智慧档案馆建设（智慧档案馆建设标准）

　　传统的数字档案馆（室）向智慧档案馆建设（室）升级是未来的建设方向！郑州中博奥为此推出了智慧档案一体化建设系统。

　　1、建设目标

　　郑州中博奥的智慧档案管理平台是以档案室为核心、以服务为基础的系统架构，系统运行效率更高、用户体验性更好。基于Windows服务提升了智慧档案馆管理总平台的灵活性和敏捷性，从系统架构层面为复杂多变的档案管理、档案环境安全提供统一的解决方案。

　　按照《数字档案室建设指南》要求及《JGJ25-2010》标准规范要求建设合规档案室，并依据目前已有室藏量及年均增长速度满足未来十年实体档案存储要求。实现密集架设备及十防设备之间的统一管理，有机联动，智能处置，系统自动分析、自动预警、自动报警；根据报警事项联动其他子系统协调工作，通过自动化处理方式，大大减少运维人员时间和精力。

　　历史记录功能，随时查看一年内数据、报警信息等；即使无人值守，也能随时了解系统运行状态。及时发现问题，准确定位故障，通过监控平台的预警报警功能获得清晰可靠的告警通知，使大部分问题暴露在未造成事故之前。

　　本方案从库房“收、管、存、用”的四个方面的基本功能，设计建设成为小型综合档案库房，即不仅仅需要考虑库房实体档案管理（档案存储环境及安防、库房气体消防、实体档案装具三个方面）。

　　还应包括档案资料接收时的除尘、消毒、整理，档案库房进出人员的除尘清洁，满足档案资料管理、保存、使用需求的RFID档案管理系统，档案资料定期杀虫灭菌消毒设备，方便档案管理及展示的数据显示大屏，以及辅助档案资料管理及库房环境管控的微型一体化数据中心智能机柜。

　　全面实现档案资料的综合管理。为实体和电子档案及库房环境的管理提供保障和后盾。同时，大屏对各个管理系统的综合展示，也是档案库房迈向现代化管理的重要部分。

　　本方案亮点：

　　档案室建设将实现智能自动化，实现人防、物防、技防的安全管理模式。档案室环境智能管理、档案室安全智能管理与档案室安全设备、存储设备、环境设备联动运行。主要内容包含：档案室一体化控制管理系统、智能存储档案柜、RFID识别盘库系统、档案借阅/收发管理系统、气体消防灭火系统、数字化档案管理系统等几大系统以及其他配套设施。

　　档案室及相关办公场地建设要符合档案防护的基本要求，实现按功能区域划分设计，实现防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)；

　　档案室地面应光洁、平整、耐磨，设有防止漏电的安全保护设置，档案室地面平均承重应为200公斤/平方米以上，采用密集架时承重应不低于在800公斤/平方米为宜。完成对所有设计区域装修施工及电器设计改造工作。

　　2、系统构成

　　库房环境监测：

　　（1）档案库房温湿度智能测控；

　　（2）档案库房空调自动测控；

　　（3）档案库房加湿除湿净化消毒一体机自动测控；

　　（4）档案库房漏水监测；

　　（5）档案库房空气质量自动监测；

　　库房安防监控：

　　（1）档案库房红外入侵报警智能管理系统；

　　（2）档案库房动态视频监控智能管理系统；

　　（3）档案库房门禁智能管理系统；

　　（4）档案库房消防报警系统；

　　档案库房七氟丙烷气体消防灭火系统：

　　3、功能建设说明

　　档案室建设将实现智能自动化，实现人防、物防、技防的安全管理模式。档案室环境智能管理、档案室安全智能管理与档案室安全设备、存储设备、环境设备联动运行。主要内容包含：

　　档案室一体化控制管理系统、智能密集架及档案收发管理系统、回转柜、RFID识别盘库系统、档案借阅/收发管理系统、气体消防灭火系统、数字化档案管理系统等几大系统以及其他配套设施。

　　3.1、档案室一体化控制管理系统建设方案

　　按档案室十防要求，即：防潮、防尘、防污染、防光、防有害生物、防水、防高低温、防火、防盗及防磁。对于十防中的防潮、防尘、防污染、防有害生物及防水均纳入档案室环境工程设计方案中，此五防内容，均列入环境工程设计方案中；其它五防内容单列设计方案。

　　本系统针对档案室安防、恒温控制、恒湿净化消毒控制、漏水报警系统等设备状态进行统一管理。各子系统的数据采集、数据存储、数据分析处理、报警、查询、报表及部分子系统的设置等功能全部通过环境监控平台实现。图形化显示，支持档案室电子地图功能，对档案室所有运行设备显示运行状态。

