档案整理办法

法律分析：机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。

属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接受范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接受范围的档案，立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限;已撤消单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

法律依据：《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定，

应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得拒为己有或者拒绝归档。

档案管理办法

1. 目的和范围

1.1为加强公司档案管理～推进档案管理的规范化、现代化建设～有效地保管和利用档案～更好地为企业两个文明建设提供服务～根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《管理暂行办法》等有关规定～结合本公司工作实际情况～特制定本制度。

1.2本制度规定了****公司文书、电子、科技、声像等档案管理的职责、管理内容与方法。

1.3本制度适用于*****公司文书、电子、科技、声像等档案的管理工作～包括档案的归档、整理立卷、保管、利用和借阅、鉴定销毁等。本制度所指的档案是指公司在生产、服务、经营、管理、电力工程、科研等各项活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

2. 引用标准

本制度引用了《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《管理暂行办法》等相关法律法规。

3. 管理职责

3.1 人事行政部职责

3.1.1人事行政部是公司档案工作的主管部门～负责制定,或定期修订,本公司档案管理工作的有关规章制度。

3.1.2 人事行政部配有专职档案人员负责档案管理工作。

3.1.3 人事行政部的档案主管部门需坚持用党的路线、方针、政策作为管理档案的指导思想,认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》～坚持以法治档～有法可依～执法必严～违法必究,定期组织专兼职档案人员的档案专业培训～掌握档案专业知识～不断提高科学管理档案的水平～积极开展档案的开发和利用工作～为企业创效益服务。

3.1.4档案主管部门需接受领导的工作指导～接受上级档案主管部门的业务指导、监督和检查。

3.1.5 档案主管部门负责对公司各管理部门文件材料的归档工作并进行指导和监督。

3.1.6 档案主管部门负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。

3.1.7 档案主管部门需积极参加上级档案主管部门组织的各项业务活动～执行档案工作的法律、规章和有关的业务标准～技术规范～维护公司档案的完整与安全。

3.2 分管副总经理职责

3.2.1 在公司负责组织学习、贯彻国家《档案法》和《档案法实施办法》等有关档案工作的文件～将档案管理工作同其它管理工作一样～纳入年度工作计划目标～做到组织、定员上的落实。

3.2.2督促制订本公司档案工作规章制度～不断提高档案管理标准化、规范化水平。采取有效措施～较好地解决档案工作中存在的实际问题和困难。

3.2.3 对公司档案工作做到有布臵、有检查、有总结、有奖励。

3.2.4督促、指导和检查公司各部门做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。

3.2.5负责审阅档案分类方案、归档范围和对各类档案鉴定和销毁工作～并报上级审查备案。

3.2.6 认真履行组织协调职能～全面完成公司各项档案管理工作。

3.3 各部门职责

3.3.1各部门配备兼职档案人员～收集和保管本部门的档案。公司档案实行统一领导、统一管理、统一制度。

3.3.2 档案专兼职人员需热爱档案事业、忠于职守、遵纪守法。经过档案专业培训～获得档案管理资格上岗证书～具有相应的档案专业知识和业务能力。

3.4 各部门负责人职责

3.4.1学习档案管理工作的标准、公司档案管理制度和办法～关心本部门档案～指导本部门的档案工作的开展～督促做好本部门档案的立卷归档工作。

3.4.2 顾全大局～带头向档案室移交和捐献反映本公司工作有价值的文件材料～不留作私用。

3.4.3 支持本部门兼职档案员的工作～协调好本职工作与档案工作的关系～解决实际问题～创造条件做好本部门档案整理工作～随时督促按规定做好文件材料的归档工作。

3.4.4 发现档案工作存在问题～与兼职档案员联系～并及时向档案部门提出意见和建议～搞好部门档案工作。

4. 总则

4.1 档案是国家和企业的宝贵财富～任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务～有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和处理。

4.2 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和～是反映企业各项活动的重要史料～是企业的一种资源～各级领导应重视档案管理工作。

