档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　高等学校档案，简称高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。其中，高校人事档案是其重要组成部分。

　　整理工作既是人事档案管理的基础工作，又是一项经常性的工作。人事档案的整理不同于文书档案的整理。文书档案只要分类、组卷、编目后就固定下来了，不允许轻易打乱重整。而人事档案整理后不能一成不变。人事档案具有动态性，随着个人经历的变化，人事档案材料也会不断变化，当这种变化达到一定程度时，已建立的人事档案由于补充新材料就需要重新整理。档案部门对人事档案的整理按工作范围分为以下三种类型：

　　(1)对新建档案的系统整理。主要指对那些新吸收人员的档案材料进行整理。这部分档案材料原来没有系统整理，或者没有进行有规则的整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂。随着各行业各单位新老人员的交替，这部分档案的整理工作应该是连续不断的，因此，必须从思想上提高对这一工作的重视程度，将其列人议事日程，及时地做好新吸收人员人事档案的系统整理工作，以适应人事工作的需要。

　　(2)对已整理档案的重新调整(补充整理)。由于人事档案的动态性，人事档案的整理工作不可能是一劳永逸的，已整理好的人事档案有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料，这种整理实际上是一种调整。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新编写目录，只在原有目录上补登即可。

　　(3)对本单位管理的全部或批量人事档案的集中整理。例如，每年6月底7月初，高校学生档案管理部门会集中时间、集中人力对所有毕业生的人事档案进行集中整理。在新中国人事档案发展史上，因人事工作和人事档案工作自身发展的需要而进行的普遍整理有两次。

　　高校人事档案整理机构的工作要求：

　　1.人事档案整理应使每个相对人的档案达到完整、真实、条理、精炼、实用

　　(1)所谓完整，是指将一个人的材料全部集中在一起。每份档案内容完整、时间来源清楚、有头有尾、不缺张少页、手续完备，如果是系列材料，保持档案系列的完整。没有空白和断档现象，才能全面历史地反映一个人的德能勤绩和经历的来龙去脉。

　　(2)所谓真实，是指档案材料的内容符合本人的实际情况，是经过组织审查认可归档的材料。凡属于污蔑不实的冤假错案材料，似是而非、未经查实的材料，张冠李戴、错装错放的材料，涂抹勾画甚至伪造的材料，一经发现，都应从人事档案中剔除出去，使整理后的人事档案能够真实客观地反映一个人的本来面目。

　　(3)所谓条理，就是按照有关规定将人事档案材料分门别类、有序排列，并编制目录，使人事档案材料层次分明、有条不紊、井然有序。

　　(4)所谓精炼，就是在完整、真实的基础上去粗取精，清理出重复的材料、“一事多证、人多证”的材料、不属于人事档案的材料、丧失保存价值的材料，使人事档案的内容集中、简洁、精干。

　　(5)所谓实用，就是人事档案的整理要以方便利用为出发点，对档案内容的分类、排列和技术加工等都要以便于各项工作的开展为原则。

　　最后，只有经过整理的档案文件才能充分发挥其价值和作用，发挥其作为档案的原始凭证作用和重要的参考作用。因此，高校人事档案整理机构开展工作是十分有必要的。随着社会的不断发展，档案的整理也逐渐衍生出许多新的形式，如档案整理可以与各种新型技术手段相结合，衍生出了档案数字化的新型档案信息形态，即利用数字化技术对档案进行整理，将传统的档案实体转换为以数字化形式存储的形式。