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加强档案管理工作的几点建议
时至年底，各项考核工作纷至沓来。作为展示工作成果的重要依据之一，档案资料理所当然地成为考核工作必须的检查项目。档案资料的重要性尚且不止如此，有的还关系到单位的机密和权益。因此，我们应给予档案管理工作高度重视，采取有效措施加强管理，切实提高档案资料的保密性和利用率。
一、目前基层县(市)局档案管理存在的问题
我结合实际工作经验，经过调查研究发现，目前基层县(市)局档案管理存在的突出问题有以下几方面：
(一)重视程度不高。有的部门对档案管理工作不够重视，使一些文书、报表、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里。久而久之，遇到打扫卫生或调换办公室等机会即被当废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。
(二)分工合作不协调。认为档案管理仅仅是办公室专职档案员的工作，或者将其简单视为科室内勤与专职档案员之间的资料传递工作，缺少信息互动，各部门兼职档案员的职能作用未能充分发挥。
(三)基础工作不够扎实。具体表现在临近考核或检查前时的突击准备、临时造假等活动，不仅集中了大量的工作任务，造成人力、财力、物力的浪费，而且好似用一天的时间写下了一年的日记，已经失去了档案中原始资料的“原汁原味”。
(四)教育培训有待加强。目前接受上级组织档案培训的范围较窄，对象较为单一(一般是专职档案员一人参加)，不能为全员参与档案管理提供良好的舆论氛围和知识储备，而且目前使用的中软税务办公系统的档案管理软件存在一些技术缺陷，也给档案管理工作带来了一定的困难。
二、对加强档案管理工作的几点建议
(一)统一思想、提高认识。各部门要切实认识档案管理工作的重大意义，把健全档案管理作为全局实现信息共享、提高工作效率的重点来抓，使干部充分认识到档案管理工作也是本职工作，推动档案工作的发展是全体干部职工义不容辞的责任，树立“档案工作没做好、等于今年什么事情都没做”的全员参与和保护档案资料的责任意识。
(二)明确分工、加强协调。办公室作为主管部门，要把管好档案作为头等大事来抓，协调处理好与各部门之间的分工合作关系，明确专职档案员与兼职档案员的工作职责。除了搞好综合档案室的.工作外，还要协调指导会计、征管、稽查等部门的专业档案室建档管理工作，并逐个部门指导收集档案工作;各部门除搞好本部门专业档案室建设外，必须全力配合搞好综合档案归集工作，做到全面规范。
(三)健全制度、加强督导。建立健全档案管理的各项规章制度，组织各部门负责人和档案人员进行学习，分析总结档案工作目前存在的不足、查找原因，为下一步做好工作明确思路。建议由办公室牵头，组织相关部门负责人定期进行督导检查，注重平时档案管理工作，使各项档案工作日积月累、循序渐进，避免“临时抱佛脚”的现象发生。
(四)强化培训、提供保障。一是扩大培训范围和知识面，提高档案管理人员的综合素质和解决实际问题的能力;二是从财力、物力方面保证档案管理工作的需要，凡归档工作中所需准备的装具、设备等物品，要预先列出配置计划及时准备;对归档时可能需要调整的问题要给予关注和解决。
导语：档案是信息资源的重要组成部分，档案在文化记忆、个人记忆和基因记忆的遗忘、构建、重构和恢复中具有重要的社会功能，是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体，是知识的存储器，是知识咨询和转换的媒介，是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁。
1.当前档案管理中存在的问题
1.1对档案的重视程度不够，管理意识不强
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。
1.3档案硬件投入及经费不足
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的'收集、利用和开发。
对档案管理必备的条件解决落实差，档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。有些单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有些管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
1.4在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
2.档案管理工作面临问题的几点建议
2.1强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用
对于档案管理人员来说应根据新时期的特点，解放思想，转变观念，树立全新的服务意识，打破传统的封闭型服务模式，建立开放型、超前性服务模式，主动了解社会需求，进行专题分析研究，大力发掘馆(室)藏中的各类信息，运用各种现代化技术手段加大档案信息资源的综合开发，为社会提供高效能的档案信息服务。这样才能形成一个档案工作的良性循环，唯有如此，全社会的档案意识才会真正得到增强。
2.2做好档案工作全程服务意识
2.2.1做好档案开发利用工作效果的全程服务，实现档案开发利用工作的价值
