机关纸质档案数字化外包

　　机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。在机关日常工作过程中，形成最多的档案类型是机关纸质档案。现如今，随着信息化建设的不断推进，我国机关档案管理正逐步向数字化转型，按照国家政策要求，开展机关纸质档案数字化建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作，并建立档案数字化常态机制，积极实施纸质档案数字复制件的全文识别，建立室藏传统载体档案目录数据库，强化档案数字化全过程监管，保证档案数字化成果的质量、安全和有效利用。

　　机关纸质档案数字化外包的主要工作内容：

　　1. 基本设置。基本设置是对档案管理的基本参数进行设置，明确档案管理系统的使用单位、各人员权限、档案类型、库房位置、保管期限等情况，是档案管理系统开展日常业务工作的前提。基本设置一般由单位主管、档案工作负责人及相关领导共同确定(普通工作人员不涉及)，在单位引进档案管理系统时进行，具体通过系统的系统设置和基础信息两大模块实现。系统设置和基础信息两大模块的使用。

　　2. 档案导入。档案业务工作的第一步就是档案的收集与整理，反映在档案管理系统中就是档案导入工作。数字化档案的导入，首先仍然是档案卷宗信息的导入。通过档案收集模块的档案导入界面下载模板，根据模板录入档案的卷宗信息(包括卷内目录)，然后导入系统中，形成相应的档案信息。其次是档案全文的导入。通过档案收集中的文件导入，将档案的全文文件导入系统，并与相应的档案卷宗对应。

　　3. 档案入库。档案入库是指将已经导入系统的档案存放进库房，这主要针对的是有纸质载体的档案。因为现在很多地方实行的是纸质与电子的双套制，即既有电子档案、又有对应的纸质载体，所以除了纯纸质档案外，许多电子档案也有对应的纸质部分。档案入库针对的就是纯纸质档案和电子档案的纸质部分。

　　档案入库的操作通过档案存储的档案入库页面实现。在待入库列表上，勾选要入库的档案，点击“分配库位”，选择要存放的库房、库位，点击“确认”即可。当然在档案系统内完成入库的同时，必须将对应的纸质档案存放到相应的库房、库位中。

　　4. 档案借阅。在档案公布后，单位如有查看档案的需要，可通过档案借阅对已公布的档案进行借阅。档案借阅既可借阅纸质档案，又可借阅电子档案。档案借阅的实现，主要通过系统的“档案借阅”模块，在档案借阅的全文检索中查询到需借阅的档案后，直接点击借阅申请进行借阅，也可添加进档案车后再行借阅申请。

　　5. 档案销毁。档案销毁是指保管期限到期后，经过档案负责人鉴定，对需要销毁的档案进行销毁。档案销毁，首先是确定需要销毁的档案，然后进行销毁，在档案管理系统内对档案进行销毁的同时，也要将相应的纸质部分进行处理，可派专人登记销毁。

　　6. 档案利用。档案利用是指对档案的利用情况的查看，通过系统的“档案存储模块”中的“库房利用率和档案利用率”，即可查看单位对档案的利用情况。档案作为一种信息资源，对组织和个人工作活动来说起着原始凭证作用和重要的参考作用，只有对其进行充分利用，才能在最大程度上发挥档案资源的价值。因此，档案的利用环节十分重要。

　　档案数字化转型和升级对我国的档案管理和建设起着非常重要的作用。因此，为了促进档案数字化转型和升级工作，我国积极开展档案数字化建设和升级，将其作为档案管理和建设的重点。

　　综上所述，机关纸质档案数字化外包是档案管理现代化的重要举措，也是机关单位应对数字化转型挑战的有效途径。通过外包，机关单位能够将有限的资源集中于核心业务，同时借助专业机构的技术优势，确保档案数字化工作的高效、安全和合规。未来，随着档案数字化技术的不断发展和外包服务的进一步规范化，机关单位的档案管理将更加智能化、便捷化，为机关工作的高效开展和信息化建设提供有力支撑。