如何做好档案数字化管理

　　档案数字化管理是当前信息技术发展的必然趋势，通过将纸质档案数字化可以提高档案管理效率、节约存储空间，并为后续数据分析提供便利。本文将从以下几个方面介绍如何做好档案数字化管理。

　　1确定数字化管理目标

　　在进行档案数字化管理之前，需要明确管理目标。这包括确定数字化的范围、要达到的效果以及提升的价值。例如，是否只需将档案扫描成电子文档，还是需要进行OCR识别、建立关键字索引等。

　　2制定数字化管理计划

　　在确定目标后，制定详细的数字化管理计划是必要的。计划应包括项目时间表、人员分工、设备选型、数据安全保障等内容。同时，还应考虑纸质档案的保管和转移方式，确保数字化过程中档案的完整性和安全性。

　　3选择合适的数字化设备和技术

　　选择合适的数字化设备和技术是档案数字化管理的关键。例如，扫描仪的选择应考虑到扫描速度、分辨率和文件格式等因素。此外，还可以利用OCR技术将扫描的图片转换为可编辑的文字文件，提高检索效率。

　　4建立档案数字化管理系统

　　建立档案数字化管理系统是保证数字化档案有效管理的基础。系统应具备良好的数据存储、备份和恢复机制，同时支持档案检索、分类和权限管理等功能。可以选择已有的商业软件或自行开发定制系统。

　　5进行数字化处理和质量控制

　　在数字化过程中，需要进行一系列的处理和质量控制措施。包括图像的裁剪、旋转、压缩等处理，以及文本识别的准确性检查、索引关键字的添加等。这些措施能够提高档案的可读性和检索效率。

　　总之，档案数字化管理是一项复杂而重要的工作，通过数字化能够提高档案管理的效率和准确性。在进行档案数字化管理时，需要明确管理目标，制定详细的管理计划，选择合适的设备和技术，建立数字化管理系统，并进行质量控制。只有通过科学规范的管理方法，才能实现档案数字化管理的价值和效果。

　　档案数字化管理的难点

　　档案数字化管理的难点是指在实施档案数字化过程中可能遇到的各种挑战和困难。本文将从几个关键方面论述档案数字化管理的难点，并提供相应解决方法。

　　1大量纸质档案的处理

　　难点：大量纸质档案需要进行扫描、转换和处理，工作量巨大。

　　解决方法：制定合理的计划，合理分配人力资源与时间，可以考虑外包或引入自动化设备以提高效率。

　　2资源和成本投入

　　难点：档案数字化需要投入大量的人力、物力和财力资源。

　　解决方法：制定明确的预算和资源计划，合理安排资金支持，优化人员配置，寻找合适的技术和设备以降低成本。

　　3数据安全和保密性

　　难点：纸质档案数字化后的电子数据可能面临数据泄露、篡改等风险。

　　解决方法：建立严格的数据安全管理体系，包括加密存储、权限控制、定期备份和监测等措施，确保数据的机密性和完整性。

　　4文档质量和识别准确性

　　难点：纸质档案可能存在损坏、模糊或字迹不清等问题，影响数字化处理效果。

　　解决方法：选择高质量的扫描设备，进行图像处理和优化，使用OCR技术进行文字识别，并进行后期校验和修正。

　　5档案检索和管理系统

　　难点：建立高效的数字化档案检索和管理系统需要综合考虑多个因素，如系统设计、用户需求等。

　　解决方法：进行需求分析，选择适合的档案管理软件或自行开发定制系统，确保系统具备良好的搜索和分类功能。

　　总之，档案数字化管理的难点主要包括大量纸质档案的处理、资源和成本投入、数据安全和保密性、文档质量和识别准确性以及档案检索和管理系统的建立。解决这些难点需要合理计划和预算，采用适当的技术和设备，建立严格的数据安全管理体系，同时注重文档处理和质量控制。只有克服了这些难点，才能实现档案数字化管理的效益和提升。

　　档案数字化管理的作用

　　提高经济效益：数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费；

　　提高办公效率：数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心；

　　增强档案原件保护：将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　档案数字化管理可以提供什么服务？

　　对于企事业单位，建立安全便捷的档案信息化管理体系，对于日常档案工作的开展也有很多好处。但是对于一些企事业单位来说，开展档案数字化建设也有一些问题，比如缺乏专业的数字化设备，但是专门购置所进行的投入也较高。而且进行信息化体系建设需要构建专门的档案信息化处理系统，对于单位的档案工作人员而言，缺乏相关工作经验，可能达不到较好的工作状态。那么构建档案数字化管理体系可以为日常档案工作提供哪些服务呢？

　　首先，档案数字化管理体系的构建需要完成对传统载体档案进行数字化工作。所以对于人事档案、会计档案、文书档案等多种类型档案材料，都可以进行数字化服务，将纸质材料转化为信息端的电子资料，使得档案查询、利用更为便捷。而且专业的档案数字化服务商可协助单位构建各类专业的档案信息查询系统，可实时掌握档案情况，加强对档案信息资源的开发利用，对于提升档案信息的处理、传输能力也有好处。