档案整理服务

　　近些年来，随着档案数量的不断增多，各个机构的档案管理压力加大，但档案整理又太过繁琐，因此，各个组织和企业急需专业的档案整理服务，以减轻自身的档案管理工作压力，把更多时间精力放在核心业务工作上。所谓档案整理，指的是对各种档案资料进行分类、归档和保存，以便于日后的检索和使用。档案种类繁多，包括书面文件、电子文档、照片、录音、视频等，目的是确保档案资料的系统性和可访问性。

　　档案整理服务的主要流程：

　　1. 组件(卷)。档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷(以科技档案为例)时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台(套)等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。

　　2. 分类。分类指的是档案归类，即将完成组件(卷)的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构(问题)分类的立档单位，一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)三级分类;规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　3. 排列。排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列;以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列;照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　4. 编号。档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。编号有两种形式，一种是以件为单位整理的档案编号，另一种是以卷为单位整理的档案编号。

　　5. 编目。编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。

　　以上就是档案整理服务的具体业务内容，经过整理归档后的档案会被妥善保管在特定的场所，有利于保障其原件和信息资源的安全。在实际工作中，档案整理服务机构的服务流程并非一成不变，工作的开展是较为灵活的，可以根据客户档案的实际情况、保存状态以及客户的档案整理目标和要求等主客观因素，对档案整理服务过程进行调整，为客户提供个性化的档案整理服务。