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摘要：随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善和住房改革的不断深入，高校在新形势下的房产档案管理也需做出相应的调整。而计算机在高校管理中的普遍应用正为高校房产档案管理的信息化建设准备了条件，利用信息化管理手段来管理房产档案，是提高高校房产管理水平的一个重要途径。本文从高校建立房产档案信息化管理的困难入手，探讨了房产档案管理的信息化建设的具体措施。
高校房产管理是高等学校的房管部门对学校房屋财产、教职工住房以及与之相关一系列事务进行的管理工作，是高校管理机构的重要组成部分。而档案是很重要的信息资源，在高校中，作为档案众多门类中的房产档案，是学校房产管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房产历史记录，是房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。随着计算机在高校管理中的普遍应用，如何将现代信息处理技术与房产档案管理相结合，提高房产档案的利用价值，已经成为目前迫切需要解决的问题。
1．在高校建立房产档案信息化管理的困难
1.1领导重视不足
重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。
1.2技术手段落后目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
1.3档案管理人员专业素质不高目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。
2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设
2.1提高对档案管理信息化建设的认识要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2.2推进房产档案馆数字化进程实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。
2.3完善房产档案信息归集、检索系统为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2.4建立准确的房地产档案数据分析系统房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2.5提高管理人员的综合素质档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入。降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
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导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
一、深化档案管理意识
现阶段，我国许多高职学校对档案不够重视，认为档案管理可有可无。殊不知学校档案是高校人才培养工作水平评估的基础和依据，它是历史的记录、知识的载体。学校的档案管理是与学校各个部门、各个层面的各项工作分不开的，因此档案的管理工作有很强的的重要性和必要性，深化档案管理意识的具体工作如下。
1.学校要组织全员培训，定期或不定期学习学校档案相关知识，强化全体教职员工档案意识，理解档案对其作用，如此才能自觉配合档案管理人员做好档案的管理工作。如教学档案关乎学校教学实践、教学管理、教学研究、教学改革各项活动;基建档案贯穿于基建管理和基建工程项目等活动之中;
科研档案与科研活动有关(包括课题立项和研究、成果鉴定、项目推广等)，另外，学生管理档案、声像载体档案更是关乎学生素质教育和毕业情况、高职学校校园建设等方方面面，这些对个人和学校的发展有着重要的价值，是高职学校持续发展的基础。