在做好超前服务和参与服务工作后，及时总结、归纳、汇集和分析各种利用效果的数据，从中发现问题，找出规律，全程做好服务。看档案开发利用工作到底为业务工作提供了哪些服务，解决了什么问题，取得了哪些社会和经济效益;看档案工作自身存在哪些薄弱环节和不足之处，如档案材料收集是否齐全，整理是否系统，组卷是否合理，鉴定是否准确，检索工具是否实用等。
2.2.2做好全程服务，加强重点档案信息资源的二次开发
在全程跟踪服务过程中，通过对使用单位的调查、借阅内容的统计、使用方法的分析、编研实用性的排列等，对开发利用工作中使用过的档案实体有一个全面的了解，从中发现使用频率很高、查阅单位众多、利用人次频繁、涉及范围广泛的档案材料。这部分档案信息资源将是下一个或今后若干个开发过程中所需要和不可缺少的，也是在即将到来的利用高潮中，需要大量查阅和利用参考的。
为此，应该在进一步的追踪服务中，掌握好档案信息的回溯性、本源性、凭证性、连续性和内向型，并与相关的文献、资料、情报和其他形式、载体的信息资源汇总融合，进行二次加工提炼，形成新的更具针对性、更切合实际，具有更高价值和水平的二次文献，以满足新的一轮实用需求。
2.2.3做好全程服务，完善档案开发利用工作的分析和预测
首先应对过去阶段利用状况进行全面分析，为下一阶段提供利用打好基础。如档案利用数量、范围、卷次、类型，以及利用者类型、职业、要求、心理状态、用途划分等;其次要对过去阶段利用特点进行分析，提取最具本部门业务特色的典型实例，以及对过去利用方向的热点、敏感点和主要工作类型，加以分析和论证;第三要在前两点分析基础上，对下一阶段开发利用的方向进行预测，包括具体业务部门的需求，发展动态分析，重点利用方向的跟踪调查以及周期性需求变化等等。
2.3提高档案信息资源的开发利用水平是档案工作的根本
档案收集、管理的主要目的是为了利用，利用才能充分显示档案的价值。因此，档案工作者应加强开发利用档案信息资源意识，通过为国家、社会乃至学校各项工作提供全方位的服务，以充分发挥档案的作用。
在当今信息化时代里，如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上，是适应不了形势发展需要的。因此，在开发利用档案信息资源方面，档案工作者首先要解放思想，更新观念，从封闭型的档案管理体制中摆脱出来，变被动为主动，改变过去那种坐等守摊的状况。
2.4实现档案管理工作创新的途径
2.4.1思想观念的创新
观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。
2.4.2管理方式的创新
档案馆(室)虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
2.4.3服务方式的创新
如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新，使档案管理工作与国际接轨。
3结语
总之，档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，产生于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动。档案管理工作面临很多问题，提高档案人的档案意识是根本，增强服务意识，勇于创新，全面开发档案信息资源，才能更好为档案工作服务。
人事档案管理的现状及几点建议
一、人事档案现状及存在的问题
1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
二、人事档案管理对策及思考
1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。
5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
7.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。
资料来源于网络仅供参考
如何加强人事档案管理工作
1.改变旧有观念、提高重视程度
不少企业对于人事档案管理的重视度不够，这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入，安排专业的工作人员进行档案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作，这就使工作做到了有理可循，在出现问题时也能够及时补救，及时补种，从而能够提高人事档案的管理效率。
3.提高管理人员素质
管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质，对线管人员进行培训，促使让他们完全具备管理档案的能力，使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法，摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步，运用科学的管理方法进行人事档案的管理。
4.提高档案利用度
人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用，充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。
5.利用科学的管理方法
