余姚隶属于我国浙江省，余姚市是中国综合实力百强县(市)，优势产业有五金制品、家电等，中国国家地理标志产品余姚榨菜，故又被称为“中国榨菜之乡”。与此同时，余姚市是浙江省历史文化名城之一，拥有国家非物质文化遗产姚剧、余姚土布制作技艺等，是浙江省全域旅游示范市。在此背景下，余姚市档案资源十分丰富。

　　余姚档案整理机构的主要工作内容：

　　1. 对归档文件进行分类。归档文件一般以每份文件为一件。

　　①正文、附件为一件;

　　②文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;

　　③转发文与被转发文为一件;

　　④原件与复制件为一件;

　　⑤正本与翻译本为一件;

　　⑥中文本与外文本为一件;

　　⑦报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);

　　⑧简报、周报等材料一期为一件;

　　⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件;

　　⑩来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　2. 件内文件排序

　　①归档文件排序时，正文在前，附件在后;

　　②正本在前，定稿在后;

　　③转发文在前，被转发文在后;

　　④原件在前，复制件在后;

　　⑤不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后;

　　⑥中文本在前，外文本在后;

　　⑦来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　⑧有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后;

　　⑨正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　3. 排列原则。事由原则(文件材料的内容相同或相近的排列在一起)，对归档文件的排列，《归档文件整理规则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关、参照性强的文件材料排列在一起。

　　4. 排列方法

　　在坚持事由原则下按文件材料形成时间、重要程度、形成者等排列的不同方法。

　　(1)同一事由内归档文件的排列

　　①按时间先后顺序

　　时间早—排前;

　　时间晚—排后。

　　②按重要程度排列

　　重要的—在前;

　　次要的—在后

　　(2)不同事由间归档文件的排列

　　①按时间排列

　　②按重要程度排列

　　③按责任者排列

　　④按问题排列

　　余姚档案整理机构在开展工作过程重，其流程和技巧是处于不断变化之中的，其并不是固定不变的。档案整理的技巧与时代发展变化两者之间有着密不可分的联系。因此，档案整理人员必须要保持与时俱进的理念，在充分掌握时代发展特点的前提下，及时学习和更新自身的档案整理理念，并且将全新的档案整理理念运用于实际工作中，只有这样，才能够取得事半功倍的效果。

　　在档案整理工作过程中，必须要注意以下几点：

　　第一，要检查档案是否完好，是否存在破损的情形。对于那些具有重要意义的档案，必须要对破损的地方作及时的记录，避免由于不可恢复性带来的巨大经济损失和文化损失。第二，要保证档案的安全性。 档案作为重要的决策文件，如果其安全性无法得到有效的保证，将会导致国家的安全、稳定等受到严重的威胁。值得注意的是，在档案整理过程中，必须要采取积极的、有效的方式延长档案的寿命，有效避免不必要的损失。

　　最后，余姚档案整理机构通过严谨规范的档案整理流程，从档案的收集、分类、编目到装订成册，每一个环节都精益求精，将原本杂乱无章的档案资源梳理得井然有序。这不仅为政府部门高效开展政务工作提供了详实可靠的档案信息支持，助力政策制定与执行，也帮助企业在运营管理、审计核查、知识产权保护等方面，依托准确且易于查阅的档案资料，做出科学决策，提升竞争力。同时，为文化机构保存和传承地方特色文化，提供了坚实的档案基础，让珍贵的历史文化记忆得以延续。面对未来，随着数字化浪潮的不断推进以及档案管理需求的日益多元化，余姚档案整理机构将积极迎接挑战，持续创新发展。