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档案信息化工作总结范文
档案信息化建设是档案部门的一项基础性工作，是档案工作迈向现代化的必由之路，是档案部门落实科学发展观的重要举措。xxxx年，xxxx县档案局根据档案事业发展的客观需要，结合我馆的实际，始终把加强档案信息化建设作为档案事业中的一项重要工作来抓，适时规划，突出重点、有序推进，在基础设施建设、档案数据库建设、档案网站建设以及人才队伍建设等方面取得了一定的成绩，现将一年来的工作情况汇报如下：
一、加强领导，提高认识。
为进一步加强我县档案信息化工作的领导，县档案局成立档案信息化建设领导小组，制订《xxxx县档案信息化建设实施意见》，积极开展档案信息化建设的宣传工作，将档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，努力提高工作水平和工作效率，提高服务质量。同时积极与县委、县政府及相关部门沟通，加强协作，及时将档案信息化工作纳入全县信息化建设总体规划之中，统筹、协调、规划全县档案信息化建设工作。
二、加大投入，夯实基础。
xxxx年，我局在经费比较困难的情况下，通过各种途径，增加对信息化基础设施建设的投入，并且取得了明显的成效。(华考范文网)今年我局在原有的基础上，投入近20万元，添置服务器、网络版软件、计算机、数码照相机、复印机等相关数码设备，极大的改善了我局的信息化硬件设施，促进了我局档案信息化工作的发展。在全县各镇区(街道)及县直各部门的档案信息化基础设施建设方面，我局针对各单位财力条件的不同，提出财力许可的单位一次性投入到位，财力条件有限的单位，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，县直各单位综合档案室档案管理软件计算机普及率达到98%以上，镇区档案室达90%，其它基础设施也在逐步完善之中，为我县档案信息化建设工作奠定了物质基础。
三、分步实施，档案数字化建设初具规模
档案目录的数字化是档案信息化建设的先行基础工作，也是数字化档案馆(室)建设的必备条件。我们优先突出服务重点，为了使老百姓能及时享受到党和国家出台的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作为此项工作的出发点和落脚点，重点把馆藏的民生档案目录先行数字化录入。截止xxxx年底，已录入馆藏档案目录案卷级52536条、文件级812456条，大大方便了我县人民群众的查找利用，也为我馆档案信息资源数据库的建设打下了坚实的基础。同时，今年我局投入16万元资金，通过招投标的方式，对馆藏部分利用率较高的纸质档案及珍贵档案进行数字化加要，截止xxxx年11月份，共全文扫描档案368322页，为建设档案全文数据库和多媒体数据库打下了基础。为了实现档案馆、档案室在业务上相互衔接，便于机读档案目录和电子档案的移交，我局向财政局等档案工作硬件设施较好150多家单位推广使用了档案管理系统，并取得了良好的效果。
四、加快步伐，推进档案信息网站及政府公开信息查阅场所建设
xxxx年，我县不断完善档案信息网站建设，结合实际情况，及时对网站版面内容进行增加，目前我局档案信息网站分别整合了政府公开信息查询、现行文件查询及档案馆馆藏档案查询三个利用版块，这样我们就可以通过档案信息网将档案信息资源集聚和整合起来，实现档案资源社会共享，更好地为各级领导和机关服务，为社会各界服务，为广大人民群众服务。
五、加强培训，提升档案人员综合素质
我局历来重视对档案业务人员的的培训工作。xxxx年我局积极开展省、市、县电子政务和档案信息化知识培训共3次，定期对各单位专(兼)职档案人员进行计算机应用新技术、新设备、新方法等方面的培训，努力提高其掌握和运用现代化技术的能力。并针对新形势、提出新要求，要求各单位的专(兼)职档案人员需持双证(《档案工作资格证书》和《江苏省计算机能力二级证书》)上岗，努力把我县档案队伍建设成既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才队伍。
回顾xxxx年我局档案信息化建设工作，虽取得了一定成绩，但仍有很多不足，主要表现在：思想观念、管理水平、服务手段等与档案信息化快速发展的要求还不相适应，开发利用档案信息资源为县委县政府中心工作及经济社会发展服务的能力还有待不断增强。今后，我局将不断加快馆藏档案数字化进程，加强开放档案政府信息公开服务体系建设，不断提升档案信息利用率，让更多的馆藏档案信息通过网上快速查询，更好服务社会大众。