由于时代的进步现代的管理方法开始升级，计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理，利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率，使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。
一、做好县区级档案工作的现实意义
在全面建设小康社会、构造和谐社会的进程中，档案工作越来越深入地渗透到人类活动的方方面面，档案工作是基础性、服务性的工作，有独特的价值和作用。可以说档案是历史、档案是财富、档案是凭证。重视档案工作，对于实践“三个代表”重要思想，提高党的执政能力，构建和谐社会具有重要意义。对县区级档案来说，尤为如此。从法律主体地位看，县区级档案局是基层的执法主体、处于金字塔的基座；从现实来看，由于种种原因，县区级档案工作总体来说基础较差，工作水平还较低，服务能力不很强；从工作任务来看，承担的任务很重，一方面要完成上级交给的各种工作任务，同时要完成本级的各项工作任务，更为艰难是要完成本辖区行政、事业、企业以及村、社区的档案工作指导和监管；从服务对象来看，县区级档案服务工作点多面广，直接服务于经济和社会发展主战场。因此，做好县区级档案，是做好档案工作的基础，也是最为关键的一环，它起承上启下的作用。
二、县区级档案工作存在的主要问题
1、对档案工作认识总体不是很高。相对于经济主战场，档案部门是“冷部门”，是容易被忽视的部门。对考察党政主要领导工作政绩的指标来说，档案工作是软指标，无关轻重，不象计生工作，社会稳定工作一票否定，领导不敢不重视。对档案工作认识不高主要表现在：一是档案工作在领导心中地位不高；二是对档案工作人、财、物投入不够；三是从事档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。档案工作往往是说起来重要，做起来次要，忙起来不要。
2、基础设施差。一是馆库建设发展不平衡。有些经济较发达的县区馆库建设较好，而经济发展缓慢的县区馆库条件很差，且短期无钱建设馆库。二是部分馆库面积偏小，条件较差。有的馆库由于面积小，馆库容量已超饱和，部分馆库不符合《档案建筑设计规范》，有些馆甚至已为危房。三是档案馆的功能单一，除保管与借用，再无其他功能，根本谈不上多功能，如进行学术交流，科学报告，教育基地，文化休闲等。四是大部分馆库设施设备简陋。一般县区档案馆仅配备了简易的去湿机、排风扇、温湿度计、消防筒等。部分档案馆有空调、电脑。装具以木柜、铁柜和战备柜为主。密集柜的安装是近几年才出现的，且数量有限。现代化设施设备配备明显落后于沿海及发达省市的档案馆库，远不能适应档案事业发展的需要。
3、人才缺乏，队伍不稳定。一是专业技术人才偏少，据统计，县区级专职档案员有专业技术职称的只占20%左右。二是档案专业人才贫乏，县区级专职档案员中毕业于档案专业的只占3%左右。特别是熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。
4、馆藏结构不合理。县区级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键，然而由于种种原因，馆藏在质量方面仍存在较多的问题：一是门类单一，文书档案所占比重过大，一般超过65%；二是载体单一，纸质档案所占比重过大，一般超过99%；三是内容单一，主要是党政公务活动的档案；四是玉石混杂，存在重份文件归档立卷问题，保存期限过长问题，重复进馆问题；五是信息陈旧，清理不及时。
5、档案开发利用工作没有很好的开展起来。一般县区级档案馆只起到保管、查阅的作用，对档案信息的研究开发工作，服务经济、服务社会工作还没有很好开展起来，或者效果还不很明显。
三、对做好县区级档案工作的建议
1、以人为本，以法开路，构造档案工作的良好环境。一是争取领导重视。领导重视什么工作，什么工作就好做，要把有为才有位和有位才有为二者很好的结合起来，实现二者的良性互动。二是深入开展法制宣传，《档案法》和《湖南省档案管理条例》是档案工作者的法律武器，要深入法制宣传，使领导者、档案工作者、群众知法、懂法，提高其认识。三是建立健全组织网络，要有领导管事，基层要有人员做事，档案局不能成为单打独斗的光杆“司令”。四是建立健全制度。没有规矩不成方圆，档案工作是一项专业性、政策性很强的工作，各县区委根据各自实际，制定确实可行的规章制度，规范档案工作。五是加大执法力度，依法查处违法案件，维护档案法规的权威。
2、加大投入，完善基础设施、设备建设。档案馆基础设施、设备建设关键是投入，是建设经费问题。在目前情况下，只能采取以本级财政预算为主，多方筹集的办法。县区级档案馆建设已逐步引起省委、省政府的重视，已下发了《关于进一步加强新时期档案工作的意见》（湘办发[2005]5号文件）已明确提出了“档案馆基础设施建设费用要按照省、市州、县市区三级投资的方式，分别列入本级基础建设资金计划”的要求，关键是抓好落实。
内部设施设备的配置与安装是馆库建设的重要组成部分。如何保护好档案，让档案信息的利用价值充分发挥出来，设施设备的配置就成了关键因素。一类是技术设备系统，另一类是档案装备系统。目前，县区馆库建设在技术设备的配置上起码要注重三个方面：一是要注意消防系统设备的配置；二是要注意温湿度设备的配置；三是注重空调设备的配置。档案装具也是档案保护的基本设备，包括柜架箱和包装材料。目前，档案架有三种，固定的档案架、活动式密集架、积层架。