2.学校领导要站在科学发展观的思想高度，在档案管理中起带头作用，做到以身示范，做到对学校各个方面的档案材料进行信息化、网络化，真正把档案管理工作纳入学校工作的重要议事日程、学校总体规划以及管理制度之中，并且要经常在会议活动中广为宣传《档案法》，才能有助于形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
二、培养高素质档案管理人才队伍
学校档案工作是一项基础性管理工作，虽是“配角工作”，却至关重要，档案管理人员素质高低关乎档案管理工作的质量。只有进一步提高学校专兼职档案人员的素质，才能为高职学校做好档案管理工作提供人才保障。
优秀的档案工作人员虽是“为他人作嫁衣”，但必须具备良好的政治素质、业务素质、知识素质，这三种素质缺一不可。
1.政治素质，即档案工作人员要用科学发展观指导自己的工作，做到爱岗敬业、忠于职守、实事求是。
2.业务素质，这是档案工作人员做好档案管理工作的关键。档案管理人员要精通计算机网络技术、多媒体技术以及具备信息处理和分析能力，才能更好地适应知识化、信息化迅速发展下档案信息繁多的新形势。
3.知识素质。档案工作实质上是专业性、服务性很强的工作，因此档案人员还要掌握相应的科学文化知识，以适应档案工作发展与需要。
为了培养高素质档案管理人才队伍，一方面，学校必须要强化档案管理人员的在职教育、继续教育，制定相应的培训计划。另一方面，学校要完善人才选拔、聘用工作，选用那些对档案专业知识熟悉和专业技能过硬的人员，做到专职专用，使“死档案”变成有生命力的“活档案”，最终促进学校档案工作不断向前发展。
三、构建档案管理制度和信息系统
在计算机现代化日益普及的今天，为了科学管理档案，还需要建立相关制度和信息系统，这是档案工作逐步实现规范化、科学化、智能化管理的有力措施和保证。
1.规范档案管理工作制度，建立健全档案工作管理体制
例如，有的学校制定了《档案人员工作职责》《档案保密制度》《档案室收集制度》《档案室安全消防制度》《全宗档案分类大纲》等一系列与档案工作相关的'各项制度，使学校的档案工作有章可循。再如，为了促使各科室人员重视档案工作，有的学校将档案工作做得优秀与否纳入年终评优选先的依据，通过这一制度，有效促使学校各科室人员认真研究、落实档案工作。
2.构建档案管理信息系统，这是快速开发教学档案信息资源的有效途径
现如今，学校档案的载体由纸质档案为主逐渐转变为磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，已经发生了巨大的变化。并且，随着高职学校的扩招，档案种类多、时间跨度大、形式多样，一定程度上为档案管理工作带来难度和新的挑战，因此，学校要尽快构建档案管理信息系统，使档案管理朝着信息化的方向发展，为档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的技术保证，最终有助于学校档案管理水平的整体提升。
四、挖掘学校档案的服务潜能，保障资源利用
学校档案好比一座资源库，其管理的初衷和归宿就是更好地为学校服务。目前，许多高职学校档案工作者还存在“重管轻用”的观念，缺乏“服务第一”的意识，因此，只有挖掘学校档案的服务潜能，积极探索档案资源开发和利用的新思路、新方法，才能保障档案这种信息产品得到真正发挥作用。
为了充分发挥档案的服务作用，档案管理人员要对档案资源进行深层开发，更好地将档案信息传递校领导、各处室及教研室教师等，可通过完善检索工具、开通校园网站等多个途径和角度，方便教职工对所需档案资料的查寻，由此丰富了服务手段，真正体现档案工作的价值，更好地为教育、教学服务。
另外，档案管理人员要善于利用大量的本校独有的原始信息，并对这些信息进行有针对性的整理，使其形成实用性和权威性较强的教学档案信息，更好地提供给学校领导和有关部门，也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。