　　提供多种告警提醒方式，支持监控中心现场的声光、系统告警和远程短信、邮件等告警方式，用户可按需组合，实现对档案室的全天候自动监测，以达到无人值守目标。

　　报表系统中提供设备告警报表，通过设置监控站名称、设备名称、信号名称、子系统类型、报警类型等组合查询条件可获取包含告警信息、处理情况、告警统计信息的报表，可用excel或pdf格式供查询、导出、打印。

　　3.1.1、温湿度检测建设方案

　　在档案室内设置温湿度传感器，通过信号采集器采集其温湿度信号，再通过智能通讯器接入管理主机，实现对档案室内的温湿度的检测，实时数据可列表显示、电子地图显示、以及温湿度首页显示、通过参数设定，当温湿度值超过设定阀值时，及时发出报警，通过软件提示、短信播报方式提示用户管理员。

　　3.1.2、恒温控制建设方案

　　系统根据空调厂家提供档案室内温控仪通讯协议或者直接更换档案室内温控器，自动控制档案室内空调，当档案室内温度低于设定值时，自动开启空调制热，当档案室内温度高于设定值时，自动开启空调制冷，使档案室内达到存放档案温度标准。

　　3.1.3、净化消毒控制建设方案

　　系统通过现场温湿度传感器检测出数据，通过参数设定，当现场湿度超过设定范围时，系统给控制主机控制信号，开启除湿机。当现场湿度达到设定参数时，系统给控制主机控制信号，关闭除湿机。调控档案室湿度使档案室环境达到存放档案的要求。

　　当现场环境超过设定范围时，系统给控制主机控制信号，开启与关闭净化消毒。系统通过现场监测，通过主机软件，调控档案室环境，设备正常运行后湿度数据持续超标超限，系统将自动判断异常情况并自动报警，通过软件提示、短信方式提示用户管理员。使档案室环境达到存放档案的要求。

　　3.1.4、烟雾感应检测系统

　　在档案室内设置烟雾检测传感器，通过信号采集器采集其烟感信号，再通过智能通讯器接入管理主机，实现对档案室内的烟感情况的检测，及时发出报警，通过软件提示、短信提示用户管理员。

　　3.1.5、安防系统建设方案

　　布置红外防盗传感器，预设防拆报警功能，当非法人员强行进入时，输入触发布防状态的红外线报警器报警，同时本地监控系统立即向管理中心报警。当内部人员进入现场时，通过现场按钮对红外线报警器撤防，当人员离开时再进行布防。

　　视频系统完整集成视频监测系统，实时预览、录像、查询等功能，当档案室内架体被打开时，联动控制走廊处视频监控器自动记录人员操作画面；出现人员非法出入档案室时，视频监控器自动录像、自动储存。

　　门禁系统包括门管理、卡管理、准进卡设置，它是一个可以脱机独立运行的系统，机房预警监控系统出现任何问题都不会影响门禁系统的使用。管理人员可以对进出卡的注册、授权、注销、挂失等操作实现对人员进出权限的控制。当出现异常情况时，系统具有报警功能。

　　3.1.6、漏水报警监控建设方案

　　系统检测采用漏水探测器、漏水感应绳及其他辅助设备组成，采用耐酸碱、抗腐蚀、灵敏度极高的漏水感应绳，在档案室设置漏水感应检测系统，一旦发生漏水，漏水探测器即监测到水情发生，系统自动发出报警信号，同时系统画面上相应位置实时提示水情报警并通过发出报警，通知管理人员及时排除故障。

　　智慧档案馆建设标准

　　档案馆是人类文化的宝库、精神文明建设的重要基地。如何把传统档案馆建成符合时代要求、满足人们精神需要的智慧档案馆，是互联网大数据时代发展的重要课题。

　　智慧档案馆的“智”与“慧”

　　智慧档案馆是基于“物联网”“云计算”等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

　　智慧档案馆的管理对象为多元化的档案资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息，如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等。

　　以及档案馆采取各类技术手段管理档案资源的管理信息，如档案馆楼宇智慧管理信息等。其中，仅涉及第一类信息的智慧档案馆，我们可以称之为狭义智慧档案馆，涉及全部信息的档案馆则可称为广义智慧档案馆。

　　与数字档案馆相比，智慧档案馆更具档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案馆综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术，构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系，以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。

　　但是，仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案馆。真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。

　　从某种意义上讲，智慧档案馆的“智”可以概括为智能地感知信息，“慧”可以概括为聪明地应对与处置信息。

　　与数字档案馆相比，智慧档案馆的服务范围因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术，使智慧档案馆成为宽带档案馆和无线档案馆，在档案馆内将实现档案信息感知与服务的泛在化；并通过三网融合的互联网、移动通信网络等服务平台，实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。

