档案整理技术服务公司

　　档案是反映各项工作的重要载体，档案整理技术服务公司做好档案整理移交工作有助于推进档案规范化、标准化管理，提高档案服务和利用功能。为及时完整积累宝贵档案史料，根据上级通知要求，多点推进、多措并举，全力推进档案归集和整理工作。

　　档案整理技术服务公司涉密档案整理归档制度

　　凡是本局党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的绝密、机密、秘密及内部文件均属涉密档案归档范围。

　　一、归档要求

　　1、归档的涉密文件材料要齐全、完整，准确，应归档的文件材料的份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料，均应齐全、完整。

　　2、归档的涉密文件材料原则上应为原件，字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

　　3、所有涉密文件材料按年度归档，并遵循涉密文件的自然形成规律，保持涉密文件的原貌和完整，准确划分归档文件的保管期限。

　　4、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可进行打印；档案目录应当手工制作或用专用保密计算机打印；备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。

　　二、归档时间

　　需归档的涉密文件应在文件办理完后及时整理归档。

　　成立档案整理移交领导小组。由单位负责人任组长，分管领导亲自抓，抽调13名工作人员组成工作组，集中做好档案整理移交工作。并邀请县档案馆3名专业人员进行现场业务指导，对文书档案、会计档案等有关档案按照“存量数字化、增量电子化”的要求进行指导。

　　落实档案移交责任制。坚持“谁经办，谁负责”的工作思路，对于各科室、局属各单位在日常工作中形成资料由各科室认真检查、核对、鉴别、审核。对破损、缺失的材料及时更新补充，对经鉴别不需要归档的材料及时退回留存。确保待移交的档案材料真实、完整、规范、统一确保材料完整后移交档案工作组。

　　坚持多点推进。机构改革后，县发改局接收了原物价局、粮食局、能源中心的档案，档案移交整理工作时间紧任务重。为全力推进，提前完成的工作要求，县发改局按原属单位、细分为文书、政工、财务、业务等档案类别，同时开工，多点推进，确保提前完成工作任务。

　　下一步，县发改局将以此次档案整理移交工作为契机，通过档案整理移交工作，提升档案工作人员的业务水平，实现档案整理工作日常化、规范化、制度化，促进档案管理工作再上新台阶。

　　三、涉密档案整理

　　（一）分类编号

　　涉密档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。同一形成年度不同保管期限（参照《文书档案归档范围和保管期限表》，将归档涉密文件划分为永久、30年、10年三种保管期限）的涉密档案编一个流水件号。

　　（二）装订

　　每“件”单独装订，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，定为永久和30年保管期限的文件去除易生锈的金属物后，薄的采用不锈钢钉装订，厚的采用”三孔一线”方法装订。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；文件处理单在前，文件在后。

　　（三）编页码

　　没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。

　　（四）盖档号章

　　每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。

　　档号章可用手写盖章，也可打印，要求工整。

　　全宗号：市××局全宗代码

　　类别：涉密档案大类代字

　　期限：文件保管期限代号（永久为1，30年为4，10年为5）

　　年度：文件形成年度

　　件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号

　　页数：文件总页数

　　（五）编制档案目录

　　应用涉密计算机或手工书写编制“归档文件目录”（参照文书档案）一式两份，其中一份随归档文件装入相应档案盒内，一份用于编制《涉密档案目录》，用牛皮纸等软皮装订，与涉密档案一起存放。不同年度不同保管期限的归档文件目录可装订在一起，不同年度、不同保管期限之间用彩色纸隔开。

　　《档案目录》包括“归档说明”和“归档文件目录”两部分，装订时“归档说明”放“归档文件目录”前面。“归档说明”内容包括归档文件的完整程度、归档数量、存在问题等。

　　（六）装盒

　　将整理好的单份归档文件按照编号顺序装入文书档案盒中，并填写档案盒背脊、盒内备考表。一个年度内的归档涉密文件数量少时，一个档案盒内可装入不同年度、不同保管期限的归档涉密文件。其档案盒脊背年度填写起止年度，起止件号不填。

　　电子文件归档的含义

　　电子文件的归档是指将具有保存价值的电子文件赋予其档案属性并纳入档案管理范畴的过程。归档后的电子文件获得了“档案身份”，需要在一个相对独立的物理或逻辑空间存储和管理，以免被篡改、丢失或损坏。

　　电子文件归档与实体文件归档并没有本质上的区别，从电子文件生命周期全过程看，电子文件归档虽然不完全像传统实体档案归档一样，载体一定要从形成部门转移到档案部门进行集中管理，即不一定实现实体转移，但是归档作为一个独立的工作环节，意味着管理要求、管理方法与管理权限的改变。

　　当然，电子文件自身的技术特征、多种多样的载体形式以及计算机管理系统的特殊要求，使得电子文件归档的方法发生了一些变化。总体来说，电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