综上所述，档案管理是学校管理工作和教育事业极其重要的组成部分，起着承前启后的作用。高职学校可以采取深化档案管理意识、培养高素质档案管理人才队伍、构建档案管理制度和信息系统以及挖掘学校档案的服务潜能等具体措施，做好档案管理这项系统工程。
导语：高校档案是指高校在历史沿革、招生教学、科研攻关和学生管理活动的历史记录，是对具有留存价值的各类图片、影像和文字材料进行记录和保存的活动，在高校发展中处于十分重要的地位。新时期做好高校档案管理工作面临一些困难和问题，需要加强在这方面的的探究。
一、新时期高校档案管理工作存在的困难和问题
1、工作环境变化，工作量增大
随着我国高等教育的不断发展，高校档案管理也取得了一定进步，但随着高校综合化和多元化发展，高校的建筑面积和招生规模不断扩大，管理范围和科研活动不断增加，使得高校档案管理工作的客观环境更加复杂。
2、管理手段滞后，信息化程度不高
随着高校办公条件和计算机技术等现代信息技术的不断推广应用，高校的档案管理部门也都配置了现代化的档案管理信息化设备，购买了档案管理软件，实现了档案的微机化管理。但是，从高校档案管理系统的数据处理、管理对象和功能实现等方面来看，还没有达到信息化管理的程度，没有实现档案的网络化管理，无法充分发挥高校档案信息资源的全员共享和效益作用的有效发挥。
3、档案管理意识薄弱，管理人员素质有待进一步提高
高校师生职工受传统档案保密思想影响，对档案管理工作缺乏足够的认识，主动保存档案的意识不强。对于科研和教学活动投入精力多，对档案管理工作不够重视，某些学校活动没有形成有效的.档案材料，没有进行有效地档案管理，甚至有的职工认为，档案管理工作与学校发展关系不大，不必投入过多精力，影响了高校档案的完整性和安全性，对高校档案管理造成不可弥补的损失。
同时，虽然高校档案管理队伍比一般企事业单位管理队伍文化层次高，但也存在专职档案管理人员素质不强现象，存在档案科班出身的管理人员较少，受过系统档案管理工作培训的人员不多、业务能力和素质不强，以及对计算机、网络技术等现代信息技术掌握不透，缺乏足够的信息化档案管理素质和能力等问题。
二、做好新时期高校档案管理工作的对策措施
1、健全完善高校档案管理系统
高校档案管理工作涉及面广、牵扯部门单位较多，只有得到全体教职工的支持和配合，才能真正做好档案管理工作，只有全体教职工中树立起档案保存意识，才能真正保证档案管理工作的质量。
要加大教育培训力度，定期举办培训活动，提高教职工对档案管理工作的认识;要加大档案集中管理的力度，按照“统一标准、统一领导、分层管理”的原则建立学校层面的档案领导队伍，健全组织体系，协调档案管理工作;院系和各个职能部门都要创建专门的档案室，并选取专业档案管理人员进行专门的档案管理;
同时，要明确责任分工，使档案管理专业人员及各院系和职能部门的档案管理人员都明确自己的职责，推进档案管理工作标准化、科学化建设;在调动全体教职工共同参与的基础上，利用全方位、全员收集档案信息的办法，保证档案的真实性和客观性，并不断挖掘高校档案信息，充实高校档案材料。
2、提高高校档案管理信息化水平
随着现代信息技术的不断发展，推进高校档案管理信息化建设，实现档案信息的网络化共享、数字化检索和查询，成为当前高校档案管理工作的发展趋势。随着高校档案管理面临的工作环境日益复杂、工作对象日益增多，档案管理的强度增大，只有将现代信息网络技术应用到档案管理中，才能实现档案管理工作的现代化。
实现高校档案管理的信息化水平，有助于提高档案管理工作质量和效率，并且可以将档案信息及时传递给需要信息的人，为档案查阅提供了便利。要提高档案管理信息化水平，就要加大投入，保证档案管理硬件设施的配备，充分运用光纤数字技术、网络监控技术等实现档案收集、存储、整理、保存和应用的信息化，提高档案共享速度，优化档案管理质量。同时，要结合网络化发展趋势，借助现代网络技术，实现档案管理由单机管理向网络联机管理的模式转变，将档案目录、卷宗实现全信息管理，通过纸质档案和数字档案结合管理的方式，提高档案管理信息化建设的质量和速度。