各级档案部门在馆库内部设施设备配置安装时，还必须具有前瞻性和战略性眼光。即要把数字档案馆的硬件配置考虑进去。数字档案馆的硬件主要包括终端设备（微机）、处理设备（服务器）、存储设备（磁盘陈列、大容量硬盘、光盘等）、网络设备（交换机、路由器、网卡等）、打印机、视频音频信息采集编辑设备等。这些硬件的配置要根据经济能力作出预算，再根据建设进展和需要进行分期购置。硬件设备不要一次性到位。因为建设工程长、计算机设备换代快，如果闲置不用，则会造成浪费的损失。
另外，在建设数字档案时，网络及其相关计算机设备也是重要的硬件投入，从安全和便于管理的角度来看，网络设计宜采用“三网一库”的形式。三网即分别是为档案馆局域网、地方政务网和公众网（互联网），一库是保存档案资源的大型数据库。为了档案信息安全保密，数字档案馆在设计三网时都会考虑将其物理隔离。
3、依靠人才，加强档案队伍建设
（1）注重人才
社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
一是把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。
二是注重人才的使用，要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智，大胆启用。
三是稳定档案干部队伍。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作。
（2）加强对现有档案人员的继续教育
面对目前档案部门人员知识老化，新技术知识贫乏的状况，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面：一是注重实用性。二是拓宽知识面。三是因材施教。四是提高外语水平。
4、创新方式，优化馆藏结构，提高馆藏质量
县区级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键所在。要优化馆藏。一是走“特色”之路。地方综合档案馆因其“综合性”，馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色。其一，是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外，还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地方都会有其独特之处，或工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹，或人文景观，或风俗习惯······，将这些“独特之处”的各种资料收集全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。一个地区的“独特之处”不是一成不变的，它会随着社会的发展而变化，档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向，调整收集对象。其二，馆藏特色。馆藏特色是指，馆藏中某种门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆的特色。如：有的档案馆收集了大量的照片档案；有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案；还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起，并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中，地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托，又互相补充。
二是走“精品”之路。精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手。第一，对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。第二，严把进馆质量关，把重份文件立卷，保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前。第三，加强馆藏信息资源的开发。做好档案开放工作，编研工作和建立好科学检索体系。
三是拓宽馆藏信息领域。首先，根据《档案馆通则》中对县区级档案馆接收时限在“１０年左右”的规定，可以考虑对一些重点部门或机关的接收时间适当提前，其提前的“度”掌握在３－５年为宜。其次，应建立本馆的目录中心，将各立档单位室藏中未进馆的永久和长期保管期限的各门类档案，包括未到进馆时间的和不在进馆范围的目录集中起来。第三，收集与馆藏档案有关的各种资料，使之成为档案信息不可或缺的一种补充。这类资料包括：本馆根据馆藏编写的各种文件汇集和档案参考资料，其他部门或单位编写的与本地区有关的地方志、专业志、年鉴、统计数字汇集以及口碑性、传说性的文章、书籍。最后，在做好前三种的基础上，应该考虑走档案、情报一体化的道路。
5、贴近社会，创新服务，力求档案事业跨越发展
档案工作的宗旨是利用，档案工作的生命力在于服务。围绕服务做文章，不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，扩大社会影响，使档案工作服务贴近“中心”，贴近社会，贴近群众，贴近现实。
