现如今，随着信息技术水平的不断发展和进步，传统的档案管理模式逐渐不能满足社会发展需要，为此，我国各个组织积极开展档案数字化整理扫描工作。在实际的档案数字化操作过程中，著录是很重要的环节，是把档案的关键信息录入到档案管理系统内，方便检索、利用，即为检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。著录包含责任者、文件编号、题名、时间、案卷号、密级还有其他一些项目。

　　档案整理扫描著录的具体流程：

　　1.著录层级。档案整理扫描的著录层级包括全宗级、类别级、案卷级和文件级这几种。

　　2.著录项目。著录项目主要涵盖了标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制等。

　　3.著录条目。在如今的信息化发展下，著录条目分为手工著录和电子化著录两大类型。手工著录即为著录卡片;计算机环境下，著录条目的形式为一条数据记录。

　　4.选择档案著录工具。档案整理扫描著录的公交运用较为灵活，可以通过专业的档案管理系统，也可以通过电子表格等软件。档案管理系统需要选择合适的数据库系统，便于数据的存储和管理。目录数据库建立时，需要制定数据规则和设计数据库结构制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

　　5、著录质检。著录质检室档案整理扫描著录过程中必不可少的一个环节。著录质检可以采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

　　6、目录和原文数据挂接。在该过程中，可以逐条一一挂接，也可以借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

　　7、著录验收。档案整理扫描著录验收内容主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。验收指标，能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

　　档案整理扫描组著录费用计算：

　　档案著录是将档案信息精准录入电脑系统的过程，其费用核算通常与著录档案数量及复杂程度紧密挂钩。一般情况下，按卷计费时，简单档案每卷著录费用约在 15 - 40 元。如常规的年度业务档案卷，著录内容相对固定、格式统一，著录一卷费用可能为 15 元左右;但对于包含多主题、多责任者且需深度标引的档案卷，著录费用或会达到 40 元 / 卷。若按条计费，普通档案条目著录每条费用大概在 0.3 - 0.8 元。一些需要关联多个关键词、进行复杂分类标引的特殊档案条目，著录费用则可能提升至 1 - 2 元 / 条。同时，若著录工作要求与特定的档案管理软件或数据库深度适配，服务提供商可能会根据适配难度加收一定比例的费用，通常在总著录费用的 10% - 30% 之间。

　　综上所述，档案整理扫描著录费用的合理规划与有效控制，是保障档案数字化工作顺利推进的关键。从档案类型、纸张规格到著录复杂程度，每一项因素都深刻影响着费用成本。在江苏数字化档案建设进程中，通过制定标准化流程、引入先进技术提高效率、采用规模化采购等方式，能够在保证工作质量的前提下，优化成本支出。同时，建立动态的费用评估与调整机制，及时根据市场变化、技术革新和实际需求，灵活调整预算分配，确保有限的资金发挥最大效能。