3、改进和提升档案管理标准
档案管理工作是一项系统严谨的工作，如果缺乏相应标准，就难以实现档案管理工作的顺利实施。高校应结合自身特点，创建符合自身发展的档案管理模式及方法，明确档案管理标准，加大档案管理标准化工作力度，实现档案管理的科学化。
可以通过建立完善档案收集、归纳、保存、应用、管理、保密等标准，实现各类档案信息归档一体化管理的目标。同时，要建立配套的考核制度，明确责任分工和岗位职责，将考核结果与档案管理人员利益挂钩，提高档案管理质量。
4、提高档案管理队伍素质
搞好高校档案管理工作，最关键的是要提高档案管理人员的专业素质、业务能力和信息技术应用能力，不断提升档案管理人员的专业素养。要综合利用多种方法，按照“管理标准、业务熟练、素养良好、服务优质”的标准要求，通过举办档案管理新知识、新技术培训，加强档案管理人员的专业素质，培养一批专业素质较高的档案管理人才。要鼓励和引导档案管理人才不断加强个人学习，在增强档案管理专业素养的同时，认真学习信息网络技术，增强自身的知识储备，全面掌握工作内容。
同时，还要培养档案管理人员的职业素养和责任心，保证档案管理人员遵守保密协议，在工作中做到恪尽职守、爱岗敬业、服务热情，为提高高校档案管理水平提供人才支撑。
三、结论
综上所述，做好高校档案管理工作意义重大，新时期高校档案管理工作面临一些困难和问题，只有不断强化工作措施，提高档案管理水平，才能更好的服务高校的发展。
导语：档案管理工作是有效提高高校工作质量和工作效率的必不可少的一个重要部分，在整个高校的管理工作中占据着重要的位置，充分的记载着高校的发展历史，为今后对高校的发生的研究提供必要的资料依据，同时还能作为科学分析与制定高校今后发展的好教材。
一、在高校档案管理工作中存在问题
在档案管理工作之中，高校的档案管理意识在不断地增强，各个部门对于档案管理工作的重视也在不断地提高，工作人员的素质也得到比较明显的提高，但是从整体上来看，在高校档案管理工作中还存在着一些问题。
1.档案管理体制建设不健全
虽然说高校的档案管理工作是按照档案法的要求进行的，加强对于档案的管理，并且按照国家档案馆的标准建设，但是还是存在一部分高校因为各种各样的原因没有对档案管理工作进行管理工作，在制度建设上的步伐缓慢，无法跟上时代的发展，在高校档案管理工作的投入不足，直接导致了高校档案管理工作的低效率。除此之外还有一部分的高校档案整理归档不及时，造成了档案的不齐全，严重影响了高校档案管理工作的效率。
2.高校档案管理基础建设相对落后
现如今国家对于高等教育重视程度的提高，使得高等教育的建设也在进行之中，这同时也为档案管理工作带来了一些新的内容，对于基础建设的要求也不断的提高。与高校发展的要求相比较，存在一部分的高校档案管理工作中的基础建设投入相对不足，缺乏一些能够安全保存档案的专门库房，一些基础性的防火、防盗、防虫等的必要的措施不足，现代化的一些软件硬件设备落后，使得高校档案管理工作的现代化发展缓慢，非常容易造成高校档案的丢失及损毁，影响了高校档案管理水平的提高。
3.高校档案管理人员素质有待提高
首先，高校档案管理人员数量不足，档案专业技术人员比较少，在专职档案员中拥有专业技术职务的工作人员比较少。其次，高校档案管理人员的专业素质普遍来说比较低，不能够满足和适应新时期对于档案管理工作的新的要求，高校对于档案管理人员虽然进行一定的调整，将文化结构以及职称结构进行了改善，使其工作人员都具有大专以上学历，但是随着高校档案工作范围的拓展，这些工作人员的专业素质还不能满足工作的需要。最后缺乏复合型的专业性人才，制约了档案现代化的进程，影响了档案管理工作的发展。
二、加强高校档案管理工作的几点对策
加强高校的档案管理工作，首先需要从建设力度入手，建立高素质的'工作队伍，具体的来说就是需要做好以下几点：
1.加强高校领导对于档案管理工作的重视程度
