中山市隶属于我国广东省，位于广东省中南部，珠江三角洲中部偏南的西江、北江下游出海处，东南连珠海市，东隔珠江口伶仃洋，与深圳市和香港特别行政区相望。得益于独特的地理位置，中山市在长久的发展中积累了较为丰富的档案资源。

　　中山档案整理服务的具体内容：

　　第一，编制档案目录，建立档案目录数据库。以“件”为保管单位的文书档案，应依据档号顺序编制归档文件目录。目录编制应准确、详细，便于检索。

　　归档文件应逐件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　(1)序号：填写归档文件顺序号。

　　(2)档号：档号按照相关规则编制，如文书档案档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。

　　上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“J015-WS·2010-Y-BGS-0001”。

　　档号的编制有哪些要求

　　以“卷”或“件”为保管单位档案的档号如何编制?

　　(3)文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

　　(4)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 

　　(5)题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

　　(6)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日。

　　(7)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

　　(8)页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　(9)备注：注释文件需说明的情况。

　　编制档案目录推荐由系统生成进行编制，使用档案管理系统进行管理档案，通过著录目录数据，生成档案目录。

　　第二，档案装订。归档文件一般以“件”为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

　　1.装订前需进行必要的修整

　　(1)修裱破损纸张;

　　(2)复制字迹模糊或易退变的文件;

　　(3)超大纸张折叠;

　　(4)去除全部易锈蚀的金属物。

　　2.装订的方法。归档文件，宜采取线装法装订。

　　(1)页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订。

　　直角装订自归档文件上边、侧边各 2 cm 处入针，在上方环绕后再在侧面环绕(或在侧方环绕再在上方环绕)，再在上方(或侧方)绕半圈后与入针线头打结。打结可以选择在上方(侧方)，也可以选择在入针处。缝线与归档文件结合紧密的，也可以不打结，但入针、出针处应保留 1.5 cm 左右的线头。

　　(2)文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

　　三孔之间的距离，竖版文件以 8cm~10cm 为宜，横版文件以 6 cm~8cm 为宜。三孔与左侧边距不低于 1.5cm。穿线时，先将装订线对折，将两个绳头并齐后从文件材料的背面穿入中间孔洞，再将绳头分别向下穿入两边的孔中，并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头，使装订绳紧缚文件，再将两个绳头在中间孔处打结。三孔一线装订在打结后应保留 1.5 cm 左右的绳头，并在打结处用力压实。

　　第三，档案装盒。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

　　1.装盒的具体要求：

　　①不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒;

　　②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;

　　③分机构(问题)时,不同(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些(问题)形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。

　　2.装盒时应注意以下问题：

　　①档案盒应采用无酸纸制作。

　　②应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒(一般采用4CM文书档案)，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒应选用厚度较薄的档案盒。

　　③档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,顺次装入下一盒即可。

　　最后，随着信息技术水平的不断提升，档案管理相关机构也积极开展信息化转型工作，将档案整理工作与数字化等先进技术手段相结合，衍生出了档案数字化的新型档案信息形态。