设计院档案管理系统

设计院档案管理系统

你说的是紫光软件系统有限公司的“紫光档案”吧？我公司就在用，很专业的。我们是电力公司，这个软件一般来说针对的也就是一些能源部门，水利部门什么的，信息量都很庞大的。
基本的信息维护，统计分析之类都很准确。挺好的。

电子档案管理系统的基本概念

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。《电子档案管理系统》是特力惠电子有限公司2000年最新推出的网络版企业档案管理系统，运行于微软的Windows NT网络环境，支持微软公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系统。该系统目前广泛应用于国内的一些大型企业，以及众多的大中型设计院。《电子档案管理系统》符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。适于建立各类档案的光盘管理系统，如党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、生产、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。分类表、数据库结构、记录格式、统计项目、报表格式等都可由档案管理员根据企业的实际情况设定。可存储管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。声音、录像等多媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于光盘中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盘，支持多光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows98/NT网络环境，可与企业网和Internet网相连，并提供WWW方式的浏览服务。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用,将光盘存储、图纸智能化处理与档案管理有机地结合在一起，可使用户真正甩掉纸介质图库。该系统既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。目前，市面上最著名的知识库管理系统还有致得E6协同文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。

XX管理信息系统分析(流程)与设计

在日趋激烈的市场竞争中，迫使设计院要迅速转变观念，摆脱传统落后的工作习惯，从先进的计算机技术手段中寻找出路，实现升级改造。建立管理信息系统的要求已十分迫切。
建立管理信息系统，推进管理信息化需要我们转变经营观念，再造业务流程，优化组织机构，减少管理层次，严格规章制度，分流富余人员。推进信息化管理的过程，是对传统的、落后的管理思想和管理方式的改造过程，是深化改革的过程，是一场革命。
如何运用计算机网络实现设计院管理系统，也就是如何利用计算机网络实现设计院管理的科学化、信息化，就此作者想从以下几个方面阐述：
一、 设计院传统管理方式的弊端
设计院是一个以设计开发为主的企业，随着国民经济的迅猛发展，市场竞争日趋激烈，利润率逐渐呈下降趋势，原先在传统的计划经济设计开发模式下表现的不很明显的问题逐渐突现出来。主要有以下几点：
1、 工程项目的设计过程往往需要多个不同专业、不同层次的人员齐心协作才可完成。设计开发组成员之间交流沟通的低效率严重地影响到项目的顺利实施，使用传统的交流协作方式由于其自身的限制已经很难大幅度提高工作效率。
2、 随着设计成果的逐年累积，图纸、文档等资料的数量迅速增加，保存、管理和检索的工作量越来越大，在人工管理的方式下极易出错，甚至会造成图纸、文档等资料的遗失；设计人员非常希望方便地共享并重复利用以前的设计成果。在人工管理的环境下，由于人工操作的限制，过于松散的图档资料管理体制易造成重要资料的流失。而为安全考虑而设置的图档借阅审批机制由于其繁琐的审批程序严重地影响了工作效率。
3、 每位人员的设计成果只存储在自己的机器中，当有硬盘损坏或其他无法恢复的错误发生时将会导致大量数据毁灭。
4、 由于部分设计人员业务素质和职业道德水平不高，出现随意打印各种图纸、文档等资料的现象，甚至打印私人需要的资料，加之许多设计院缺乏对打印设备有效的管理，造成打印出图所用的耗材大量浪费，加大了设计开发的成本。
5、 随着设计院的工作人员逐渐增多，院领导很难快速清楚地了解到工作人员的工作内容及工作效率情况，这对院领导及时准确把握全院工作动态、督促各项工作完成造成许多困难。
综上所述，设计院迫切需要一个能提高沟通协作效率，加强院领导对设计人员的合理调配、优化组合，并能在充分保证安全性的前提下，有利地实现资源共享、反复利用图纸、文档等资料的，简单、实用的管理系统。
二、 设计院建立管理信息系统的指导思想和具体目标
1、 指导思想
建立管理信息系统，实现设计院管理信息化的核心是运用现代信息技术，把先进的管理理念和方法引入到管理流程中，提高管理效率和水平，促进管理创新。提高管理基础工作的规范性和各项管理业务的协同性，全面提升设计院管理水平。
推进设计院管理信息化要以实现科学管理、向管理要效益为宗旨，优化设计院资源配置，提高效率，降低成本，提高质量，改善营销服务，增强透明度，加强内部制衡，完善决策程序，增强设计院的市场应变能力，全面提高设计院管理水平，推进管理创新。设计院管理信息化要与转换经营机制、建立现代企业制度、推进技术进步相结合，通过管理信息化促进机制创新、制度创新和技术创新。
推进设计院管理信息化要根据企业发展战略制定整体规划，避免孤立地设计或实施某项管理，防止形成信息孤岛和重复投资。整体规划要以应用综合性系统为重点，实现主要业务流程电子化以及人力、物力、财力的优化配置和信息资源的高效利用。
2、 具体目标
建立设计院管理信息系统，目的是要探索出一套适合市场经济条件下设计院的管理模式来，这样的管理模式应该实现以下目标：
1）它应该包括生产调度系统、财务系统、计划管理系统、人事管理系统、档案管理系统、公用信息服务系统（包括互联网接入服务、电子邮件服务、企业网站对外信息发布服务、外部信息传输处理服务）、设计院CAD系统、物资管理系统、运销管理系统、各生产部门的公用查询系统等。能将企业日常办公、文档、审批和数据处理都在网络上实现。是一个以MIS为依托的办公流程管理系统。允许使用者自定义各种工作流程，包括综合计划、经营合同、公文、人事、总务后勤等。
2）拥有针对性很强的固定工作流程和充分的自定义工作流程，并且使用方便。根据设计院实际的专业分工，合理分配系统管理工作，将属于专业人员范围的管理和授权工作划给专业人员，减少系统管理员的工作量。为了保障系统的安全，在业务系统外的单位和用户不能直接访问。