档案管理对于高等院校来说是非常重要的，它能够见证学校的发展，既能够承载高校以前的发展，又标志着高校未来的发展。想要加强高校档案管理工作首先就要从提高领导的重视程度开始，要让高等院校的领导们认识到办好学校的前提就是认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作的好坏能够直接的影响到高等院校领导的决策。
现代的当务之急就是改变高等院校领导认为档案管理工作可有可无，只是一个摆设、形同虚设的有错误有偏差的看法，并且将高校的档案管理工作纳入到学校发展之中。
2.加强高校档案的现代化管理工作
由于各种原因造成了高等院校的档案管理的现代化进程缓慢，想要加强高校档案管理工作就要加强档案的现代化管理工作，积极主动的创造条件，不断地提高高校现代化档案管理工作的水平，争取让档案管理工作与高校的办公自动化水平同步的发展，同时对于档案进行数字化处理，以便逐渐的推动高校的档案信息化管理进程，同时还应该制定比较完善的制度比如说档案保存制度、档案保密制度、立卷归档制度等制度。
另外，还要做好高校的数据库建设，按照网络时代的要求，将学校的各类档案进行详细的分类，在计算机上进行档案的归档和检索，掌握并且了解计算机电子档案的操作规则，了解计算机系统的安全防护，提升高校档案管理人员的信息化和现代化的意识，让搞笑的档案管理工作也能够与时俱进，
3.加强队伍建设，提高管理人员素质
上文中提到，现如今高校档案管理人员的素质也是在加强高校档案管理工作中遇到的比较大的问题，档案管理人员的素质在档案工作的取得的成效方面起着决定性的作用。想要提高档案管理人员的素质主要应该从三方面入手，一方面就是健全管理人员对，建立专职于兼职相结合的档案管理队伍，按照国家的要求和规定裴丁比较稳定同时具有较高的专业素质的管理人员，确保高校档案管理工作的顺利进行，并且再根据自身的需要适当的增加或减少工作人员，保证工作的稳定性;
另一方面就是要不断加强业务培训，有计划、有目的的对于高校档案管理人员进行业务培训，使之能够了解和掌握档案馆中各种材料的鉴别、保管、整理、分类等不断地提高管理人员的专业的整体素质，提高高校档案管理工作人员的现代化意识，积极的进行观念的更新，并且充分的领互联网技术对于档案进行分类，利用校园网的优势，实行网络办公，实现“无纸化”。
最后一方面就是建立健全竞争激励机制，对于工作任务进行细化，责任能够分配到每一位工作人员身上，实行量化考核，充分的调动起高校档案管理工作人员的积极性，为工作人员营造一个积极向上的工作环境，有利于加强高校档案管理工作。
三、结束语
由于时代和高校建设的要求，必须要重视高校档案管理工作，建立完善的档案管理制度，使用现代化的手段提高管理人员的专业组织，加快高校档案管理工作的现代化进程，加强高校的档案管理工作，为高校的发展提供助力。
黄少芳 刘晓鸿 张俊芳 张 瑛 孙 玲 安玉娟 叶育红 李晓秋
（中国地质大学（北京））
摘 要 加快地质资料信息化建设是时代发展的紧迫要求，高校数字校园为数字资料档案馆建设提供了契机。本文结合当前高校在地质资料与档案管理信息化建设的现状、需求和存在的问题，重点探讨了推进高校地质资料与档案管理数字化和信息化的核心任务和发展对策。
关键词 高校 地质资料 信息化 管理
地质资料是地质工作者智慧和劳动的结晶，是地质事业发展的记录，是珍贵的社会财富，也是经济建设的重要依据[1]。地质资料包括成果地质资料、原始地质资料、实物地质资料。地质资料服务于社会，体现了地质工作成果的价值。国土资源规划与管理、开发和利用，以及地质调查、矿产勘查、工程建设、国防安全等许多行业，都对地质资料的开发利用具有十分广泛的社会需求。随着时代的发展和信息技术的进步，地质资料的管理、开发利用以及社会服务的方式和手段，正在发生巨大的变化。在信息技术迅速发展的当代社会，地勘行业地质资料与信息资源的数字化、网络化建设在加快推进。地质学家提出建设“数字地球”，高校也在大力推进数字校园建设，加强地质资料与档案管理的数字化和信息化建设，也是当前高校资料管理部门面临的重要研究课题和工作任务。加快资料档案的数字化建设，提高信息化程度，建立数字资料档案馆，是高校资料与档案管理的发展趋势和工作目标，也是适应当今信息化社会和数字化时代的必然要求。如何构架和加快推进资料档案管理的信息化和集群化，是资料档案管理者需要认真思考的问题。
