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档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,下面是我为你整理的企业档案管理规定,希望对你有用!
企业档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
第六条 档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理办法:
1. 方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。
2. 步骤:
A. 收集
文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。
B. 整理 根据分类和成立时间整理。
C. 分类 根据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。
第九条 过程管理:
1. 属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条 监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁:须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
第十二条 公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条 借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
第十五条 分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。
第四章 档案备份制度
第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章 责任
第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室
第一责任人为各部门指定的资料员;
第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
业务资料管理规定
为提高公司档案管理水平,进一步加强业务资料归档的标准化和规范化建设,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
一、 业务资料归档责任主体
综合业务部负责制定业务资料管理标准,对各业务部门资料归档工作进行指导、检查和培训,各业务部门负责各类专业性和具体性业务资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。已经办结的项目,由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒(夹)等耗材,统一由办公室调配,业务部门申领。
二、 归档文件要求
1、 归档文件材料内容必须真实、准确。
2、 归档文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。
3、 归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。
4、 归档的文件字迹要符合长期保管需要,应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作,严禁使用易褪色的书写材料。如:圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写材料。
5、 归档文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件材料应为A4纸,必要时可使用 A3纸,但归档应折叠为A4纸大小。
三、 整理要求
1、 案卷题名
案卷题名要求简练、准确,能够概括揭示卷内文件的内容与成分。
案卷题名构成形式:
(1)符合规范的名称+业务类型
(2)出让宗地编号+业务类型
(3)时间+业务类型
2、 卷内文件排序
(1)归档文件目录
归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征,并固定文件排列次序的表格。
(2)归档文件
卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。
密不可分的文件应依序排列,即正件在前,附件在后;批复、批示在前,请示、报告在后;正式发文在前,签发单在后;上级来文在前、承办单在后;文字材料在前,图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。
(3)备考表
备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的文件。
3、 案卷装订
(1)卷盒
卷盒(夹)采用长×宽为315mm×235mm,其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。
卷盒(夹)封面项目应包括:案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。
(2)案卷装订
案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等);
文件没留装订线的要贴补加边,破损的要裱糊好,幅面较大的要折叠整齐;
将归档文件目录、归档资料左下取齐,用铆钉装订机装订牢固,注意不倒置、不散页、不压字。
4、 电子文件刻录
归档完成之后,需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘等耐久载体上,光盘标签写明年份和案卷题名,一并装入卷盒(夹)中。
金融企业业务档案管理规定
第一章 总则
第一条 为规范金融企业业务档案管理,依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国商业银行法》《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国证券法》等相关法律,结合金融企业业务工作实际,制定本规定。
第二条 本规定所称金融企业业务档案,是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。 第三条 本规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构:
(一)政策性银行、商业银行、农村合作银行、城市信用合作社、农村信用合作社。
(二)证券公司、期货公司、基金管理公司及其依法设立的从事资产管理业务的子公司。
(三)保险集团(控股)公司、保险公司、保险资产管理公司、保险专业中介机构。
(四)信托公司、金融资产管理公司、企业集团财务公司、金融租赁公司、消费金融公司、汽车金融公司、货币经纪公司。
(五)从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的公司。
(六)其他经批准从事金融业务活动的企业。
第四条 金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益,保护消费者权益,防控金融风险,打击经济犯罪,保障国家经济安全,促进经济和社会发展等具有十分重要的作用,是金融企业档案的重要组成部分,是企业管理的基础,应当由企业档案部门实行集中统一管理。
第五条 各级档案行政管理部门根据职责负责金融企业业务档案工作的指导、监督和检查;各级金融业务监督管理机构及其派出机构负责将金融企业业务档案管理工作纳入金融业务监督管理制度、流程,与业务同监管。
第六条 金融企业档案部门或档案工作归口管理部门(以下统称“档案部门”)负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查,各相关业务部门配合档案部门组织实施。金融企业所属各分支机构档案部门负责本分支机构业务档案管理工作,并对所属分支机构的业务档案工作进行监督、指导和检查。
第七条 金融企业应当建立健全统一的业务文件材料归档管理制度;将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程,列入业务工作或项目计划,列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制,列入企业考核体系和奖惩制度,确保业务文件材料的完整归档。
第八条 金融企业应当建立健全业务档案保管、利用、鉴定、销毁等工作的相关制度,确保业务档案的真实、完整、有效和安全,满足企业在证据、责任、信息、存史等方面的需要。
第九条 金融企业应当建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为,进行相应的惩处。
第十条 金融企业业务档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能,并定期接受业务培训。
第二章 业务文件材料的整理与归档
第十一条 金融企业应依据法律、行政法规、国务院金融监督管理部门和档案行政管理部门的规章和规范性文件的要求,结合业务工作流程,制定本企业业务文件材料的归档范围和业务档案的保管期限表;当业务范围或工作流程发生变化时,应及时修订完善。
归档范围和保管期限的确定,应当满足国家对金融活动的监管要求以及维护企业利益和客户权益的需求;业务档案保管期限不得短于相关法律、法规明确规定的保管期限;电子业务档案的保管期限不短于同类纸质档案的保管期限。
第十二条 金融企业档案部门应当按照遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管和查找利用的原则,依据国家有关规定研究确定业务文件材料归档整理和分类编号方法,制订相关标准并保持相对稳定。