3）对数据的采集、统计和录入必须建立严格的责任制度，确保数据的真实性、准确性、一致性和适时性，重要数据要尽量实现备份和容错自动化。每个应用系统都以大型数据库为支撑，具有很强的数据支持能力，符合信息管理类型软件对数据存取的要求。文件服务和应用服务，在充分考虑到安全性的前提下，为设计人员提供一个可方便共享、重复利用图纸、文档等资料，并集成于协同工作平台的图纸、文档管理软件，无缝地实现设计、存储、检索、应用等一体化集成的网络服务，发挥分布网络和集中网络各自的优势，建立完善的文件容错系统，确保使用方便，万无一失。
三、 如何以计算机网络为基础，建立起一套科学的设计院管理信息系统
下面，作者以计算机网络在甘肃省交通规划勘察设计院的具体应用为例来阐述如何利用计算机网络建立起一套科学的设计院管理系统。
我院网络系统自2002年元月起开始运行。该网络系统是一个支持公共信息的访问、网络管理、不同子系统间数据的交互和访问、OA的流转、信息发布、数据库服务和应用服务的网络平台。它是甘肃省交通系统智能化平台网络的主干层，通过cisco6509交换机和交通系统智能化平台的其它单位实现OA的协作，并通过此平台的路由器、防火墙、代理服务器实现internet的访问和包的过滤。通过带路由模块的4006交换机实现本单位部门间特殊业务VLAN的子集划分。本单位内数据的交互和访问在本单位的VLAN内即可实现，实现业务的保密性，减少主干链路的拥塞，提高访问速率。对于移动办公的部门和人员，选用无线接入和PSTN访问的方式。结合intranet的物理链路，建立了以微软的windows 2000 advanced server为操作系统的域管理系统，部门设为管理单元，方便查询和不同部门策略的运用。数据库系统选用Oracle公司的Oracle 8iEE.30用户企业版，结合图库软件，便于查询。同时为了实现OA系统和数据库的动态链接，选用了Lotus公司的ESB软件，OS系统软件（办公自动化开发工具）选用Lotus Notes/Domino。网络管理软件选用了cisco works for windows6.0等，对网络的流量和峰值进行实时监控。数据稳定方面，允许用户在一个服务器失败时，自动转向另一服务器，同时应用程序也能在硬件失败后，以最小的切换时间来重新启动并运行。存储备份软件选用veritas backup exec 9.0 for windows server，实现人工干预或智能的数据备份。
1、 建立自己的办公自动化系统
这是一个以计算机网络为依托的办公系统。设计院的办公、生产调度等工作都可以以它为平台，根据自己单位的实际情况建立办公流程。管理系统的办公自动化系统能够帮助领导及时、直观地了解员工工作状况，掌握第一手资料，加强对全局的把握和监督，同时有利于不同房间、楼层员工之间的即时交流。它还提供了一个功能更强的局域网通讯工具，员工之间不需电话等设备即可方便地交流。事实上，设计院的办公自动化是实现设计院信息化管理的主要部分，而它的基础就是计算机网络，网络的稳定和安全直接影响办公自动化能否实现，以及功能的健全与否等。
2、 建立项目及图库管理系统
建立计算机网络的原始目的是最大程度地实现资源共享。设计院一般都有海量的数据资料，设计人员对这些数据的调用也很频繁，所以要为设计人员和领导提供一个基于网络环境的"协同工作平台"，并提供一系列功能强大的组件模块来降低工作强度和加快沟通交流速度，提高工作人员的工作效率。对项目进行管理的工作流程管理系统，具有设计工作流程（设、校、审等）管理、项目进度计划、质量控制、项目信息统计、工程数据复用、出图、归档管理等功能。当然，这些功能都是通过相应的软件实现的，但这种软件也是基于网络的，没有计算机网络，就不可能完全实现上面生产管理的自动化。
3、 建立科技档案管理系统
建立一个符合国家档案管理部门要求、规模大、功能全的科技档案管理系统，主要是用来管理技术资料，如工程图纸、文档、音视频多媒体文件等。它可以使每位工作人员很方便地在网上查询这些资料目前的状态。这也需要相应的软件支持，而且只有网络版才能够满足设计院档案管理的要求。离开计算机网络，再大的资料库也是信息孤岛，失去实用价值。
4、 建立网络打印服务系统
建立网络打印服务系统，以此来监控打印消耗量，对网络打印、绘图情况进行统计，有利于单位成本核算，减少浪费。并可以非常透明地使多个人员共享一台打印机。
5、 建立完善的文件服务系统
设计院的人员，经常需要掌握第一手资料，这就需要室外勘察作业。如何把勘察所得的数据安全可靠地传输到总部是必须解决好的问题。传统的由人员携带数据送回总部或邮寄等方式费时费力，安全性不高，而网络技术的发展为数据的安全传输提供了最好的方法，利用无线计算机网络更是方便快捷，可以说网络是设计人员步步为营的有效保障。
6、 邮件及Internet服务
通过建立Exchange服务器，可为每位工作人员提供足够空间的电子信箱。单位内部提供的电子信箱，可以使每个人的信箱地址和他的网络登录账号相同，便于记忆。工作人员经常需要上网查询一些相关的信息。利用代理服务器等技术可使每个工作人员随时和Internet保持接通，而一些常用信息被缓存于服务器当中，降低了带宽的占用，提高了上网速度。利用防火墙技术，可有效地阻止外部黑客的侵入。
7、 共享与安全
在计算机网络世界里，共享和安全是一对孪生兄弟，它们总是成对出现。我们在考虑利用计算机网络实现设计院管理的有利一面的时候，同时也要充分估计到它带给我们的副作用，这就是安全问题。我们可以利用比较先进的SAN技术管理存储，利用IP策略对网络进行流控，利用一系列硬件和软件的安全策略对正在生成的和正在计算机网络中传输的数据进行加密，做到万无一失。但应该认识到，就目前的技术而言，绝对的网络安全是不存在的，但这样的结果并不影响我们利用计算机网络实现设计院管理系统的整体效应。
四、 对计算机网络与设计院管理系统的瞻望
在计算机网络技术已十分成熟的今天，利用计算机网络实现设计院管理的信息化已是大势所趋。设计院作为知识密集型企业，始终在探索和实践科学的设计管理手段和方法。然而，大部分管理措施在具体落实时却发现，其实际功效与当初的管理目标常存在相当大的出入甚至是大相径庭。目前大部分单位所建的计算机网络实际只是代替磁盘传递文件，计算机网络很大的利用空间没有得到开发，以至于花了大量的人力物力布设的网络利用率不高或流于形式。
因此，必须找到一个切实可行的方法，既能真正地提高设计单位的工作效率，又可以使先进的技术手段和科学的管理方法的作用得到充分发挥。这里提出的基于计算机网络的设计院管理系统，在计算机网络技术已经十分成熟的今天是易于实现的，所以问题的关键还是要确立我们理想中的设计院管理系统。可以说计算机网络启发了我们的思路，使我们把以前不敢想、不敢提的问题和想法都列举出来，如果按照上述方法实施，其结果一定是设计院的管理系统会更趋于科学完善。上面提到许多的具体实施过程是结合作者在工作中的实践提出的，在这里只是抛砖引玉，希望看到大家更好的想法。

