深圳档案整理外包公司

　　档案整理服务外包是近些年档案管理方面常说的专有名词，“档案”指的就是我们的工作对象，纸质档案、电子档案、实物档案等;“服务”是指该项工作的性质，一般指操作性的工作，如开展档案整理加工、实施档案数字化、进行档案文字识别等;“外包”是指把相关的工作对外打包出去，无需自己亲自处理，可以将该项工作委托给机构、企业或者公司协助完成工作任务。档案服务外包工作的开展要明确工作目的和任务，要建立规范的档案服务管理制度，外包工作开展过程中机关单位的档案工作人员要全程跟踪，做好监督和指导工作，确保各项工作的开展符合制度和法规的约束，顺利完成工作任务。

　　深圳档案整理外包公司的开展工作时的注意事项：

　　第一，要选择有资质的档案外包服务机构。选择的外包服务机构人员要具备丰富的档案整理和数字化经验，具有专业水平和能力，进行目录录入和数字化扫描的相关设备为非上网设备，这些方面的情况可以通过查看公司的外包整档工作案例进行查证。

　　第二，对外包服务机构要有明确的需求和目标。在档案整理工作进行外包之前，整档单位需要对外包服务机构提出整档时间和质量要求，明确需要整理档案的类型，必须配备与档案馆档案管理软件相匹配的系统，最终形成的目录和数字化副本能够顺利导入档案馆档案数字资源总库。

　　第三，确保档案安全和保密。档案整理外包服务要处理好涉及机密和敏感信息文件的整理，整档单位和服务机构要签署严格的保密协议，明确保护档案安全和保密的责任和义务。对涉密档案的整理，在档案主管部门的监督指导下只整理实体档案，原则上目录进行抄写登记，严禁拍照和数字化。完成非涉密档案目录和文件数字化后，及时将目录和数字化副本移交档案馆资源总库，同时给整档单位拷贝一份作为备份，最后要在计算机硬盘中彻底删除相关数据。

　　第四，档案主管部门要加强监督指导。对立卷归档进行外包的单位不能“一包了之”放任不管，县级档案主管部门要通过执法检查等手段，逐个检查验收外包单位安全环境、档案整理质量，做好百分制评分、合格证发放、台账登记和数据移交的指导和审核工作，进一步提高档案管理的效率和质量。

　　第五，立卷归档单位要主动和业务指导部门沟通。档案外包服务可以有效解决立卷归档单位人员不足、业务经验缺乏的问题，但不意味着整个档案整理过程是全面的、到位的，整档单位要主动和县档案局、档案馆沟通，看文件收集是否全面、期限划分是否准确、内外标注是否规范，对存在的问题要早发现、早纠正，力争整理的每一盒档案都是合格、规范的。

　　选择深圳档案整理外包公司的好处和优势：

　　1. 专业经验丰富。档案整理外包公司拥有专业的档案管理团队，成员通常具备档案学专业背景及丰富实践经验，熟悉各类档案整理规范与标准。以天津的档案整理工作为例，外包公司能精准应对不同类型档案，无论是政府部门复杂的政策文件档案，还是企业多样的商业资料档案，都能依据其特点进行科学分类、编目与整理，大大提高整理质量。

　　2. 成本效益显著。自行组建团队进行档案整理，需投入大量资金用于人员招聘、培训、设备购置及场地使用等。选择外包公司则可避免这些高额的前期固定成本。外包公司通过规模化运作，能有效降低单位档案整理成本，天津在档案整理项目中，可借助外包公司的成本优势，将资金投入到更关键的档案管理环节，实现资源优化配置。

　　3. 先进技术与设备。为满足不同客户需求，档案整理外包公司会持续投入资金更新技术与设备。在天津档案数字化需求方面，外包公司拥有先进的扫描设备，可实现高速、高精度扫描，搭配专业的图像识别与处理软件，确保档案数字化质量。同时，利用先进的档案管理系统，实现档案的便捷存储、检索与共享，提升整体管理水平。

　　综上所述，为了更好地发挥档案的价值和作用，各个企事业单位和其他社会组织都积极开展档案整理工作。深圳档案整理外包公司可以为其提供很大帮助，大大减轻其档案整理压力，提高档案整理工作效率。