在当今数字化时代，文书档案管理的现代化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、促进信息共享的重要手段。文书档案作为记录组织运营、决策过程和业务活动的重要资料，其重要性不言而喻。然而，传统的纸质文书档案管理模式面临着诸多挑战，如存储空间有限、易损坏、检索效率低下等。这些问题不仅影响了档案的使用效率，也给档案的安全性带来了隐患。因此，文书档案数字化外包服务应运而生。

　　文书档案数字化外包服务的主要建设步骤：

　　首先，建立档案数据库。对于收集到的档案信息，要将其内容特征著录、标引出来，完成前期处理后，采用数据录入的方式将处理的档案信息内容转化为数据。然后对档案数据库进行完善，推进档案数字化建设工作的开展，得到应有成效。

　　其次，电子文件的收集和积累要到位。电子文件是档案数字化建设的重要来源，与只用移交纸质文件的传统档案不同，数字化档案需要实行电子文件与纸质文件两套同时保存的制度，这样既能节省工作量提高效率，又能推进档案数字化进程。

　　最后，大力推广档案管理软件。档案数字化建设会将传统档案变为电子文件数据，然而由于各种客观原因的限制，各单位企业电子文件所使用的平台有所不同，使得档案数字化的数据整合工作面临困难。因此若是使用统一的规范来进行工作，会更加提升数据的准确性。

　　实体文书档案管理的风险：

　　档案数字化工作主要是将传统载体的档案进行扫描形成数字资源，从实际情况来看，机关、单位档案数字化工作主要以纸质档案为主，实体档案管理安全风险主要存在以下几个方面：

　　一方面，档案机构进行数字化的档案多为长期累积的“历史”档案，年代久远，部分档案纸张本身就已经脆化，在数字化过程中容易遭到损害。

　　另一方面，档案扫描需履行规范的出库、入库手续，需要认真核对档案的数量，但仍存在因数量核对不准造成的档案排列顺序错乱、档案丢失的情况。

　　此外，扫描过程中需要对成卷的案卷进行拆分，单个案卷扫描完成后还需对案卷进行重新安装，这一过程中可能存在顺序错乱、单页遗失等情况，难以保证档案的完整性。

　　档案数据安全风险：

　　档案信息泄露是开展档案数字化建设需要重点关注的风险之一，档案信息泄密风险主要体现为几个方面：

　　一方面，档案在数字化扫描过程中，信息能够被非本单位档案管理人员获取，存在因人员保密意识不强造成的信息泄露。

　　另一方面，将纸质档案转换为图像信息再转换为数字信息，可能存在信息失真的情况，与纸质档案相比，档案数据信息存在易更改性、可拷贝、可迁移，且不留痕迹、难以辨别真假，档案数据信息的这些特点也增加了泄密风险。

　　此外，数字化管理阶段，档案数据容易遭受黑客、病毒攻击，一旦档案管理系统遭受损害，档案数据就面临泄密威胁。因此，强化档案信息安全管理十分必要。

　　因此，为了确保文书档案数字化外包服务相关机构开展工作时实体档案和数据档案的安全，相关部门或机构应积极采取以下措施：

　　1. 构建完善的制度体系。档案管理部门构建的制度体系主要涉及档案的保密制度、档案数字化操作流程、档案数字化的技术指标、突发事件的应急处理、档案信息泄露的惩罚机制等等。对数字化各个细节作出明确要求以增强实践的可操作性，减少档案的安全风险。

　　2. 加强档案资料安全保密。档案管理部门要建立档案数字化外包服务中的信息安全保密制度，与外包服务公司签订保密协议，在档案数字化外包服务完成以后，确保所有的档案信息存储设备和处理设备都作安全技术处理，档案数字化外包服务公司和人员不得私自保留任何档案信息资料，使档案数字资源安全得到有效保障。

　　3. 建立完善的过程管理。档案管理部门应强化对数字化加工现场的管理，安装视频监控系统及防火、防水设备;配备门禁系统，禁止无关人员进入加工场所;配备专业的档案柜，用于档案的临时存放;采用技术手段，对USB等外接接口实施禁用;操作人员的手机、相机、U盘等设备不准带入加工场所;涉及档案交接的环节均由专人负责办理交接手续;对档案数字化成果交接过程进行严格监督。

　　最后，相信在未来，随着信息技术的不断发展和应用的深化，文书档案数字化外包服务将朝着智能化、高效化、安全化的方向发展，为客户提供更加优质的服务。