档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着社会的发展和进步，传统的档案管理模式逐渐不能满足社会大众的需要。在此背景下，档案数字加工应运而生。档案数字加工，就是通过各种先进技术手段，对传统的实体档案原件进行加工处理，改变其存在形式和存储方式，由实体转换为非实体，由存储在线下档案柜内变为存储在线上特定的档案管理系统内，将其转变为以二进制形式存储在计算机内的数字档案的过程。

　　档案数字加工的具体步骤：

　　第一，档案数字化前处理。档案数字化前处理，是档案数字化工作的重要环节，‌它涉及到对档案进行全面的检查和准备，‌以确保数字化过程的顺利进行和保证数字化成果的质量。主要包括：

　　1. 档案出库。档案调出库房，应由双方共同清点案卷数量，仔细查看每个案卷，对于案卷有否破损、残缺、漏页、缺页、有无卷内目录、页码是否连续，装订是否牢固，有否破损等情况均记录备案，并作为档案再入库验收的依据。完成档案调取清点、登记等前期工作后，可提交档案出库申请。经相关负责人批准后，严格按照档案库房管理规范，办理出库相关手续。并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　2. 编制页号。编制页号档案拆卷前先检查卷内文件页码，如有页码缺失或错误，需重新编制页码。编制时，用铅笔编写在当面材料的右上角;编制双面书写的文字材料时，正面编写在右上角，反面编写在左上角。

　　3. 拆除装订。应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。拆除装订时，要注意保护档案不受损害，不得损坏档案包装原件，并对排列顺序不准确的档案进行重排。对于拆卷后难以复原的珍贵原件，应先请示档案所属单位，决定是否拆卷。拆卷时，要先去掉金属物。对于特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，拆除时应拍照记录，以便恢复档案原貌。

　　4. 档案裁页。对于必须裁页才能扫描的文件，应经过档案所属单位同意后，方可用裁纸刀沿文件原有折痕细心裁切，不得徒手撕裁。

　　第二，档案扫描。档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

　　第三，图像处理。扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。

　　第四，光学字符识别(OCR)。为了增强数字化档案的可搜索性和可编辑性，通常需要进行光学字符识别(OCR)。OCR软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑文本格式。这样，用户可以方便地使用关键词搜索档案内容，而不必逐页查找。

　　第五，数据挂接。数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　第六，数据验收。项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　最后，随着信息技术水平的不断提升和社会大众对于档案的需求越来越差异化、个性化，档案数字加工将会在全国范围内逐渐普及，全面促进档案的现代化、智能化、信息化发展。