档案管理系统软件哪个好

档案管理系统软件好的有：

1、多可电子档案管理软件

这款软件最主要的功能是将自己的纸质档案管理变成电子的档案管理，这款功能，还算是比较实用的，支持实时录入，支持关键词检索，还支持数据统计。

基本上能够满足广大用户对于工作以及生活的需求，最重要的是多可档案管理系统，又新研发出了升级扩充产品，这其实是对于少部分人来说是比较实用的。

2、文迪公文与档案管理软件

这款软件是以文档管理为主要功能，能够满足大家对于管理文档的需求，而且是严格按照我国的法律法规为用户设定的软件，尤其是能够针对公文网文档软件进行管理。

所以在隐私方面应当是做得比较好的，其中还包括销毁功能，能够让大家摆脱归档以及因销毁而浪费的精力，也解决了大家对于公文保管不容易的问题。

3、求索人事档案管理软件

这一款档案管理软件属于人力资源管理软件，对于人事的资料管理的特别清晰，虽然也提供一些关键词搜索以及销毁功能，但是最主要的还是能够将每一位员工以及领导的个人信息罗列的非常清楚。

而且能够支持企业调档，所以如果领导想要了解一个员工的信息，完全可以使用这个档案管理系统，直接点击人名就可以展现一切的资料。

4、晨科文件档案管理软件

不同于其他的档案管理软件这一款软件专门是针对文件管理的，当然这个文件可以是多方面的文件，可能是关于人力资源的文件，也可能是关于财务文件。

所以就是怕用户会提供不同种文件，因此这个系统做的好的一点就是将隐私保证的特别好。

5、好用档案管理软件

这款软件既可以为企业准备，可以为个人准备，只要是涉及到自己的档案以及材料管理的都会提供注册，而且档案录入的方式有很多种，可以是拍照可以是扫描。

能够及时的监测手机后台拥有哪些适配的软件和程序，更快的帮助用户将档案录入，节省双方的经历时间。