档案信息化建设的核心内容

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

扩展资料：

档案数字化的主要内容

1、档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

2、载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；

3、档案专题信息的采集与建库。

参考资料来源：百度百科-档案数字化

推动地质档案信息化建设的思考

陈贤

(广西壮族自治区第六地质队)

摘要 地质档案是记录地质信息资源的载体，伴随着信息技术及信息产业高速发展，传统的地质档案管理模式已经难以满足如今数字化和信息化对于地质档案的全新需求。笔者分析了推动地质档案信息化建设的必要性，针对当前地质档案信息化管理存在问题进行了科学的探讨并提出了解决这些问题的方法，指出推动地质档案信息化建设需要领导重视，加大经费投入，需要档案管理人员更新观念，提高素质和技能，加快数字化进展，确保地质档案信息安全，以实现地质档案管理信息化的社会效益和经济效益最大化。

关键词 地质档案 信息化 建设

在信息技术及信息产业高速发展的今天，加快地质档案工作融入信息社会的步伐，大力推动地质档案信息化建设，迅速、有效地为社会各行各业提供地质档案信息，充分发挥地质档案在矿产资源保障和地质技术服务中的作用，已是各地勘单位和广大地质档案工作者刻不容缓的重要任务。笔者结合广西壮族自治区第六地质队的工作实际，就推动地质档案信息化建设进行若干思考。

1 地质档案信息化建设的必要性

地质档案信息化建设，主要是指将现代信息技术及其设备，如计算机、光盘刻录机、照相机、扫描仪等运用到地质档案管理工作中，建立档案信息系统，能够更加方便、快捷、高效地完成对地质资料的接收、编目、著录、统计、检索等，使档案管理方法更具科学性，大大提高地质档案管理工作效率，提升整个单位的技术水平，实现地质档案信息资源的社会效益和经济效益最大化。

1.1 方便检查查询，提升工作效率

传统的纸质档案查找利用起来相当麻烦，首先档案管理者要翻账本从目录中找出档案，然后按照记录，到浩如烟海的档案库进行查找，这个过程中费时费力，并且不可避免地对档案造成损坏，而且同一份档案在同一时间只能由一个人借阅，无法满足多人的需要。在实现档案的信息化管理之后，利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存，即可实现在计算机上即时查询，将所需档案检索出来，省略了手工操作的重复劳动，还能同时满足资源多人共享，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率，使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些地质档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡。

1.2 改善档案管理，提高时效性

实现信息化的档案管理，档案管理人员可提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时提出档案信息中存在的问题并提出解决方案，让档案管理方式从档案的保管转变成档案的信息化服务、管理和采集，进而使档案资源能实现科学配置，从而为地质工作提供更及时、更高效的服务。

1.3 支撑科研活动，促进开发利用

地质档案的管理是手段，开发利用才是目的。地勘单位多年的地质工作集存了数量众多的地质档案，它是地质工作成果的主要表现形式，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究的依据和基础，具有巨大的商业价值和使用价值。不论是国家重点工程建设、基础设施建设，还是生态环境保护、矿产资源调查等，都离不开地质档案作为重要依据。相比传统的纸质载体档案，通过扫描技术、光盘技术，一份电子文件可以同时记录文字、图形、图表、声音等各种媒体信息，从而为地质技术人员提供更为翔实的科研材料，促进地质档案的充分利用。

2 地质档案管理存在的问题

2.1 保管状况不佳

新中国成立以来60多年的地质工作，使地勘单位积累和保存了大量珍贵的地质档案。如广西壮族自治区第六地质队截至2014年6月底，库存地质档案达到2764档，总计123045件。相当一部分地质档案，特别是20世纪60～70年代形成的地质档案资料，大多为低质蓝图和手抄本，随着时间的流逝，蓝图正在褪色，字迹正在消失，逐渐变得模糊不清，手抄本的纸张亦正在逐步老化，造成信息丢失而无法正常使用。还有一些重要矿区、典型矿床的“热点”地质档案资料，由于借阅次数多，也造成一定的破损。这些地质档案都是地质工作者长期在艰苦的环境中辛勤工作的智慧结晶，既是野外勘查过程的真实反映和记录，也是地勘单位得以发展壮大的重要基础。要想保存利用好宝贵的地质资料只能加强信息化建设，进一步加快地质资料档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，实现地质资料档案信息资源数字化，这将大大减少对纸质资料的查询，降低了纸质档案遭到破坏的可能性。

2.2 地质档案管理人员素质不高

长期以来，档案资料工作给人的印象就是几个中年妇女在故纸堆中“钢笔抄抄、糨糊刷刷、绳子扎扎”，暮气沉沉。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面，造成了档案室人才配备不合理，人员素质整体不高，表现为档案管理人员工作责任心不强、安于现状、懒于学习、计算机的操作能力不强、对地质档案数字化、信息资源开发能力不足等。

