档案作为记录历史、承载信息的重要载体，其价值愈发凸显。无论是企业运营、政府管理，还是学术研究、个人事务，档案都扮演着不可或缺的角色。然而，面对海量且复杂多样的档案资料，如何高效、科学地进行整理与管理，成为众多机构和个人亟待解决的问题。正是在这样的背景下，档案整理机构应运而生。

　　第一，排列。排列归档文件的先后顺序。

　　(1)件内文件排序

　　归档文件排序时，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;转发文在前，被转发文在后;原件在前，复制件在后;不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后;正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　(2)归档文件的先后顺序

　　①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　第二，编写页码。

　　(1)纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　(2)页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　(3)文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

　　第三，加盖归档章，填写档号项。

　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构(问题)，其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。

　　第四，装订、装盒。

　　归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。另外，归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。完成上述步骤后，还需要将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　档案是一种十分重要的信息资源，它是对各种工作活动的原始记录，甚至可能涉及个人或者组织内部的隐私，需要谨防档案信息的泄露和丢失。因此，档案整理机构在开展工作时，应遵循以下原则：

　　1、遵循档案文件之间形成的有机规律。文件之间的有机联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，也称文件的“内在联系”。保持文件之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则。

　　(1)时间联系：档案在各部门形成时，是有一定过程和阶段性的，在这段时间内形成的各类档案总和。

　　(2)内容联系：涉及到具体的某件事务而形成的档案文件总和。

　　(3)来源联系：同属于一个形成者或同类型的形成者的档案文件总和。

　　(4)形式联系：指的是档案文件在载体、文种、表达方式以及特定的标记等因素上保持相同，从而形成的档案文件总和。

　　2、区分档案文件的不同价值。档案整理过程中，区分档案的不同价值、划分保管期限是一个关键的环节。将不同年度、不同机构、不同保管期限的文件区分开来，为开展后续工作打下基础。它有利于减轻日益增多的档案给保管场所和设备带来的压力，集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。通过判定档案的价值，档案人员能够进一步掌握档案的内容和效用，针对实际情况提出开发利用的具体建议，指导档案的利用工作，充分发挥档案的作用。

　　最后，可以说，档案整理机构的出现，不仅是档案管理专业化、规范化发展的必然趋势，更是信息时代对高效信息管理需求的有力回应。通过专业的整理、数字化处理和安全存储，档案整理机构不仅为档案的长期保存和高效利用提供了保障，更在推动档案管理现代化进程中发挥了重要作用。