1 加快地质资料与档案管理信息化建设是时代发展的要求
1.1 技术进步与社会发展，驱动了地质资料信息化建设
当今社会是信息化大发展的时代。我国将信息化建设列入国民经济和社会发展的重要内容。在我国《国民经济和社会发展十二五规划纲要》中，提出了“推进经济社会各领域信息化和全面提高信息化水平”的目标和任务，信息化建设已经贯穿于我国经济建设和社会发展的各个领域。21 世纪的今天，数字化与计算机技术瞬息万变、飞速发展。在信息化建设迅猛推进的社会背景下，传统的资料与档案管理面临着严峻的挑战和发展的机遇。地质资料与档案管理工作必须紧随时代的潮流和步伐，利用现代信息技术提高管理能力和服务水平势在必行，使高校地质资料与档案的管理和服务逐步走向数字化、网络化和信息化。
1.2 高校数字校园建设的需要
随着计算机网络技术的迅速发展，现代化信息与网络成为我们日常生活和工作不可缺少的重要工具和手段，信息化管理的程度和信息资源开发利用与服务的效益也成为衡量高校技术管理水平的标志之一。数字校园建设为加快高校资料档案信息化建设提供了重要的契机和条件。加强高校信息化管理，建设数字化校园，给高校现有的资料档案管理工作模式与运行机制带来了巨大挑战，由实物（纸质文件、照片、声像、影像等）馆藏模式转向实物馆藏和馆藏数字化并存，并通过计算机网络和信息系统建设，将资料档案管理信息化融入高校数字校园建设。
1.3 服务于高校教学科研工作的需要
高校的主要任务是培养人才尤其是专业技术人才，中国地质大学更是肩负着培养地球科学人才的重任。建校 60 年来，培养了大批地学专业人才。随着办学规模的扩大，科研工作量的剧增，教学和科研工作对地质资料使用需求急剧扩张，对地质资料的管理与服务提出了更高的要求，具体表现在野外工作对地形图的使用数量和频次增多，研究生撰写学位论文对地质报告和文献资料的查询检索率直线上升，科研人员对成果资料的调阅使用量骤然上升。因此，常规的手工资料管理模式已经难以满足当前的需求，只有全面推进资料与档案管理的信息化建设，才能提供更加高效快捷准确的管理与服务。
2 高校地质资料与档案管理的现状
2.1 现状分析
中国地质大学（北京）资料档案工作是从 1976 年以后逐步恢复的。我校自 1997 年以来开始利用计算机进行资料档案管理；2004 年使用了资料档案管理系统建立资料档案目录数据库，逐步替换了手工目录的查询，提高了资料档案检索的速度和准确度，简化了档案检索目录制作过程，大大提高了资料档案管理的工作效率。
我校保存的地质资料主要包括归档的科研成果资料、地形图和地质报告、研究生学位论文等。其中有两种属于保密资料，一种是国家基础地理信息中心制作的基础测绘成果资料，属于国家秘密；另一种是归属于全国地质资料馆的国家非公开性成果地质资料。近年来，我校在借阅、购买和使用“国家非公开性地质资料”和“国家秘密基础测绘成果资料”过程中形成了一套切实可行、较为规范化的管理制度。2011 年，根据国家对涉密资料加强安全管理的要求，我馆对地形图等保密资料进行了系统清理核查，在制度上和措施上保障了涉密资料的安全使用。
在资料档案信息资源建设方面，我校分期分批对馆藏纸质资料档案进行扫描和数字化处理。资料档案的数字化工作，在保护纸质档案的同时，也大大提高了档案利用效率。当前我校资料档案的数字化工作正在有序推进，馆藏资料的数字化工作采取档案馆自己整理，委托专业扫描扫描制作验收后入库的方式。截至目前，我校已投入专项经费近百万元专门用于馆藏档案数字化工作，配置了存储档案数据的专用服务器及大容量磁盘阵列等设备，馆藏资料档案的数字化率已达 60%。
地质资料在环境、工程、城建、交通等领域也具有广泛的用户，根据掌握的情况，不同高校对地质资料的管理形式各有不同。例如在一些设有地学专业的综合性大学，管理部门设在地学专业所属院系。而一些未设地学专业的高校，也有个别科研工作涉及地质资料的使用，在此情况下，对于地质资料的管理还处于缺位，没有专门的管理部门负责地质资料的管理，科研人员通过申请获得的地质资料的安全管理处于游离状态。
