企业档案数字化外包

　　对于企业来说，档案是一种十分重要的信息资源，记录了企业发展成长的记录，是培训的生动教材，是企业各项管理工作综合效益的反映。更重要的是，企业档案它对企业科学决策具有参考作用，还可以作为保护企业合法权益的法律凭证。因此，为了更好地保管本组织的档案资源，各个企业都积极开展档案数字化转型工作，有些企业还会选择将档案数字化工作外包给专业的档案数字化外包服务公司，以减轻工作压力。

　　企业档案具体包括哪些内容呢?

　　文书档案。分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理;

　　科技档案。分为基建、科研、产品设备;

　　会计档案。分为报表、账册、凭证、其他;

　　人事档案。分为履历、自传、考察考核鉴定、学历和专业评聘职务材料、政审材料、党团材料、表彰奖励活动、处分材料、工资职务任免材料、其他;

　　声像档案。分为照片、录音、录像等;

　　实物档案。分为印章、题词、奖牌、奖章、证书、锦旗、公务礼品等;

　　电子信息档案。分为业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体等;

　　最后还有专业档案和其他档案。

　　不同类型的企业档案分别在什么时候归档呢?

　　1. 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档;

　　2. 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档;产品生产及服务业务应定期或按阶段归档;

　　3. 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档;外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档;

　　4. 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交;

　　5. 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致;

　　6. 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致;

　　7. 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。

　　企业档案数字化外包的重要作用包括：

　　1. 提高工作效率，降低档案利用成本。档案数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

　　2. 最大限度保管和保护库存档案实体安全。由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

　　3. 更大程度上发挥档案的作用和价值。库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。企业档案数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

　　综上所述，企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，是企业管理基础工作的组成部分，也是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要工作。因此，所有企业都应注重对本单位档案的整理和归档保管工作。企业档案数字化外包可以帮助组织维护档案安全，促进企业的现代化、信息化、智能化转型建设。