　　电子文件的归档方式

　　（1）按照电子文件实际的存储位置，电子文件归档方式包括逻辑归档与物理归档。

　　物理归档是一种类似于传统实体文件的归档方式，业务部门把电子文件通过网络或者下载到可脱机保存的载体上，保存进电子文件管理系统，这个系统通常由档案部门负责维护管理。逻辑归档是指具有档案价值的电子文件在归档之后仍然存储在业务系统中，通常要求将其元数据移交到电子文件管理系统中，档案部门也可以委托业务部门对这些归档文件进行保管和提供利用，并对其管理工作进行指导和监督。

　　（2）按照归档电子文件的传输方式，电子文件归档方式分为在线归档与离线归档。

　　在线归档是指通过计算机网络，将电子文件及其元数据向电子文件管理系统（档案部门）移交。逻辑归档必然是在线的。离线归档是指将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上，向电子文件管理系统（档案部门）移交。当电子文件的形成系统没有在线归档功能，或者当电子文件形成机构与电子文件归档管理机构不同时，较多地采用离线归档的方式。

　　电子文件归档范围

　　（1）在行使本机构职能活动（包括专门职能和通用职能）过程中形成的、有纸质对应物的电子文件。可参照执行传统实体档案归档范围的相关规定，如国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定。对于需要保存草稿及过程稿的电子文件，需要按照版本管理的要求添加版本号，并同正本一并归档。

　　（2）在行使或拓展本机构职能活动过程中，利用新的应用系统产生的无纸质对应物的新类型电子文件。如网站、电子邮件系统、微博系统中生成的电子文件。

　　（3）有助于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关信息。如电子文件的元数据、说明性材料等。

　　（4）在双套制的情况下，需要归档电子文件及其相关纸质文件，并在电子文件管理系统或档案管理系统中建立二者的关联。

　　归档电子文件的质量要求

　　（1）真实性。要求归档电子文件必须是当时当人当事形成的，版本准确。在归档时需要由电子文件形成部门对归档电子文件内容的可靠性、稿本的准确性以及双套文件的一致性确认。归档时经过格式转换的文件，如果发生形式上的变化，需要认定这种变化不影响电子文件内容的真实。

　　（2）完整性。要求归档电子文件及其相关文件齐全，元数据完备，且文件与相关文件、元数据的连接手段有效。具体包括：传统意义上的文件及其关联文件齐全，如正文和附件、请示与批复等；保证描述电子文件及其形成过程的元数据齐全完整；根据具体情况收集电子文件长期可用性的特殊软件及硬件等。

　　（3）可用性。要求归档电子文件尽可能采用符合要求的标准格式，能够被打开并有效表现所载内容；此外，归档文件还必须经过整理，文件命名符合要求，关键词揭示主题特征，以方便日后查询利用。

　　双套制归档

　　双套制是针对同样内容的文件，同时存在电子文件和实体文件两套文件形式。双套制是信息技术应用过程中出现的一种普遍现象，存在多种可能的情况，比如电子文件打印成纸质文件，两者完全一致；纸质文件扫描成电子文件，两者完全一致；电子文件和纸质文件内容一致，但是纸质文件有签字盖章，电子文件没有签字盖章等混合状态。

　　双套制归档特指内容相同的文件的电子版和纸质版同时归档，主要包括如下两种情况：

　　（1）先形成纸质文件，之后根据办理、存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化一般有两个时间点：一是在业务活动过程中对纸质文件实施数字化，如收文的数字化、保险合同的数字化等。二是归档之后的数字化，主要针对办理完毕并且履行了归档手续的纸质文件。

　　（2）在业务活动中用计算机直接生成电子文件，之后将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点：一是电子文件创建（制作、接收、拍摄等）之后立即打印输出，此后两个版本的文件同时流转、办理，或者其中之一单独流转、办理；二是电子文件在归档时打印输出。即文件以电子的形式独立完成全部流转、办理过程，只在归档时为电子文件制作拷贝（纸质文件或和缩微件）。

　　在不同的双套情况下，电子文件管理的要求不尽相同。比如在业务过程中被数字化的文件在归档时需要同时提交一些业务元数据，而归档之后才数字化的文件不会携带此类元数据。

　　不论哪种情况，电子文件归档时都要满足真实、完整和可用的要求，并且与相应纸质文件内容保持一致并建立关联。

　　电子文件的归档时间

　　电子文件的归档时间有两种：实时或定期

　　实时归档是指电子文件形成后即刻归档，定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间后再向档案部门移交。《电子文件管理暂行办法》规定：“电子文件归档应在第二年6月底前完成。特殊类型的电子文件，如CAD文件，财务电子文件，可以参照专门文件的归档时间并结合电子文件的特点确定其归档时间。”实时归档一般都采取在线归档方式，定期归档可以是在线的也可以是离线的。

　　根据业务需要和电子文件管理要求选择适宜的归档时间点。例如电子公文可以在流转或发送完毕之后立即归档，工程文件则可在工程或子工程结束之后归档。

　　在双套制归档过程中，电子文件最好与纸质文件同时归档。很多单位中电子文件可以实时归档，而打印出来的纸质文件可能是定期归档。在这种情况下，可将实时归档的电子文件先放入暂存区，在纸质文件归档时一并正式归档，以保持文件之间的一致性和关联性。