档案数字化是指利用电脑和扫描仪等设备对传统纸质档案经过档案整理、档案扫描、数据处理与挂接、光盘刻录、著录、装订等流程，实现档案电子化的处理过程。

　　所谓的数据档案，指的是具有保存、查考和证明作用的数据记录经过档案化处理后形成的档案材料。它不仅包含数据内容，还包括与数据相关的背景信息、元数据以及法律、历史价值的认定。

　　与档案数据相比，数据档案有着以下差别：

　　1. 数据档案更强调数据在组织和历史传承中的档案属性，具有法律效力、保存期限和查考要求，代表了对数据的整理归档和制度化管理。

　　2. 数据档案的形成过程通常是在档案数据基础上，经由筛选、整理、鉴定、归档等环节转化而来。其来源不仅包括日常业务产生的数据，还可能包括针对特定事件、项目或应急活动中生成的记录，经专业鉴定后具有保存和查考价值。

　　3. 数据档案的历史与法律价值：其价值不仅在于信息本身，还在于其证明力和历史记录功能，具有法律、文化和研究价值。

　　4. 保存功能：要求长期保存、不可随意更改，并通过档案鉴定确定保存期限和利用范围，是国家和组织记忆的重要组成部分。

　　5. 管理要求：强调制度化、规范化管理，需要建立严格的归档、鉴定、分级和销毁等制度，确保数据的真实性和长期保存。

　　6. 利用方式：在历史研究、法律查证、文化传承等方面发挥作用，通常经过深度整理和标准化处理，具有较长的保存周期。从管理视角看，强调档案化处理、标准化归档、跨部门协同和长期保存。在技术应用上，不仅需要数字化工具，还要求构建完善的档案管理系统，支持电子档案的鉴定、检索、共享与法律监管。

　　确定数据档案整理数字化对象应遵循的原则：

　　1.合法性确定原则。有通过正式渠道获取的(如档案、图书、资料部门保存的文献档案资料，政府机关与企事业单位的现行文件，证券与金融部门的票据，社会组织和个人保存的文献档案资料，正式出版物等)，并且一般不会引起版权争议的文献档案资料才可以作为数字化的对象。

　　2.实用性认定原则。国家新闻出版总署、国家版权局、文化部、国家档案局等及经国家授权组织机构认定的文献档案资料可以作为数字化的对象。

　　数据的产生具有稳定的过程：数据的公布具有稳定的渠道;连续数据的内容具有可比性;这样的文献资料已经为社会公众所接受，在社会上已经具有一定的权威性，也可以作为数字化的对象。任何进行数字化的文献档案资料，应符合《电子出版物管理规定》、《互联网出版管理暂行规定》等有关的规定。

　　3.完整性原则。应当选取内容、结构和文体上完整的文献档案资料进行数字化。

　　开展数据档案整理数字化工作全过程中，应注意：

　　1.明确数字化对象。档案整理数字化相关人员应综合考量档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度以及数字化资金情况。珍贵且濒危的档案应优先数字化;利用率高、开放需求大的档案也需重点关注，确保有限资金投入到最有价值的档案数字化工作中 。

　　2.精准设定工作目标。目标要清晰、可衡量，比如在规定时间内完成特定数量档案的数字化，或者达到一定的数字化质量标准，方便后续工作评估和进度把控。

　　3.细化工作内容。详细列举数字化工作的各个环节，从档案整理、扫描、图像处理、数据录入到存储等，每个环节都要有明确说明，避免工作遗漏或混乱。

　　4.合理进行成本核算。全面计算各项成本，包括设备采购或租赁、软件购买、人员薪酬、场地租赁等费用，制定合理预算，保障资金充足且不浪费。

　　综上所述，数据档案整理数字化已然成为当今信息时代档案管理变革的核心驱动力。它不仅化解了传统档案管理在存储、检索与利用上的重重难题，更开启了数据资源深度挖掘与广泛共享的全新篇章。通过规范化的流程、先进技术的运用，海量数据档案被有序梳理、精准转化，为各行业的决策制定、经验传承与创新发展提供了坚实支撑。