档案信息化建设计划

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

档案法中关于档案信息化建设的规定是什么

档案法中关于档案信息化建设的规定是根据过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
新档案法的颁布施行对不断加强档案治理体系和治理能力现代化具有重大的历史意义，为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障。
电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。
【法律依据】
《中华人民共和国档案法》
第三十五条 各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。第四十二条 档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的下列情况进行检查：
（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；
（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。第三十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

档案信息化基础建设的核心内容主要是什么？

如何进行档案信息化管理

导语：在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。

一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。

要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。

一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;

二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。

档案管理标准化包括：

档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的`档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。

因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：

首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。

再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。

地质档案信息化建设的思考

郑冰莹

(广东省有色矿山地质灾害防治中心)

摘要 随着现代科学技术在地质档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为地质档案部门最为常用的工作工具和管理手段。地质档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息，从而在信息领域有其特殊的地位。

关键词 地质 信息化建设 地质档案管理

在信息化飞跃发展的今天，信息化建设对地质档案管理产生了深远的影响。地质档案管理信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。

1 地质档案信息化管理的重要性

地质档案是地质部门重要的原生信息，是一种具有特殊价值的信息资源，是地质工作发展的宝贵信息资源。地质档案管理工作是地质事业发展的重要组成部分。作为信息资源的重要组成部分，地质档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用。地质档案信息化管理工作作为地质工作的管理性、服务性、基础性工作，在地质工作中发挥着重要作用。

2 地质档案信息化建设的内容

档案信息化建设内容十分丰富。主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设和人才队伍建设等四个方面的内容。

1)基础设施建设。软、硬件基础设施是地质档案信息化建设必不可少的基本条件，是地质档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。

2)档案信息资源建设。地质档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。地质档案信息资源的开发，是实施信息化战略的核心，是地质档案信息化建设取得实效的关键。

3)标准规范建设。地质档案信息资源共享，基础数据库为社会利用，标准规范是地质档案信息化建设的关键环节，是实现地质档案信息资源有效利用，避免重复建设，提高效率的重要条件。

4)人才队伍建设。要加大培训力度，有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新，不断提高信息技能。要把地质档案信息化建设的过程作为锻炼队伍，培养人才的过程，边学习边实践，不断总结、不断提高。

3 地质档案信息化建设的过程

地质档案信息化建设，要以地质档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度，加速完成各级综合地质档案馆文件级目录数据库的建设任务，为地质档案信息化产业创造良好的基础和条件。地质档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行地质档案信息化建设。

首先是收集地质档案的过程。要扩大地质档案收集对象，既要向法定的地质档案形成部门收集，还要向非法定的信息收藏部门与研究部门收集，同时还要向个人收集；要扩大地质档案收集范围，不仅收集文书地质档案，还要收集其他门类的地质档案。地质档案的收集应注重收集具地方特色的地质档案信息资源，特别是现行信息资源的收集，以弥补馆藏地质档案信息资源的不足，确保馆藏结构上的不断优化和调整，以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作，它为地质档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。这样才能实现地质档案馆服务社会的多样性、及时性和灵活性的功能，才可以拓宽地质档案工作服务渠道。

其次是管理地质档案的过程。决定地质档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化地质档案信息。如果没有形成一定规模的数字化地质档案数据库，没有大量的、不断增加的信息数据——数字化地质档案，就无法发挥地质档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的地质档案数据库系统是重点中的重点。

通过信息技术管理地质档案，实现计算机联网，在网上实现地质档案目录检索，在一定的权限内进行地质档案全文浏览，以满足社会各阶层的需求。地质档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类地质档案信息，达到地质档案资源共享。

第三是利用地质档案的过程。地质档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对地质档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些地质档案信息资源，对地质档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对地质档案开展科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用地质档案信息资源为社会服务，从而达到地质档案信息资源的有效利用。

第四是地质档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、地质档案一体化管理模型，建立新型地质档案安全保障系统。

4 地质档案信息化建设中应注意的几个问题

1)地质档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级地质档案部门在地质档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。

2)保障重点，分级建设。地质档案信息化建设首先集中力量对重要的地质档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的地质档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现地质档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类地质档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书地质档案的管理系统，以满足机关对地质档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其他门类的地质档案管理系统。这样能够保证地质档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现地质档案信息化的进程。

3)切实重视人才培养。地质档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对地质档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的地质档案和计算机专业知识的人员从事地质档案信息化工作，这就要求各级地质档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区地质档案信息化建设中存在的共性、难点问题。

4)在网络环境中，地质档案信息的安全问题。防治计算机病毒是地质档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保地质档案在网络中的安全，必须安装知名杀毒软件，并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件，同时采用防火墙技术。

5)关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所有文件进行修复。

5 加强地质档案信息化管理的措施

地质档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定地质档案信息化管理的有关标准，推广地质档案管理应用软件，加强电子文件和电子地质档案的管理，做好电子文件、电子地质档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子地质档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业地质档案信息网络，实现企业馆藏地质档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

地质档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现地质档案管理历史性的跨越，从而保证地质档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的地质档案信息服务。

各级人民政府应当将档案信息化纳入什么规划

法律分析：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划

法律依据：《中华人民共和国档案法》 第三十五条 各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。