设是一个与校内多部门协调配合、互动合作的系统工程[5]，基于目前地质类高校的资料管理信息化建设程度还不高，起点较低，全面建设数字资料档案馆，需要一个发展过程。首先要进行充分的调研和需求分析，学习借鉴其他单位的经验和技术，做好信息化建设和数字资料档案馆的规划，构建本校数字档案馆建设的架构，逐步推进高校地质资料管理与信息化建设。
4 结语
资料与档案管理工作是高校管理工作的一个重要组成部分，在一定程度上反映了高校的现代化管理水平。加快推进资料管理信息化，建设数字资料档案馆，既是当前形势发展的需要，也是高校资料档案管理工作面临的新课题和新任务，更是事业发展的趋势。当前，地质专业类高校的资料与档案管理信息化建设，无论在硬件基础设施，还是系统平台等软环境建设方面，距离要实现的目标还存在较大的距离。地质资料管理与服务要紧随时代的步伐，乘着国家“十二五”规划大力发展信息化举措的东风，突破思维约束，运用现代管理的理念和信息技术，加强组织领导，加快推进信息化建设，使高校地质资料与档案管理水平跃上一个新的台阶。
参 考 文 献
[1] 茹湘兰 . 我国地质资料管理与服务信息系统建设初步设想 [J]. 国土资源信息化，2001，（4）：19 ～ 22
[2] 姜作勤 . 地质工作信息化若干问题的思考 [J]. 地质通报，2004，（23）：9 ～ 10
[3] 李裕伟 . 地矿工作信息化工程的若干基本问题 [J]. 国外地质科技，1998，（1）：1 ～ 6
[4] 李淑云，卫双囤 . 档案信息化建设的现状与对策 [J]. 山西档案，2011，（S1）：46 ～ 47
[5] 邓琦 . 做好高校档案信息化建设的几点思考 [J]. 黑龙江档案，2011，（1）：88
导语：高校档案是指高校在历史沿革、招生教学、科研攻关和学生管理活动的历史记录，是对具有留存价值的各类图片、影像和文字材料进行记录和保存的活动，在高校发展中处于十分重要的地位。新时期做好高校档案管理工作面临一些困难和问题，需要加强在这方面的的探究。
一、新时期高校档案管理工作存在的困难和问题
1、工作环境变化，工作量增大
随着我国高等教育的不断发展，高校档案管理也取得了一定进步，但随着高校综合化和多元化发展，高校的建筑面积和招生规模不断扩大，管理范围和科研活动不断增加，使得高校档案管理工作的客观环境更加复杂。
2、管理手段滞后，信息化程度不高
随着高校办公条件和计算机技术等现代信息技术的不断推广应用，高校的档案管理部门也都配置了现代化的档案管理信息化设备，购买了档案管理软件，实现了档案的微机化管理。但是，从高校档案管理系统的数据处理、管理对象和功能实现等方面来看，还没有达到信息化管理的程度，没有实现档案的网络化管理，无法充分发挥高校档案信息资源的全员共享和效益作用的有效发挥。
3、档案管理意识薄弱，管理人员素质有待进一步提高
高校师生职工受传统档案保密思想影响，对档案管理工作缺乏足够的认识，主动保存档案的意识不强。对于科研和教学活动投入精力多，对档案管理工作不够重视，某些学校活动没有形成有效的.档案材料，没有进行有效地档案管理，甚至有的职工认为，档案管理工作与学校发展关系不大，不必投入过多精力，影响了高校档案的完整性和安全性，对高校档案管理造成不可弥补的损失。
同时，虽然高校档案管理队伍比一般企事业单位管理队伍文化层次高，但也存在专职档案管理人员素质不强现象，存在档案科班出身的管理人员较少，受过系统档案管理工作培训的人员不多、业务能力和素质不强，以及对计算机、网络技术等现代信息技术掌握不透，缺乏足够的信息化档案管理素质和能力等问题。
二、做好新时期高校档案管理工作的对策措施
1、健全完善高校档案管理系统
高校档案管理工作涉及面广、牵扯部门单位较多，只有得到全体教职工的支持和配合，才能真正做好档案管理工作，只有全体教职工中树立起档案保存意识，才能真正保证档案管理工作的质量。
要加大教育培训力度，定期举办培训活动，提高教职工对档案管理工作的认识;要加大档案集中管理的力度，按照“统一标准、统一领导、分层管理”的原则建立学校层面的档案领导队伍，健全组织体系，协调档案管理工作;院系和各个职能部门都要创建专门的档案室，并选取专业档案管理人员进行专门的档案管理;
同时，要明确责任分工，使档案管理专业人员及各院系和职能部门的档案管理人员都明确自己的职责，推进档案管理工作标准化、科学化建设;在调动全体教职工共同参与的基础上，利用全方位、全员收集档案信息的办法，保证档案的真实性和客观性，并不断挖掘高校档案信息，充实高校档案材料。
2、提高高校档案管理信息化水平
随着现代信息技术的不断发展，推进高校档案管理信息化建设，实现档案信息的网络化共享、数字化检索和查询，成为当前高校档案管理工作的发展趋势。随着高校档案管理面临的工作环境日益复杂、工作对象日益增多，档案管理的强度增大，只有将现代信息网络技术应用到档案管理中，才能实现档案管理工作的现代化。
实现高校档案管理的信息化水平，有助于提高档案管理工作质量和效率，并且可以将档案信息及时传递给需要信息的人，为档案查阅提供了便利。要提高档案管理信息化水平，就要加大投入，保证档案管理硬件设施的配备，充分运用光纤数字技术、网络监控技术等实现档案收集、存储、整理、保存和应用的信息化，提高档案共享速度，优化档案管理质量。同时，要结合网络化发展趋势，借助现代网络技术，实现档案管理由单机管理向网络联机管理的模式转变，将档案目录、卷宗实现全信息管理，通过纸质档案和数字档案结合管理的方式，提高档案管理信息化建设的质量和速度。
3、改进和提升档案管理标准
档案管理工作是一项系统严谨的工作，如果缺乏相应标准，就难以实现档案管理工作的顺利实施。高校应结合自身特点，创建符合自身发展的档案管理模式及方法，明确档案管理标准，加大档案管理标准化工作力度，实现档案管理的科学化。
可以通过建立完善档案收集、归纳、保存、应用、管理、保密等标准，实现各类档案信息归档一体化管理的目标。同时，要建立配套的考核制度，明确责任分工和岗位职责，将考核结果与档案管理人员利益挂钩，提高档案管理质量。
4、提高档案管理队伍素质
搞好高校档案管理工作，最关键的是要提高档案管理人员的专业素质、业务能力和信息技术应用能力，不断提升档案管理人员的专业素养。要综合利用多种方法，按照“管理标准、业务熟练、素养良好、服务优质”的标准要求，通过举办档案管理新知识、新技术培训，加强档案管理人员的专业素质，培养一批专业素质较高的档案管理人才。要鼓励和引导档案管理人才不断加强个人学习，在增强档案管理专业素养的同时，认真学习信息网络技术，增强自身的知识储备，全面掌握工作内容。
同时，还要培养档案管理人员的职业素养和责任心，保证档案管理人员遵守保密协议，在工作中做到恪尽职守、爱岗敬业、服务热情，为提高高校档案管理水平提供人才支撑。
三、结论
综上所述，做好高校档案管理工作意义重大，新时期高校档案管理工作面临一些困难和问题，只有不断强化工作措施，提高档案管理水平，才能更好的服务高校的发展。
高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。 高校档案机构的管理职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学校档案工作人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。第九条 高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；（三）年富力强，身体健康。第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据该校档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