20xx年，栖霞区档案局适应国家档案信息化建设发展要求，依据《全国档案信息化建设实施纲要》、《江苏省档案信息化建设规划纲要(2005～2010年)》、《南京市档案信息化实施意见》和《关于进一步加强南京市档案信息化建设若干意见》等相关文件要求，以“三个代表”重要思想为指导、以全面贯彻落实科学发展观为统揽、以为构建和谐社会服务为主线、以省市要求为目标，抢抓机遇、开拓创新，在全区电子政务建设的总体框架内，以网络建设为基础、以档案信息资源建设为核心、以加强电子文件管理为重点，逐步实现重要档案资源数字化、档案信息利用和服务网络化、档案管理技术现代化、档案信息工作法制化，努力构建栖霞特色的档案信息服务多元体系。
一、领导重视、部门支持，完善档案信息化建设制度保障
栖霞区档案信息化建设从启动开始，便得到各级领导的重视。2002年新馆建设工程中，区委、区政府审时度势，同步开展了数字档案馆建设的规划与设计，为档案信息化建设配备设施、预留条件。近年来，区委、区政府更是在人力、物力、财力等多方面给予支持，投入资金160余万元，用于区档案馆软硬件设施的提档升级，为全区档案信息化建设夯实基础。同时，区政府信息中心辟出专门IP地址，用于区档案信息系统内部局域网敷设。成立了栖霞区声像档案管理中心，区委副书记亲自担任中心主任，区委常委、宣传部长以及分管副区长担任中心副主任，足见区委、区政府领导对这项工作的认识。面向全区各街道、部门及企事业单位转发了区档案局(馆)拟定的《南京市栖霞区档案信息化实施意见》，为全区档案信息化建设提供了制度保障。与此同时，全区70多家机关部门、街道、企事业单位，也积极响应区委、区政府档案信息化建设的号召，做到资金到位、人员到位、设备到位、场所到位,实现自身档案室与区档案馆信息化建设同步设计、同步实施、同步达标。
二、购置设施、搭建网络，推进档案信息化基础设施建设
随着信息技术的发展，传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代，档案管理现代化建设日益深入，信息化程度逐步提高，档案管理工作正在发生深刻变化。在档案信息化基础设施建设方面，栖霞区档案局着重从硬件与软件建设两个方面着手。
1、加大硬件设施投入，实现档案管理现代化和办公自动化。目前共购置服务器3台、计算机43台、投影仪1台、交换机1台、显示屏1台、触摸屏1台、刻录机3台、扫描仪2台、打印机4台、复印机2台、计算机自动控制温湿度记录设备1套，以及摄像机、照相机、电视机、录音机等多种硬件设施，极大方便数据传输与资源共享。全区70多家机关部门、街道、企事业单位的档案室也配套购置计算机100余台，栖霞区应用计算机管理档案的普及率达100%。
2、强化软件设施建设，搭建档案信息化网络平台。栖霞区档案局借创建江苏省特二级国家综合档案馆和国家二级馆的有利契机，先后投入经费160多万元，为档案局(馆)设立独立门户网站、搭建文档一体化档案综合管理系统、构建全区档案信息系统局域网。全区各街道、部门、企事业单位也同步建立档案管理系统，并通过专有网络与区档案馆通联，实现档案录入和管理的数字化、集成化、网络化。
三、需求出发、稳步前进，注重档案信息资源建设
栖霞区档案馆建馆以来，已累计入藏各类档案103个全宗97万条。馆藏资源的不断增加与丰富，社会档案信息需求的丰富化、全面化和差异化，使得档案信息资源的开发利用也呈现出多途径、多样化的特点。为适应新形势所带来的新变化，栖霞区档案局打破旧有的条块结合体系，一切从需求出发，在传统模式的.基础上尝试构建档案信息资源复合动态模式。
1、建立档案目录数据库。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的先导，完备的档案目录数据库，将为未来的档案全文数据库建设提供优良的元知识元与元网络节点，是优良档案全文数据库的必备条件。基于此，栖霞区档案馆完成馆藏的103个全宗的97万条案卷目录和文件级目录的数据录入，实现全馆文件目录100%数字化。同时，建立目录中心，做到各单位档案室档案文件定期进馆、目录实时入库，实现数据库动态管理，基本完成文件级目录库建设。
