从档案的内容上来划分，我们可以将档案分为文书档案、会计档案、科技档案、工程档案、人事档案以及各种专业档案等等。这些档案伴随着企业的发展会越来越多，当发展到一定程度时就需要对档案进行有效的管理，但并不是每一家公司都有专职的档案管理员和配备的场地和设备。因此，不少企业和组织选择与正规档案整理机构进行合作，将档案整理工作外包给机构来处理。

　　那么，需要档案整理的企业或组织应该如何选择正规档案整理机构?

　　首先，需要档案整理服务的组织和企业要考察机构是否具备相应的资质和证书，这是衡量一个机构是否专业、是否合法的重要标准。只有具备相关资质的机构，才能确保档案的安全、合规管理。

　　其次，需要档案整理服务的组织和企业要了解机构的口碑和服务质量。主要可以通过向朋友、同学打听，或者在网络上搜索相关信息，来了解机构的服务评价和口碑。一个服务周到、口碑良好的机构，往往能为需要档案整理服务的组织和企业提供更好的档案整理服务。

　　需要档案整理服务的组织和企业还要考察机构的服务内容是否全面、便捷。比如，是否提供在线查询服务，让需要档案整理服务的组织和企业随时随地了解档案状态;档案转移、复印等手续是否简便快捷。这些服务内容的完善程度，直接影响着需要档案整理服务的组织和企业的使用体验。

　　正规档案整理机构应具备哪些特质?

　　第一，档案整理与分类。正规档案整理机构首先对档案进行全面清查，了解档案的种类、数量、保存状况等基本信息。然后，根据档案的性质、内容、时间等因素，制定科学合理的分类方案。常见的分类方式有按行业类别分类，如将企业档案分为财务档案、人事档案、生产档案等;按时间顺序分类，如将政府档案按年度进行划分。在分类过程中，对档案进行排序、编号，建立详细的档案目录，方便后续的查找和管理。例如，在为一家大型企业整理档案时，档案整理机构按照企业的业务板块，将档案分为市场营销、产品研发、供应链管理等类别，并为每个类别下的档案编制了唯一的编号，使档案管理更加规范化、条理化。

　　第二，档案数字化加工。随着信息技术的发展，档案数字化成为趋势。正规档案整理机构配备专业的数字化设备，如高速扫描仪、专业录音录像设备等，对纸质档案、音像档案等进行数字化转换。在数字化过程中，严格控制质量，确保数字化后的档案图像清晰、声音准确、数据完整。同时，利用 OCR(光学字符识别)技术将扫描后的文字转化为可编辑文本，方便档案的检索和利用。例如，在为一家图书馆进行古籍档案数字化加工时，档案整理机构采用高分辨率扫描仪，对古籍进行逐页扫描，并运用先进的图像处理软件对扫描图像进行优化，通过 OCR 技术实现了古籍文字的识别和编辑，为读者提供了便捷的查阅服务。

　　正规档案整理机构的优势：

　　1、专业化服务：正规档案整理机构具备深厚的专业知识和丰富的实践经验。他们了解各种档案的特性和管理要求，能够为客户提供专业、高效的档案整理服务。无论是档案的分类、编目、装订还是数字化处理，确保档案整理的质量和效率。

　　2、高效的工作流程：这些公司通常拥有一套完善的工作流程和标准化的操作规范，能够迅速而准确地完成档案整理工作。他们通过科学的方法和先进的技术手段，实现档案的快速分类、排序和存储，大大提高了工作效率。

　　3、先进的设备和技术：正规档案整理机构通常配备先进的档案整理设备和软件，能够实现对档案的电子化处理。这些设备和技术不仅提高了档案整理及数字化的准确性和效率，还降低了人力成本，为客户节省了大量的时间和资源。

　　4、严格的保密措施：正规档案整理机构非常重视客户的隐私和档案信息的保密性。确保档案在整理、存储和传输过程中的安全性。这为客户提供了可靠的保障，避免了信息泄露的风险。

　　5、节省成本：选择正规档案整理机构，客户无须自行购置昂贵的档案整理设备和软件，也无须投入大量的人力和时间进行档案整理。这为客户节省了大量的成本，同时确保了档案整理的专业性和质量。