公安局、法院档案数字化保密工作

保密与风险防控

1 资质审查

公安局、法院档案档案在内容上包括了很多干部隐私信息，保密与风险防控必须贯穿数字化工作全过程。当前我国很多公安局、法院档案档案档案管理机构由于专职档案人员的数量和精力有限，不足以同时兼顾日常档案管理工作和数字化工作，所以很多档案机构选择了聘请外包公司进行专门的数字化服务。在前期准备阶段，要注重对外包公司和所有数字化项目参与人员的资质审查，调研其是否具备保密资质、是否有足够的数字化经验、是否具有数字网络技术能力；对于使用的软硬件设备，要明确国产化率，检测其安全性，防止网络泄密。

2 强化安全意识与责任要对所有参加干部人事档案的人员进行教育 。一方面，要强调干部人事档案的实体安全，严格按照所拟定的档案进出库制度规范档案交接行为，制作档案交接单，做好档案核对，明确每一卷干部人事档案的库存状态。在数字化过程中，任何工作人员不得污损、丢失、抽取档案材料，在档案库房和出库情况下，都做好档案“八防”；另一方面，要注重保障干部人事档案的信息安全，在数字化项目开展前做好保密教育，树立工作人员的保密意识，通过签订保密协议等方式，明确法律责任，严禁以任何形式泄露档案信息。数字化成果要注意使用符合国家标准的载体，并妥善保存。

数字技术的发展为干部人事档案管理工作带来了新的挑战，党和国家对干部人事档案数字化的新要求，推动档案工作者思考未来的创新与变化。当干部人事档案从传统的手工管理向数字化、信息化迈进，干部人事档案数字化工作的复杂性、系统性和长期性要求我们做好前期准备和全过程管理，既梳理好流程、分析重点和难点，也要考虑并防控风险、确保档案的实体安全与信息安全。在数字化技术下，干部人事档案必将为我国人才建设、组织建设提供更好的支持作用，不断服务于国家的建设。