文书档案整理及数字化

　　文书档案，是机关、团体、企事业单位在形成在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。具体内容包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

　　文书档案整理及数字化的主要步骤：

　　(一)文书档案整理

　　1、文书档案整理收集。收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

　　(1)立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

　　()检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如：①会议材料：本单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料;本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本(党委、党组会议，行政、办公会议)等;各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同。

　　2、文书档案整理装订。用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

　　(1)整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件;来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

　　(2)文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来复在后;汉文在前，少数民族文字在后;不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后;有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

　　(3)装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订(注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾)。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

　　3、文书档案整理分类。文书档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类，同全宗应保持分类方案的稳定。

　　4、文书档案整理编号。文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。

　　(二)文书档案数字化

　　文书档案是我国档案数字化加工中处理相对较多的档案类型。文书档案的数字化包括档案预处理、档案扫描、图像处理、光学字符识别、光学字符识别、数据整理和分类、数据挂接、数字化档案存储和备份、数据验收与移交等一系列繁琐且相互关联的程序。

　　最后，随着社会信息技术水平的不断进步，文书档案整理及数字化工作在全国的普及程度将会越来越高，越爱越多的企事业单位和其他社会组织开展档案整理数字建设工作，以促进档案管理效率的提高。