2.2 发挥的作用和成效
资料档案信息化将成为“数字校园”建设总格局中一个重要的组成部分。当前，高校的资料与档案的信息化建设正在大力推进，数字资料档案馆的建设在国内众多高校中如火如荼地进行着。资料档案的数字化建设和信息化管理为高校的科研、教学和政务管理等提供了更高水平的服务，在服务高等教育的决策咨询、宣传教育、信息传播、考证利用、资料开发利用和学术交流等方面发挥了重要作用。
2.3 存在的问题
虽然高校资料档案的信息化建设都在积极推进，但是由于各种主观和客观因素的制约，总体上信息化程度还不高，需要加大投入和开发的力度，进一步加强和推进资料与档案管理的信息化建设。
（1）数字化程度和信息化水平还不高。与国土资源行业部门的地质资料管理专业机构相比较，地质类高校的地质资料信息化建设还处于较低水平。有些高校还处在手工目录查询阶段，馆藏资料的数字化程度较低，还没有构建系统化的管理体系和服务平台，与院系和行政管理部门的在线数据链接与信息传输和服务系统还不完善。
（2）基础建设滞后，发展能力不均衡。由于多种客观原因和各类高校的自身发展情况不同，高校资料档案馆的建制和业务发展十分不平衡，与社会同级的资料档案馆相比，多数高校的资料档案馆在基础设施、馆藏资料数字化、信息化和服务平台建设、业务体系构建和人力资源条件等方面存在一定的差距，特别是基础建设的软硬件装备和环境亟待更新和改善，需要领导重视，增加投入，加强基础建设。
（3）涉密安全的制约。个别高校由于科研成果资料涉及国防和国家军事安全，涉密级别高。为了安全保密，对资料的管理还在沿用传统的手工和物理方式，数字化、网络化和信息化成为涉密安全的壁垒，涉密安全保障技术成为制约信息化建设的瓶颈。
3 加快高校地质资料数字化建设与信息化管理的对策与建议
如何管好、护好、用好珍贵的地质资料，是资料管理者需要认真思考的问题。高校资料档案管理的信息化建设是一项系统工程，需要学校的重视与支持，需要学校各院系和各部门的协作，需要资料管理部门在观念和理念上开拓创新，充分利用计算机与网络等信息技术和手段，加快数字资料档案馆的建设。
3.1 信息化工作的核心任务是建设数字资料档案馆
数字资料档案馆是应用现代信息技术对数字资料档案信息进行采集、加工、存储、管理，并借助网络平台，通过信息集成管理系统，提供资料信息服务和共享利用。实现数字资料档案馆是信息化建设的目标，因此资料档案的信息化工作应该围绕数字档案馆建设，以数字档案资源为对象，以计算机网络技术为手段，将传统的纸质资料档案实体管理逐步发展成以各种数字资料档案资源为对象的电子文件管理，建立资料档案数据库和网络服务系统，通过集成式数字化业务工作平台进行信息资源的数字化管理和服务。围绕这一核心目标，近期主要任务有：馆藏资料的回溯性数字化、资料目录数据库建设、全文资料数据库建设、数据库建库指南和相关标准制定、新归档资料的电子文件入库、资料档案综合管理信息系统建设等。
3.2 地质资料与档案资源的数字化是信息化建设的基础
地质资料管理的信息化建设，其首要工作是进行资料的数字化[2]。对于有些不宜数字化的个别资料与档案，可以实现目录的数字化。资料与档案资源的数字化是整个信息化建设的关键环节和必要条件，因此要做好地质资料与档案在收集、征集、汇交和接收过程中的数字化建设和电子文件的管理，加强与学校各院系和各部门的沟通联系与协调合作，健全资料档案工作网络，对于在各种科研、教学和行政活动中形成的地质资料与工作档案，按照有关规范要求及时进行整理、立卷、归档和入库（包括实物库和数据库）。
3.3 信息资源的网络运行体系是信息化建设的基本保障
