大学人事档案数字化

档案数字化管理的好处
传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长，该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期，档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能，可以节约档案管理人员的查询时间，满足用户档案资料的需要，实现对档案信息资料的充分利用。具体而言，数字化档案管理具有如下优势。
1. 提升企业的经济效益
随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。
2. 提升了档案利用效率
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以随时随地查找档案，充分利用档案资料。
3. 提升档案管理工作效率
数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。

档案数字化管理有什么好方法？

档案管理怎么做到数字化管理？

离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。

好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

此外在硬件的创新研发上，还要有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。

如何做好高校人事档案管理

如何做好高校人事档案管理
一、加强领导重视，引进专业人才
　　高校每年的人才引进计划中，也含有引进档案专业人才计划，只要领导重视，把计划落到实处，引进档案专业的档案人才来充实档案队伍，改变档案队伍的年龄结构，让档案管理队伍充满青春与活力。对现在职的专、兼职档案员则定期加强专业知识的培训，并在学习经费和时间上给予支持。只有引进专业人才和在职人员的培训力度，才能提高档案员队伍的专业素养和业务能力。
二、提高档案员档案意识，加强业务培训
　　高校应该对所有在职档案员（不论专职、兼职），都应该加强专业的理论学习。自己组织专、兼职档案员进行业务学习或积极参加各级档案管理部门组织的业务培训。只有不断充实自己，提高档案意识，熟悉档案专业知识，提高档案计算机管理水平，使本校的档案管理工作跟上学校的信息化建设，更好的完成档案管理工作。
　　只有提高档案员的档案意识，才能有效的、及时的、完整的收集档案材料，完成教师人事档案、学生学籍档案材料的整理、归档工作。只有所有的专兼职档案员了解高校档案对高校工作的重要性，认识新形势下的高校档案工作的重要作用和地位，认识到自身工作的价值，增强档案工作的荣誉感，只有真正从思想上重视档案工作，才能发挥高校档案的价值。
三、增强档案员服务意识，提高创新能力
　　高校档案管理虽不是高校重要的的岗位部门，但也是必不可少的部门。高校档案员应该把被动服务师生变为主动服务师生。原来档案员都是坐在办公室等人上门，领导要啥咱找啥；等着各院系、各部门兼职档案员将所需的归档材料送上门。随着时代的发展，数字化、信息化的推进，档案员也应更新观念和工作方法，努力使高校档案管理工作适应新形势，从而积极主动的面对师生服务。主动上门、及时的收集、整理应归档的文字、声像、实物材料。与各院系、各部门主动配合、协调工作。只有拥有现代化、科学的创新理念，在实践工作中不断创新、深化工作内涵，才会使高校档案管理工作更上一个新的台阶。
四、建立奖励机制，加强经费投入
　　高校领导只有从思想上认识到高校档案的重要性，加强硬件的投入、软件升级，给高校档案员们一个能拓展的空间，才能激发档案员的工作热情。除此外，高校档案部门是高校人数较少的部门，常常被忽视，只有制定完善的管理制度、统一的评价标准，给档案员提供一些晋级机会，做到有职务、有职称、有指标，不忽视他们的存在，提高他们的工作待遇，这样才能提高档案员的工作积极性，工作有目标才能做得更好。

档案数字化的内容

档案数字化管理：数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。