在当今数字化时代，信息档案数字化外包服务已成为众多企业和机构优化档案管理流程、提升信息利用效率的重要选择。

　　信息档案数字化外包服务的优势和好处：

　　第一，提高效率。数字化外包服务能够快速地将纸质档案转化为电子档案，大大缩短了档案检索和调阅的时间。电子档案可以通过关键词搜索等方式在短时间内找到所需信息，相比传统纸质档案的逐页查找，效率提升显著。例如，在处理法律诉讼案件时，律师可以通过电子档案系统迅速找到相关证据材料，而不必花费大量时间在纸质档案堆中寻找。

　　第二，节省成本。从长期来看，信息档案数字化外包服务可以为企业节省大量的成本。一方面，减少了纸质档案存储所需的物理空间，降低了仓库租赁、档案柜购置等费用;另一方面，减少了档案管理人员的工作量，企业可以将人力资源投入到更具价值的业务活动中。此外，外包商通过规模经济和专业化的操作，能够以较低的成本完成数字化工作，进一步降低了企业的整体支出。

　　第三，提升安全性。专业的外包商通常会采用先进的安全技术和管理措施来保障信息档案的安全。他们会对电子档案进行加密存储、备份，并采取严格的访问控制措施，防止信息泄露和丢失。同时，在数字化过程中，也会对纸质档案进行妥善保护，避免因操作不当而导致档案损坏。例如，一些外包商会在扫描纸质档案时使用防静电设备，防止档案因静电而受损。

　　第四，增强信息共享性。数字化后的档案可以通过网络在企业内部或与合作伙伴之间方便地共享。不同部门的员工可以根据授权访问所需的档案信息，提高了工作效率和协作能力。例如，一个跨国企业的不同分支机构可以通过内部网络共享总部的政策文件、项目资料等电子档案，实现信息的快速流通和协同工作。

　　信息档案数字化外包服务的工作流程：

　　1. 档案数字化前期准备工作。前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2. 档案扫描。档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3. 图像处理。扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。

　　4. 光学字符识别(OCR)。为了增强数字化档案的可搜索性和可编辑性，通常需要进行光学字符识别(OCR)。OCR软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑文本格式。这样，用户可以方便地使用关键词搜索档案内容，而不必逐页查找。

　　5. 数据整理和分类。数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。

　　6. 数据验收。项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　最后，随着社会发展和进步，社会大众对于档案管理和建设的需求将会进一步增加，信息档案数字化外包服务也将更加完善，为客户提供更加全面的档案加工服务。