第十三条 金融企业业务部门应当按照有关规定,将应当归档文件材料按要求进行整理、立卷,定期移交本企业档案部门集中管理,并办理归档交接手续。具体归档时间可根据业务工作特点确定,除国家另有规定外,最迟不应超过次年12月31日。
第十四条 金融企业文件材料归档一般一式一份,比较重要的或利用频繁的文件材料可适当增加份数。
第十五条 业务文件材料中属于企业管理类的文件材料,原件存入管理类档案,在与之相关的业务档案中可存放复印件并标明互见号。
第十六条 金融企业应当按国家有关规定进行档案著录。
第十七条 纸质和电子文件同步归档的,在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案,须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。
第十八条 金融企业建设业务信息系统时,应当有档案部门参与,由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求,确保所形成电子文件能够归档,归档后电子文件符合电子档案管理要求。
第十九条 业务工作人员岗位变动时,应当及时办理移交所负责业务工作的文件材料,并清退借阅未还的档案。
第二十条 国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应当建立海外机构业务档案管理制度。
第三章 业务档案的管理
第二十一条 金融企业应当配备符合档案保护和安全管理要求的业务档案保管装具和库房,并保证库房设施设备的正常运转。
第二十二条 金融企业应当按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理,保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用,并对重要业务档案进行异质、异地备份,确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。
第二十三条 金融企业将业务档案管理外包的,应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时,应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款,以保障业务档案的安全与利用。
严禁将涉及国家秘密的业务档案外包或委托任何社会中介机构保管。
第二十四条 金融企业档案部门应当做好业务档案管理的统计工作和对统计数据的研究利用,保证统计数据的完整性、准确性和连续性。
第二十五条 金融企业应当建立业务档案管理信息系统,逐步提高对电子业务档案的管理水平。业务档案管理信息系统的功能应当符合国家有关规定。
第四章 业务档案的利用、鉴定与处置
第二十六条 金融企业应当编制业务档案检索工具,方便业务档案的检索与查询。
第二十七条 金融企业应当对业务档案的查阅利用进行登记,对超权限利用应履行审批手续。
第二十八条 金融企业档案部门应积极开展业务档案的提供利用服务工作,加强对业务档案的编研开发,满足企业金融业务活动和管理工作的需要。
金融企业必须为有关业务监管部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的业务档案。
第二十九条 金融企业应当成立由主管领导、档案部门和业务部门人员组成的档案鉴定小组,对到期的业务档案按照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告;对确已失去保存价值的到期业务档案,由企业负责人审批签字后方可销毁。销毁档案应当在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册,并与鉴定报告一并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。
第三十条 金融企业因各种原因变更、终止的,应当按国家有关规定对业务档案进行妥善处置。
第三十一条 未经档案行政管理部门许可,金融企业不得以任何方式和形式将涉及国家秘密的业务档案携带出境。
单位档案的整理,我们可以按照下面的方法进行整理。
通过档案名称及编号整理
1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。
5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改。
档号编定整理方法:
1、案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2、案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。
4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订则填写于右上角。
保存期限整理:
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存:结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
每年的归档文件整理,各单位都很重视,但整理与编目不规范的还不少,原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此,笔者对如何规范归档文件(即文书档案)的整理与编目提出了简明扼要的方法,供大家参考。
第一步 清理文件,即把上一年收发文及帐外文件材料区分为:不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(即国家档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表,对照条款,逐份文件进行鉴定。
概要地说,即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下:
永久(Y):
1.收文中针对性文件:A、看是否主送本单位即批复类文件;B、看内容是否反映本单位人与事,如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件,如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料;本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档(即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报,重要创建活动文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件(如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等;非主要职能工作但要贯彻的政策法规;
2.发文:本单位形成的比较重要的业务文件材料(大致包括:内部管理制度,奖励制度,业务操作规程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件;
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲,区(县)级机关、文件数量比较大,特别是要进馆的单位,区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来;文件数量不多或比较基层的单位,可以往“自己”靠,即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料,其保管期限可从长。
第二步 按件装订:界定何为一“件”,具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种,①为自然件,这很好界定;②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的,可采用缝纫机轧边(固定);后期要扫描加工的,推荐用不锈钢推订来装订,以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料,每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件:区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目,一般设:①党务、②工会,③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会,在①下按时间排列文件,②③④⑤同上,文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目,一般有:①组织人事;②政(事)务;③财产管理,①下按时间先后排列,②③同理。(政务:文字秘书工作;事务:后勤保障一类;财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类:本单位业务管理工作中形成的文件材料,要根据各单位主管业务的不同情况,区分属类、排列文件。
第四步 编号:永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号,一年一编(即填写档号章上的归档信息)。
第五步 编目:按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表,装盒、填写脊背(可统一用数字、代码章印上,以保持整洁与美观。
一般的工作流程就是:收集资料、分类、入档,调阅、销毁。档案管理是一项很细致的工作。
职位描述/要求:
岗位要求:
1、有从事过档案管理、文秘、办公室综合等工作经验者优先考虑;
2、要求工作认真负责,动手能力强,有强烈的责任感,任劳任怨,吃苦耐劳,遵守银行及所在部门的规章制度,无不良嗜好;
3、工作表现优异者可以推荐做银行全职人员;
4、应届毕业生亦可,学历不限。
岗位职责:
1、负责部门日常业务档案的整理、装订、补充、保管、交接登记;
2、每天完成定额的业务量,超出部分另外奖励;
3、部门领导交办的其他事项。