在社会迅速发展、科技水平不断提升的当下，各行各业对于档案数字化的需求都不断提升，档案数字化在全国范围内的普及程度越来越高。所谓的档案数字化，就是通过各种先进技术手段，对传统的实体档案原件进行加工处理，改变其原始存在状态，由实体纸质、照片等形式变为非实体的数字化档案，同事也改变其存储方式，由存储在线下的档案室档案柜内，转换为存储在线上特定的计算机档案管理系统内的过程。该转变对于档案管理的发展来说有着十分重要的意义。在实际的档案数字化操作过程中，著录是很重要的环节，是把档案的关键信息录入到档案管理系统内，方便检索、利用，即为检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。

　　档案数字化元数据录入公司开展工作时，著录包含责任者、文件编号、题名、时间、案卷号、密级还有其他一些项目。其中，文件题名又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称,可以是文件题名、案卷题名、类别题名、全宗题名。文件题名一般指正题名，也可能同时存在并列题名、副题名和说明题名文字。正题名是档案的主要题名。填写题名时，一般以照实抄录为原则，如果没有原件没有标题，或者标题不规范、标题不能反映文件主要内容、不方便后续检索的，应该全部或者部分自拟标题。

　　档案数字化元数据著录公司开展工作的具体步骤：

　　第一，著录前处理。档案著录前，对档号上存在的问题和质量不高的案卷，作一些必要的处理，尽量做到符合规范化要求，以利于著录标引工作的顺利进行。比如全宗号、案卷目录号、案卷号出现重复的要调整处理使其系统化、规范化、便于电子计算机检索;档案文件原为张号的重新编页号，原张号保留。档案文件无责任者或责任者弄错的考证后订正;文件没有目录的要补上等等。

　　第二，档案著录。档案著录是对档案文件(案卷)的内容和形式特征进行分析、选择和著录在系统里，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要最通常的应用就是信息检索，使信息利用者能够通过信息的某些特征(如责任者、题名、归档年度等)从浩如烟海的档案中快速定位自己所需要的档案类。

　　著录格式与标识符号要严格按《档案著录规则》进行，对档号、文件题名、责任者、形成时间、文件编号、文种等字段进行如实著录，不能遗漏。分类号、主题词按档案文件(案卷)内容特征标引著录。著录级次一般采用文件级，个别特殊的如专案材料、统计报表、会议简报等采用案卷级，与文件级同时著录。著录项目解释按统一规定执行。

　　第三，主题标引。主题标引是对档案文件进行分析，要求选用确切的检索词(从词表中选取与档案主题内容相符的检索词作为检索标识给予该档案)，正确地将自然语言转换成规范化的检索语言表达档案所论及或涉及的事物，给主题分析结果赋予检索标识，而不管被标引的档案是从哪种职能角度论述该事物。要求档案文件要一份份地进行审读和分析，要考虑利用者的检索要求，直接地、客观地反映档案文件论述的事物、对象和问题。不能单纯地依据题名进行分析，不能掺杂个人观点。

　　主题词一般考虑主题构成的五个因素：主体因素、通用因素、位素因素、时间因素、文献因素，要充分考虑主题分析的全面性、专指性，最大限度地满足查全和查准的需要。

　　第四，分类标引。分类标引是针对档案内容的职能分工或事物性质进行标引，采用全国统一的档案检索分类号，对档案文件给予分类号标识，将每份档案归入所反映的社会职能分工或事物性质的类目。

　　第五，严格审校。审校工作是档案著录工作的最后一道工序，是著录标引的重要环节，也是保证著录标引质量的重要措施。为了提高档案著录标引的质量，著录完一个案卷后，著录人员要对照文件互相交换校对，用集中讨论的方法，对存在问题的条目进行补充和修正。

　　最后，在档案数字化前处理工作中，档案著录是衔接档案扫描的关键环节，是实现数字化成果开放利用的基本手段。它的准确性关系到能否运用计算机进行有效的档案目录检索，直接影响到档案数字化后档案利用中的“查准率”和“查全率”。因此，档案数字化元数据著录公司服务对组织的档案管理来说意义重大。