在数字化时代，档案管理的现代化进程不断加速，档案数字化扫描系统作为提升档案管理效率、保障档案安全、促进信息共享的关键技术手段，正逐渐成为档案管理领域的重要发展方向。随着信息技术的飞速发展，传统的纸质档案管理方式已难以满足现代社会对信息快速检索、高效利用和长期保存的需求。因此，建设一套高效、安全、可靠的档案数字化扫描系统，不仅能够有效解决传统档案管理中的诸多问题，还能为档案信息的深度挖掘和广泛应用提供有力支持。

　　档案数字化扫描系统的主要功能：

　　1、未归档文件管理 包括文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、文件检索、打印输出等，涵盖文件管理的全过程。

　　2、电子文件权限控制 在系统维护中，增加了对电子文件操作的权限。

　　3、全宗管理 包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索利用、打印输出等。

　　4、资料管理 包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、检索查询、统计报表、打印输出等。

　　5、卷内文件管理 包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、检索利用、打印输出等。提供“扫描”功能，对档案原件扫描后的大量图形文件进行管理，同时可参照扫描图形文件进行著录。

　　6、归档文件管理 包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、检索利用、打印输出等。

　　7、综合检索 跨模块对文件、档案、资料进行按关键词检索，可以查看检索返回记录的详细信息，可以查看所包含的电子文件。

　　8、系统维护 包括分类数据设置、提示数据设置、倒排数据设置、用户管理、权限设置、系统日志管理、数据备份与恢复等功能。

　　9、电子文件著录 包括模板名称定义、自动提取项设置、选择电子原文、指定电子原文属于的模板、执行自动提取等功能。

　　10、借阅管理 检索文件、档案或资料信息、进行借阅登记;归还时，直接选择借阅的记录进行“归还”操作。

　　11、电子文件属性信息著录 在多媒体组建中增加了电子文件属性信息著录功能。针对每个电子文件，可以录入文件名称、图号等著录项。著录项可以由用户自行设置。

　　12、统计年报 包括档案及其管理状况的统计和档案事业组织与管理状况的统计。可方便形成上报报表的盘(碟)。

　　13、案卷级档案管理 包括案卷著录、编制案卷、案卷整理、开放管理、案卷鉴定、案卷销毁、检索利用、打印输出等。

　　14、数据管理 包括流水号设置、资料检索号设置、编制报表、数据移交与接收、汇总报表、批量修改(包含批量替换)、数据检查、数据检查设置等功能。

　　15、档案编研 包括信息著录、大事记、组织沿革、专题汇编、全宗指南、检索查询、统计报表、打印输出等。

　　16、自动校对 在未归档文件管理、案卷级档案管理、文件级档案管理、归档文件管理以及资料管理模块中可以选配“多点录入、计算机自动比对入库”的功能。

　　档案数字化扫描系统建设的必要性：

　　档案数字化扫描系统实现了档案结构化管理、永久性保存，做到归档自动化、保管电子化、彻底解决传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低、保存成本高等难题，为档案保管单位提供了便捷服务。

　　第一，提高档案管理工作效率：系统具备数字化档案预览、归档、存储、借阅等管理服务功能，规范档案采集、归档、管理及使用流程，与人工归集整理档案相比，大大缩短了工作时限。

　　第二，提升档案保存年限与安全性：数字化档案具有使用年限和存储年限长、安全存储性高等优点。系统通过数字信息技术，将档案保存时间延长，甚至可做到档案永久保存;档案数据独立存储，数据安全性大大提升。

　　第三，降低档案管理成本：数字化档案系统的应用实现了从传统纸质档案到数字化档案形式的转变，提高公档案存放空间的利用率，降低了档案管理成本。

　　第四，保证数字化档案数据的真实性和独立性：档案采集全面，操作全程留痕，可溯可查，便于监管。

　　综上所述，档案数字化扫描系统的建设是一项较为复杂的工作。未来，随着技术的不断进步和档案管理需求的日益多样化，档案数字化扫描系统还需不断优化和升级，以适应时代发展的要求。