4.3 档案工作是企业管理的一项重要基础工作～应切实加强对档案工作的领导～把档案工作摆上议事日程～列入本公司的工作计划、纳入目标管理责任制。

4.4 专兼职档案管理人员要不断提高专业管理水平～使档案管理做到完整、齐全、真实、准确～做到案卷质量高、编目清楚、书写工整～帐、物、卡一致～做到底数清、情况明。

4.5 档案管理应贯彻执行国家和行业的有关法规和制度～档案的分类编号办法应遵循国家档案局和电力行业档案分类编号方法规定的原则～并结合企业的实际情况。

4.6 各类档案应按总目录、全引目录、分类目录及底图目录～并满足现代化管理的需要～逐步利用计算机进行编目和检索。档案著录、案卷格式要符合国家有关标准。

5. 文书档案的归档

5.1 归档范围

5.1.1 公司自身形成的～反映本公司主要工作活动的文件材料～包括重要的会议材料～包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

5.1.2 各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等。

5.1.3 干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

5.1.4上级单位颁发、转发的针对本公司工作或本公司须遵循、贯彻的文件材料。

5.1.5 下属单位或部门报送的需办理的～具有查考价值的文件材料。

5.1.6 同级机关和非隶属单位颁发的本公司需执行的文件材料～以及与本公司联系、协商工作的重要来往文件。

5.1.7公司下属单位或各部门反映其基本面貌和经营状况的具有保存、查考利用价值的文件材料,

5.1.8 本公司职工因公外出参观、学习、考察和参加各种会议～收集获得的具有保存、查考价值的文件材料。

5.1.9 对外签订的合同、协议书等文件材料。

5.1.10. 信访工作材料。

5.2 归档要求

5.2.1 凡在工作中形成的～或上级单位颁发需要贯彻执行的～具有保存价值的文件材料～分别由相关职能部门负责收集齐全～并分类整理～按规定时间移交本单位档案室归档。

档案管理办法是什么?

档案管理办法：

档案管理体制：

1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

2、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

3、公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。

档案管理工作：

1、档案材料的收集。

建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。

对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。

及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

2、档案的归档、立卷与管理。

区分全宗，确定立档单位。

分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

每年对档案进行一次清理。

3、档案的保管。

防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。

公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案。

做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

4、档案的鉴定。

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。

确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

5、档案的销毁。

对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁。

销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

6、档案借阅、利用工作。

凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

借阅期限不得超过一星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

人事档案管理办法

第一条 为规范公司人事档案管理，维护公司和员工权益，特制定本办法。

第二条 XXX是公司人事档案（含公司退休员工档案）的归口管理部门，负责人事档案的收集、归档、保管、借阅及传递的管理。

第三条 XXX按人事档案归档的内容有计划、定期向各部门收集人事档案资料，经整理后入档。

第四条 各部门按人事档案归档要求的内容和规定及时向XXX报送员工的有关档案材料。XXX收到人事档案材料后，须经整理、鉴别认定后入档。

第五条 各部门因工作需要需查阅人事档案时，须持本部门开具的《查阅档案材料介绍信》，且至少要有两个人到XXX档案室内查阅，少于两人的不予提供查阅。对于非公司内职工查阅公司相关人员档案时，需填写《查阅人事档案材料审批表》，经XXX领导签字同意后按程序办理。

第六条 查阅档案必须严格遵守以下规定：

（一）未经人事档案员允许，查阅人不准摘录或复制档案内容；

（二）查阅人不准查阅本人或直系亲属档案材料；

（三）查阅人不准泄露被查阅人档案内容。

第七条 人事档案借阅管理

（一）凡需要办理人事档案借阅手续的，经办部门须至少提前一天向XXX提交所需内容、时间、目的等情况，以便XXX及时办理相关手续；

（二）经办部门借用人事档案须经XXX主管领导批准，借用时间不得超过三天，确需超期借用时必须补办延长手续。

（三）查阅、借用人事档案，经办人双方必须履行交接手续。查阅、借用后XXX人事档案员须查对档案无任何问题后收回归档。不履行交接手续和不经查对即归档的，追究人事档案员责任。

（四）对借用的档案，借用人必须妥善保管，不准转借、传阅、涂改、复印、拍照、不准抽撤张页及泄露档案内容。对违反规定视其情节和造成后果，予以行政处理和经济处罚。

第八条 凡经公司批准由公司调出的人员，XXX负责其人事档案调转手续的办理，将其人事档案发送调往单位或转交调出人员自带。