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法律分析:1、合同应交由企业档案管理部门进行归档,档案管理一般为法务部门或行政部门。2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作。3、合同归档之前进行扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总,方便日后查询。5、建立客户评价系统。6、定期对合同进行汇总、整理,从不同的角度对合同进行分类、分析。
法律依据:《中华人民共和国劳动合同法》 第十一条 用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同,与劳动者约定的劳动报酬不明确的,新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行;没有集体合同或者集体合同未规定的,实行同工同酬。
第十二条 劳动合同分为固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同。
一、纸质合同归档:
1、一份合同完全结束后(包括合同选商、签订、履行、变更、付款等),在做完整归档,归档全部合同过程中产生的文件。
2、合同签订后,做合同签订前文件的归档;变更、付款等后期文件,作为第二部分归档。
二、电子档案归档
目前企事业单位都有合同系统,可以通过合同系统线上进行归档。
如何进行合同档案管理
合同的相应负责人应了解正常的合同程序,规范合同的形式,必须起到合同材料搜集的齐全并保管和移交给档案部门,从合同的特点可以清楚地知道,合同必须有全面的关联材料,不可随意拟定,应该按照标准的合同规范走,这样可以减少企业与相关主体的纠纷情况。档案部门也要随时进行合同档案的整理与归纳,确保合同的完整性。公司要制定相关的规定,每年在规定时间内进行合同的审查以避免可能发生的情况。
企业正常的档案管理,是将其分散到档案管理的两大类型当中,因此我们应该进行改革与创新,根据每一个企业的不同特点进行合同分类管理,其中包括在每一个档案分类中对合同进行单独分类,建立单独的归档处理,打破以往过于分散的合同归档,也可以按照《合同法》合同种类的相关规定进行合同归档管理,这样档案就清楚明确了。
各个部门的相关负责人对合同必须重视起来,建立合同确立意识。档案管理人员也必须要有严谨的工作态度,认知到合同是公司企业发展关键,也是企业发展的记录者。其应该对合同进行精细规划,可以对合同进行统一的编号处理,每一份合同都有自己唯一的标号,方便查找与保管。
法律分析:档案整理合同不需要缴纳印花税。印花税是对在经济活动和经济交往中书立、领受具有法律效力的凭证的行为征收的一种税。需要缴纳印花税的合同如下:购销合同、加工承揽合同、建设工程勘察设计合同、建筑安装工程承包合同、财产租赁合同、货物运输合同、仓储保管合同、借款合同、财产保险合同、技术合同等。
法律依据:《印花税暂行条例》第二条 下列凭证为应纳税凭证:(一)购销、加工承揽、建设工程承包、财产租赁、货物运输、仓储保管、借款、财产保险、技术合同或者具有合同性质的凭证;(二)产权转移书据;(三)营业帐簿;(四)权利、许可证照;(五)经财政部确定征税的其他凭证。