2.3 对地质档案管理工作缺乏重视

一些地勘单位的领导对地质档案认识不足、重视不够。在地质档案管理人员配备、待遇和工作经费等方面差强人意，导致高素质人才不愿从事地质档案管理工作。

3 加快地质档案信息化建设的建议

3.1 保障地质档案信息化建设的组织领导与经费投入

地质档案是一种具有特殊价值的信息资源，对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用，是地质工作事业发展的重要组成部分，地勘单位各级领导应予高度重视，加大人力、财力的投入，尽力满足档案信息化建设所需经费，给予档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门的建设和发展。

3.2 提高地质档案管理人员素质，优化队伍结构

地质档案信息化建设要稳步开展，就需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化建设核心内容是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，这对档案工作人员的综合素质提出了更高的要求。档案管理人员要掌握地质、物探、化探等地学专业的基本知识，了解地质勘查工作的基本过程，知道不同专业不同阶段应该形成哪些地质资料，才能按照档案管理的法律法规及相关规定、标准，根据本单位馆藏资料的类别特点，对已经收集的文字、图纸等资料，在方便查找便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目。地质资料管理人员还要能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、多媒体技术等技能。只有掌握了地质档案的形成过程和手段等专业知识，才能充分利用现代信息技术手段提高服务水平，才能更好地管好档案。因此，一方面档案管理人员必须认清形势，转变观念，改变传统的“重藏轻用”档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变机械的手工管理方法，树立档案信息化管理意识，牢固树立终身学习理念，提高自身素质；另一方面地勘单位应注意引进信息管理方面的人才，优化队伍结构，建立适合地质档案信息化和现代化需要的复合型的专业队伍，以适应地质档案信息化建设的需要。

3.3 加快实现地质档案信息化、数字化进展

地质档案是广大地质工作者长期从事艰苦野外地质工作和室内汇编整理出来的辛劳和智慧的结晶，为了便于保存、使用，纸介质地质资料数字化迫在眉睫。地质档案工作者要加快实现地质档案信息化管理，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，逐步建立起目录检索数据库和全文数据库，使档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用，这既是地质工作现实要求，也是档案管理的必然取向。建立档案目录检索数据库后，档案管理人员根据借阅者的要求，只要在计算机输入资料名称、工作时间、矿种类别等任意一项或两项关键词，就可以马上从数据库中检索出有关的地质档案资料信息，方便、快捷、准确地为借阅者提供服务，极大地提高工作效率。全文数据库就是采用扫描、拍摄等方式，将纸质档案录入计算机，并建立相应的电子文档号，查阅时只要输入所需档案的电子文档号，就可以很方便查阅，不需要再到库房调用纸质档案，延长纸质档案的保存寿命。

3.4 加强地质档案信息安全管理

地质档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题，尤其是随着网络应用越来越普及，计算机的脆弱性和潜在威胁也日益凸显，涉密的地质档案，一旦通过不正当渠道泄露出去，就会对地勘单位经济利益乃至国家安全造成重大的损失。首先，要提高档案管理人员的安全防范意识，让他们了解到档案流失、泄密的严重后果，以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识，计算机要安装加密软件，实现文件的强制自动加密，自动加密文件离开单位电脑环境无法使用，这样就可以防止别有用心的人把地质资料带出。其次，要防止档案数据丢失。储存档案信息的计算机要镜像备份，还要用光盘、磁盘、移动硬盘等工具另外储存，确保档案信息的安全。再次，地质档案工作用计算机要全部为涉密计算机，要与互联网完全隔离，并安装保密监控软件，计算机USB接口要封存，严把数据的入口、出口关。

地质档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，内容广泛，涉及地质资料的整理、开发利用，相关人才的培养等。在地质档案信息化建设过程中，必须从多方面入手，改变传统的档案管理理念，树立新的观念，加大资金投入，加强地质档案工作队伍的建设，优化档案管理的各个环节，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。

参考文献

[1]任改莲.浅谈电子时代的地质档案信息化管理[J].档案与社会，2013(2)：32～33.

[2]黄少芳，刘晓鸿.大数据时代地质资料信息化发展探讨[J].中国国土资源经济，2013(10).

什么是档案信息化建设？

档案信息化建设。
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
十三届全国人大常委会第十九次会议20日审议通过了修订后的档案法，自2021年1月1日起施行。新法强调推动档案开放与利用，将档案向社会开放的期限由三十年缩短为二十五年，并进一步要求加强档案信息化建设。
其实就是把计算机信息技术运用到传统档案管理中，比如有“规档云”这类系统就是针对档案信息化建设的。

档案法中关于档案信息化建设的规定是什么

档案法中关于档案信息化建设的规定是根据过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
新档案法的颁布施行对不断加强档案治理体系和治理能力现代化具有重大的历史意义，为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障。
电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。
【法律依据】
《中华人民共和国档案法》
第三十五条 各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。第四十二条 档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的下列情况进行检查：
（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；
（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。第三十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。