网络运行体系建设是地质资料与档案管理信息化建设的最基本保障，数字化存储的资料信息资源需要依靠网络体系得以体现并发挥高效作用。局域网环境支持下的信息管理系统不仅能实现网络查询浏览等基本功能，更要具备对数字化资料的“收、管、存、用”四项主体功能，还能够保障对资料档案数据的导入导出和对数据的安全管理；以网络化的方式将分散的电子资料档案信息资源进行连接和集成，实现对分布式的资源共享和不受时间、空间限制的现代化管理，通过建立完善的信息网络来实现资料的网络化管理与服务。
3.4 健全地质资料信息化管理的规范化和标准化体系
标准化和规范化是数字环境下地质资料信息管理的前提条件，资料档案信息化建设对资料档案工作的标准化提出了更高的要求。数字化地质资料信息管理的发展方向是国际化、标准化、专业化与集成化，地质资料信息标准体系建设要具有兼容性、一致性、可持续性和动态发展性，建立和完善地质资料的规范和标准体系，包括地质资料汇交的规范、网站和数字化资料馆的规范、对软硬件系统的技术规范和元数据规范等[3]。例如在网络化的环境下对资料档案信息的采集，为最大限度地满足用户的多方面需求，实现存取海量信息的有效性，必须采用统一的数据格式和元数据标准。在文本、图像、音频、视频等资料档案信息资源多样性的情况下，只有按照统一的标准规范进行制作，才能使多元的资料档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行，电子公文、电子资料档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行。
3.5 提高法律意识，建立完善安全的保障制度
在资料的数字化、网络化、信息化管理环境下，强化安全措施，建立严密的安全制度和保护屏障是非常重要的[4]。针对涉密资料的管理，要加强法律、法规和制度建设，形成一套职责明确、程序严谨、措施得力的资料档案管理服务机制。尤其是对于大比例尺地形图等涉密地质资料的使用和管理，严格执行国家的涉密资料安全保密制度，通过保密宣传、制度约束和强化安全管理等措施，维护国家安全权益。
3.6 加强培训，提高业务能力
地质资料规范化和信息化管理对人员业务素质提出了更高的要求，除了要具有一定的专业知识外，还必须具备计算机与网络技术，以及熟悉和掌握开发地质资料档案信息系统的能力。既要广开门路吸引人才，还要对在职人员进行新技术、新方法和新理念的培训，建立高素质高质量的专业管理队伍。
3.7 创新思维，做好规划，逐步推进
高校地质资料与档案管理的信息化建设是一个与校内多部门协调配合、互动合作的系统工程[5]，基于目前地质类高校的资料管理信息化建设程度还不高，起点较低，全面建设数字资料档案馆，需要一个发展过程。首先要进行充分的调研和需求分析，学习借鉴其他单位的经验和技术，做好信息化建设和数字资料档案馆的规划，构建本校数字档案馆建设的架构，逐步推进高校地质资料管理与信息化建设。
4 结语
资料与档案管理工作是高校管理工作的一个重要组成部分，在一定程度上反映了高校的现代化管理水平。加快推进资料管理信息化，建设数字资料档案馆，既是当前形势发展的需要，也是高校资料档案管理工作面临的新课题和新任务，更是事业发展的趋势。当前，地质专业类高校的资料与档案管理信息化建设，无论在硬件基础设施，还是系统平台等软环境建设方面，距离要实现的目标还存在较大的距离。地质资料管理与服务要紧随时代的步伐，乘着国家“十二五”规划大力发展信息化举措的东风，突破思维约束，运用现代管理的理念和信息技术，加强组织领导，加快推进信息化建设，使高校地质资料与档案管理水平跃上一个新的台阶。
参 考 文 献
[1] 茹湘兰 . 我国地质资料管理与服务信息系统建设初步设想 [J]. 国土资源信息化，2001，（4）：19 ～ 22
[2] 姜作勤 . 地质工作信息化若干问题的思考 [J]. 地质通报，2004，（23）：9 ～ 10
[3] 李裕伟 . 地矿工作信息化工程的若干基本问题 [J]. 国外地质科技，1998，（1）：1 ～ 6
[4] 李淑云，卫双囤 . 档案信息化建设的现状与对策 [J]. 山西档案，2011，（S1）：46 ～ 47
[5] 邓琦 . 做好高校档案信息化建设的几点思考 [J]. 黑龙江档案，2011，（1）：88