　　智慧档案馆能够在数字档案馆的基础之上，通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联，随时采集环境信息、物体动态信息，增强智慧档案馆信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力，充分发掘数字档案的资源优势。

　　运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案馆运行的信息，从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供基础条件，为档案管理和信息开发创造更美好的前景。

　　智慧档案馆不仅是档案资源管理与开发的平台，也是智慧城市的重要组成部分，在智慧城市体系建设中发挥极为广泛的作用。对社会事业与公共服务信息化而言，智慧档案馆能够以市民和社会组织需求为导向，发挥多元化档案信息资源的服务作用，建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系，让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。

　　对电子政务而言，智慧档案馆以方便公众办事、提高工作效率为出发点，为党政机关和基层组织提供智慧化的档案信息共享支撑平台，促进公共事务的协同办理，进一步提高公共服务的便捷性。

　　智慧档案馆建设标准的几个关键点

　　让档案馆“智慧”起来的关键在于突破数字档案馆档案信息收管存用的理念、范围和模式，建立集“资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用”于一体的档案及档案馆管理与运营综合支撑平台。

　　一、资源多元。档案资源是智慧档案馆的信息基础。智慧档案馆的信息资源主要由以下内容构成：由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息的归档数据库等构成的档案内容信息资源，由档案目录、档案索引等构成的档案管理信息资源，基于RFID（射频识别）技术的档案实体信息资源。

　　由媒体信息、网站信息、非物质文化信息等构成的城乡记忆资源，由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源，由供电信息、温湿度信息、安保信息等构成的档案馆楼宇管理信息资源。

　　这些资源既可以让用户感知和获取档案内容信息，满足利用需求；也可以让管理者感知和获取档案管理信息，协同处理档案业务工作。

　　二、全面感知。感知是智慧管理第一要求。对智慧档案馆而言，需要通过管理策略和相应的技术手段，将档案实体、档案内容、档案管理信息与互联网联系起来，进行信息交换和通讯，实现对档案实体、档案内容、档案管理状况的感知。

　　对档案实体的感知主要通过射频识别技术实现，以智能化识别、定位、跟踪、监控和管理档案实体；对档案内容的感知，主要通过智能化的数据挖掘技术实现，以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息；对档案管理状况的感知，主要通过楼宇智能管理技术实现，以智能化监测、评价和处置档案管理状态。

　　三、综合处置。智慧档案馆的智慧之处，在于具备构筑在信息基础之上的应对与处置机制。对档案信息利用需求的应对与处置，将通过档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台，建立档案信息利用模型，对感知信息进行内容相关性评价、利用政策容许度评价、利用方式和途径合理性评价，进一步提高档案信息利用的查准率、查全率。

　　对档案管理业务工作需求的应对与处置，将通过档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析，及时反映档案管理状况，评价档案业务工作与业务标准的吻合指数，提示档案管理和档案馆运行管理风险。

　　提出跨部门协作管理的处置策略和考核指标，为档案管理者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议，使其科学开展档案业务工作，改善档案管理的运行效率提供可视化的、可量化的数据支撑和智慧支持，实现档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和交互式管理。

　　四、双模存储。智慧档案馆离不开海量数据的运算和存储。对智慧档案馆而言，解决海量数据带来的一系列问题，云计算不是唯一的途径，但是不可或缺的途径。一些档案信息具有安全保密等特殊属性，决定了智慧档案馆必须拥有属于自己的、独立的数据计算和存储能力。

　　因此，构建智慧档案馆必须配备满足业务工作需要的服务器和存储设备。但是，海量数据处理存储压力和已有潜在用户的利用需求特点，又决定了智慧档案馆必须采用云计算和云存储技术。

　　因此，智慧档案馆的数据运算和存储将采用“自有”和“云”双模模式。未来，智慧档案馆将不仅运行于“社会云”之中，还将运行于档案行业的“档案云”之中。

　　五、泛在应用。智慧档案馆的服务领域将随着技术的发展而进一步扩大。除了继续完善现有信息发布利用平台外，将跟进移动服务技术，建立移动数字信息查阅服务中心，通过无线网络和手机等终端设备，实现档案信息服务移动化。

　　同时，应适应三网融合的新形势，将档案信息服务纳入三网融合新的信息服务体系，将信息共享平台延伸至新的终端设备。通过构建档案智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护、智慧监督平台，实现档案资源的高度智能化管理和开发利用，为将来全面建设智慧档案馆打下基础。

　　建设智慧档案馆既是一个长期的过程，也是一项复杂的工作，同时面临着信息资源整合、信息安全等诸多技术与非技术问题，需要政策支持、法律规范和顶层设计，以促进智慧档案馆的健康发展。