西安隶属于我国陕西省，是陕西省的省会城市。西安作为中国历史悠久的城市之一，被誉为"中国历史的书库"，它是丝绸之路的起点。与此同时，西安是一个现代化的大都市，拥有发达的经济和交通网络，该城市是高新技术企业和研究机构的聚集地，致力于推动科技创新和经济的发展，还是国家明确建设的3个国际化大都市之一。在兼具历史与现代的发展中，西安留存了较为丰富且珍贵的档案资源。随着科技水平的不断提升，西安市积极利用各类先进技术手段，探索档案管理建设的新型手段，发展出西安档案数字化的新型信息形态。

　　西安档案数字化外包服务的优缺点：

　　缺点：

　　外包加工开展数字化工作的缺点主要是档案原件以及数字化信息的安全保密难以保证，档案保管机构不易对整个工作进行监管。

　　利用外包加工形式进行纸质档案数字化工作，可以有两种形式。一种形式是档案部门不提供数字化加工场地，而将原件拿出档案部门，这种方式档案原件将脱离档案部门的监控范围，在运输以及加工过程中可能造成档案的丢失，容易造成涉密档案的失泄密，数字化后的数字信息也容易流失。另一种形式是档案部门提供数字化加工场地，原件不拿出档案部门，原件在数字化加工过程中仍然在档案部门的监控范围内。

　　对于档案数量较少的档案保管机构而言，外包加工模式比较合适，既能节约设备投资又能保证数字化的速度和质量。开展数字化外包加工业务，应当选择有经验和资质的加工公司，且最好在档案保管机构内部提供场地，严格交接手续，杜绝档案丢失和泄密现象，特别是应防止数字化数据流失。

　　优点：

　　1.可以节省档案部门的人力，使档案人员有更多的时间和精力开展其他业务工作。

　　2.可以确保数字化工作速度、质量。外包公司通过竞标获得加工权，按照合同约定开展数字化加工业务，能够为纸质档案数字化工作提供高质量、高效率和高效益的服务。

　　3.外包专业公司自带软硬件，能够避免档案管理机构购置软件及硬件设备、建立工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等成本，降低业务运行成本。随着技术进步，如果由档案保管机构购置设备和软件会有被淘汰的风险，而将相应业务交由专业公司承包，节省软硬件升级、更新等大量经费，避免投资风险，而且可以得到专业公司的先进设备和优质服务。

　　西安档案数字化外包服务过程中，应注意：

　　1.不得外包涉密和有敏感内容的纸质档案数字化工作。

　　2.凡原标有密级经鉴定可解密的纸质档案，须在原标密处进行解密标注后方可外包进行数字化加工。

　　3.外包非涉密档案的数字化工作，也应采取特定的安全保护措施。

　　与此同时，各个组织和单位在选择西安档案数字化外包服务机构时，也应注意：

　　1. 应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照有关标准和规范的要求评估数字化加工企业的技术能力：要从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。

　　2.要重视流程管理，在项目实施过程中，应依据国家相关规定，从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。比如:建立档案领取登记制度，在领卷、还卷交接时应该做好登记，在档案出库前履行档案交接手续，以便以后出现问题能准确查出该由谁承担责任。

　　3、加强全程监控，如：指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、物资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

　　4.做好前端控制，要特别重视对前处理工作质量的检查，因为只要这个环节出错，就会影响整个工作流程。

　　5.建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

　　6.强化纸质档案数字化工作中的技术要求和安全保障应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量，促进外包加工规范、有序开展。

　　最后，对于档案管理和建设来说，意义重大。为此，积极开展档案转型工作是十分有必要的。为了促进档案的数字化转型升级建设，