一是为经济建设服务。坚持经济建设到哪里，档案工作就延伸到哪里。抓好机关企业、社会组织、个人建立诚信和致富等档案。抓好国有改制企业档案处置工作，各级档案部门积极参与档案的处置与企业改制工作，妥善解决辖区内破产、改制企业档案的处置与流向问题。抓好重点建设项目档案管理，为提高重点工程的建设，投资和管理服务。二是为领导服务，建立党政领导公务活动档案库。开展现行文件服务工作，为政府分忧，为百姓解难。开展现行文件查阅服务工作，是档案部门创新服务机制、拓展档案馆社会功能、积极投身政治文明建设的一项重要举措。三是为基层服务，抓好基层建档工作，为维护基层稳定和发展服务。
干部人事档案工作只有与时俱进，采取措施，立足实际，切实抓好干部人事档案管理以提高档案质量，才能更高效地为人事干部工作服务。而档案材料的收集与整理工作是否齐全规范，将直接影响着干部人事档案的质量。因此，做好收集与整理工作是干部人事档案工作中的重中之重。
一、档案材料的收集是做好干部人事档案工作之关键
1.主动收集。目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为己有，不及时移交管档部门。因此，作为管档部门要随时了解干部人事档案材料产生的信息，应主动深入材料形成部门收集归档，不能被动等待，避免材料形成时间过长未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。
2.建立部门人员网络联系图，重点收集。管档人员建立部门人员网络联系图，各部门设立一名联络员，再根据干部人事档案分类法的十项分类，拟出十类重点收集的材料。如：三类考核材料，四类学籍材料、职称评聘材料、培训材料，五类政审材料，六类加入党团组织材料，九类工资材料、干部任免材料、调动录用材料、聘用合同书及退休审批表等重要材料，及时与联络员联系，尽快收集归档，以防止散落在部门或个人手中，从而影响档案的完整性。
3.追踪收集与经常收集。档案管理人员要经常关注个人基本信息，随时掌握所有人员的变化情况，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：学历深造、参加各类培训所掌握的技能、出国等相关信息，广泛收集材料。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，发现缺漏的材料，要及时与相关人员或单位取得联系，尽快把所缺材料补齐入档，避免时间过长造成档案材料无法收集归档。
二、档案材料的整理是干部人事档案工作之基础
1.材料鉴定。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系，尽量避免长时间摆放或先归档不及时完善手续，导致材料形成不归范。对不属于归档范围的材料及时转送或按有关规定进行销毁。对弄虚作假者坚决反对，以确保档案的真实性。
2.技术加工，分类准确，编排有序。对折皱、破损的材料进行裱糊，对过长或过宽的材料，在不影响或损害档案材料文字内容和保持档案历史原貌的前提下，对其进行裁剪。裁剪时注意上下左右，避免裁到内容，如内容太多会被裁到可对档案材料进行折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其它材料相等。装订整齐，高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关，通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、方便利用。
3.及时、准确做好目录，录入计算机。对于每年每个人常规产生的档案材料，如年度考核表、工资晋升表，可进行集中整理，而对于年中不定期产生的材料，可采取随时产生随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。
三、档案从业者的职业素质是干部人事档案工作之必须
1.人事档案工作具有很强的政策性。干部人事档案工作目标考核中明确指出：档案管理干部必须是中共党员。这就要求档案人员要有较高的思想政治素养、作风正派、脚踏实地、责任心强，用科学发展观来指引自己的工作，起好党员模范先锋带头作用，永葆共产党员先进性。
2.人事档案工作具有很强的专业性。干部人事档案工作目标考核中要求：档案人员具有中专（高中）以上学历，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能。从事干部档案管理工作，要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新理论、新规范、新技术，这就要求档案人员要有一定的学习能力，才能准确领会、掌握和运用相关知识及理论指导。档案人员要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要完成好这些工作，都需要我们的档案人员有较好的协调与沟通能力，并且具有极强的工作责任意识，把当前档案工作局面变被动为主动，保证工作顺利开展。档案人员还必须具备一定的计算机操作能力，掌握现代化管理技术并能熟练运用于实际工作中。
3.人事档案工作具有保密性、服务性。档案人员要忠于职守，一丝不苟，乐于奉献。要有高尚的职业道德，严于律己，认真负责，坚持原则，做到不该说的坚决不说。要不断思考、勇于创新，结合本单位实际情况积极探索出适合现代化的档案管理措施，以便更好地为人事干部工作服务。
