宣恩县位于我国湖北省恩施土家族苗族自治州，历史十分悠久。宣恩县资源富集，享有“中国贡品之乡”“中国白柚之乡”等美誉;森林覆盖率72.77%，是天然的大氧吧和避暑胜地，属于国家重点生态功能区。与此同时，宣恩县积极顺应时代发展潮流，响应国家发展政策，开展档案整理数字化工作。

　　宣恩档案整理数字化工作的大致流程包括：

　　(一)档案整理

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　1、目录数据准备

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　2、拆除装订

　　在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物;将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。

　　3、区分扫描件和非扫描件

　　按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

　　4、页面修整

　　对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊;

　　折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

　　5、档案整理登记

　　制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　(二)档案扫描

　　1、扫描方式(扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪)

　　根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，如

　　工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。

　　普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描;

　　纸质过薄、透明的(如信纸、便签纸)采用高速扫描仪的平板扫描;

　　纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描;

　　对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描;

　　2、扫描模式(纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式)

　　页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式;

　　页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式(因情况而定);

　　页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。

　　3、分辨率选择

　　采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI;

　　采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。(以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理)

　　扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整;

　　需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率;反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准;

　　粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接;对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决;对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

　　4、扫描登记

　　填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　(三)数据验收

　　一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

　　验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　　填写纸质档案数字化交接登记表。

　　(四)数据备份

　　经验收合格后的完整数字化档案数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。

　　最后，通过档案整理数字化，宣恩县各个组织和机构对于档案资源的利用程度进一步加深，促进了档案管理水平的提升和档案利用服务工作的进步。