在数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、促进信息共享的重要手段。室藏档案作为记录历史、指导工作的重要资料，其数字化管理的重要性日益凸显。室藏档案数字化服务通过将传统的纸质档案转化为电子数据，实现了档案的高效存储、快速检索和安全共享。

　　室藏档案数字化过程中存在的问题包括：

　　第一，档案信息安全存在隐患，造成企事业单位的档案保管部门顾虑较多。在传统档案管理中，档案实体安全较容易掌控。但经过数字化后，由于电子档案的易复制和易修改等特性，使档案管理控制难度加大。特别是部分单位存在档案工作人员变动频繁、档案库房安全措施不到位等问题，档案信息外泄风险加大。此外，由于电子档案对存储硬件的依赖较为严重，如果存儲设备性能不稳定，则易造成数据信息的丢失，软件系统也容易遭到木马或其他病毒的破坏，使档案信息面临被窃取、篡改、泄露的风险。

　　第二，档案数字化协调机制不够健全，造成档案数字化进度不统一、内容不规范。一方面，各级国家综合档案馆都制定了明确的数字化任务和实施步骤，但基层档案室却缺少这么明确的要求，这是导致馆、室藏档案数字化进度不统一的主要原因。另一方面，馆、室藏档案数字化目标不统一，部分自行开展室藏档案数字化的单位，其工作对象主要是日常业务档案，如工商、房管、人才等档案，需要移交进馆的具有永久、长期保管期限的档案却没有进行数字化。此外，由于没有统一的档案数字化协调机制，导致室藏数字化标准规范与有关的业务要求不一致。在开展室藏档案数字化过程中，难免会遇到档号项设置不规范，案卷级和文件级条目录入不完善等业务问题，造成档案数字化工作“两张皮”现象，基层单位数字化成果难以与档案馆有效对接。

　　第三，档案信息化人才队伍建设力度不够，造成档案数字化人力资源成本倍增。目前，基层单位档案信息化人才队伍建设情况不容乐观。一是，档案员更换频繁，培训压力大。档案行政管理部门不仅要对新档案员进行档案现代化管理培训，在开展室藏档案数字化过程中还需多次进行实地指导，人力资源占用较多。二是，档案信息化知识储备不足，难以适应档案现代化管理需求。据统计，目前基层单位专职档案员比例不足50%，专职档案员中45岁以上的占80%左右，专、兼职档案员对档案信息化建设存在畏难情绪，档案信息化队伍建设及培训力度等方面还需加强。

　　针对上述问题，室藏档案数字化服务在发展过程中，应积极应对。

　　一是要强化监督，狠抓管理，确保档案数字化成果应用平台的运行安全。首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者数据库之中进行保存。如，基层单位办公电脑保存一份，移动硬盘备份一份，刻录光盘一份，移交档案馆备份一份。其次，对于档案数字化管理的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防火墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三，对于涉密文件进行解密处理，如未到解密期限，应按照保密规定单独进行扫描与存储，避免泄密事故的发。

　　二是要任务明确，标准统一，确保室藏档案数字化成果共建共享。开展室藏档案数字化工作，需遵循“统筹规划、分步实施、资源共享、确保安全”原则，体现“三个统一”的要求。即统一业务标准，用档案信息化建设标准重新审视现行的档案业务流程，将档案数字化思想深入到文件材料形成、收集、鉴定、整理、保管、利用等多个环节，确保档案业务规范与数字化建设相辅相成、互相促进;统一操作平台，采用统一的档案管理平台或规范的档案管理软件，从网络和终端配套、数据库建设、安全策略、数据迁移等方面协调一致，确保数字化成果能够实现共建共享;统一管理制度，制定并认真落实基层档案数字化规范，优化工作流程，确保室藏档案数字化成果的真实性、可用性和规范性，确保档案数字化成果能够与档案馆无缝对接，实现共建共享。

　　三是要建立适应档案管理现代化的档案人才培养机制。前，档案管理正由传统纸质材料向档案信息管理转变，档案工作人员必须加强学习，更新专业知识。一是，要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术的档案管理人才。二是，提高现有档案工作人员的信息化知识水平，通过参加电子档案管理、计算机技术、数字通信技术等培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状。