2、推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。栖霞区档案局长期聘用6名人员，配备高速扫描仪2台、服务器3台、计算机43台以及相应的存储设备，组建档案数字化加工线，专门负责馆藏档案以及全区照片、录音、录像等多媒体资料的数字化工作。本着从需求出发的宗旨，首先开展对查档利用率最高的、关系民生的档案资源全文数字化工作。2009年，完成区委办、区政府办等26个全宗的文书档案、招工档案、干部任免档案等合计97万页纸质档案的数字化加工，并通过全区电子政务平台，实现检索与查阅的网络化。
四、依托平台、协调发展，着力档案管理应用系统建设
在档案管理应用系统建设中，栖霞区档案局(馆)注重对档案信息资源进行整合，努力开创档案资源的全社会共享之路。从宏观上，栖霞区档案局(馆)注重对管理理念的变革，树立前端控制、知识化管理与集成管理的理念;在具体实践中，致力于构建一个基于计算机网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的立体档案资源管理系统。目前，栖霞区档案局(馆)的主要是依托电子政务建设，建立档案信息化建设的组织保障机构，尽量获得档案信息化建设的财政支持，并将档案资源建设纳入全区电子政务发展规划，保证信息资源共享。最终，依托电子政务平台，实现主动沟通，促进协调发展。
1、搭建文档一体化档案综合管理系统，加快电子文件中心建设。栖霞区档案局(馆)开通网上“现行文件利用中心”，通过定期收集区机关各部门可公开的政务文件，建成动态文件数据库，在网络上尝试提供现行文件分类检索查询服务。与软件合作开发“栖霞区文档一体化档案综合管理系统”，利用自动采集与数据挖掘技术，通过与区电子公文交换系统的对接，实现区电子公文网入网单位网内收文、发文自动记录、自动分类、自动归档，初步建构起基于栖霞区电子政务平台的电子文件中心。
2、建立栖霞区声像档案管理中心，创新声像档案管理模式。包括照片、录音、录像在内的声像档案的收集、储存与利用，一直是档案资源管理中的一块软肋。特别是随着社会经济的发展，对声像档案的利用越来越频繁，如何更好的保存旧有的照片档案，并整合包括栖霞区有线电视台、《栖霞简报》在内的区内新闻媒体及各街道、部门产生的数量愈发庞大的声像档案资源，使其发挥更大社会效用，成为栖霞区档案局(馆)在档案信息化建设中又一个工作的重点。在栖霞区档案局(馆)的积极推动下，栖霞区委、区政府成立栖霞区声像档案管理中心，为声像档案资料的收集齐全、完整归档提供了组织保证。管理中心由区委、区政府牵头，区四大办公室、区委宣传部、区级机关工委、区文化局等部门以及区属各街道工委参与，区档案局具体负责。管理中心成立以来，共收集、整理、数字化党和国家领导人来区视察、考察的各类照片以及反映全区政治、经济、文化、教育、卫生、工业、农业和社会事业等方面的照片1万余张，以及从区有线电视台收集历年节目影像资料，并在此基础上建立“数码照片档案管理系统”与“音频、视频档案管理系统”两个子系统。
3、开通栖霞区档案门户网，拓展档案信息化服务新渠道。栖霞区档案局开通自己的门户网站──栖霞档案网.网站基于JS技术搭建，使用智能化后台管理系统，做到操作简便、权责明确、内容丰富，既适应政府机关工作又符合群众浏览查询需要。网站设置14大板块，内容囊括局(馆)介绍、政务公开、档案查询、现行文件查询、政策法规、业务指导、工作动态、网上展厅、栖霞区大事记、政府信息公开等内容。网站充分利用网络分布的广泛性、开放性、动态性和非线性等特点，在网上公布馆藏指南和检索目录，定期进行特色档案信息发布等，在互联网上开辟了一个为社会各界服务的新渠道。目前网站上载开放档案目录4000多条，访问人数与日俱增，初步显现档案门户网站社会效益。
五、践行标准、制定规范，尝试档案信息化标准规范建设
没有规矩不成方圆。栖霞区自档案信息化建设启动伊始，栖霞区档案局(馆)便十分注重标准化、规范化、制度化建设。一方面认真学习、领悟我国已经颁布的与档案信息化相关的标准，并努力践行这些标准;另一方面依据具体实践经验，结合现代信息技术发展趋势，评价并修订现有的标准，逐步建立适应栖霞区自身特点的标准体系。根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》等有关法律法规的规定，结合栖霞区的实际情况，经区委、区政府同意，栖霞区档案局(馆)制定了《栖霞区电子文件归档管理办法》。从电子文件的收集、整理、归档、管理、利用等环节对电子文件的操作进行严格的控制，提出具体要求。依据“办法”，全区近70家单位的档案室实现现行文件实施入库，每个季度向区档案馆报送一次声像档案，进一步规范了全区档案信息化建设工作。
六、加强培训、提高能力，重视档案信息化人才队伍建设
信息化人才是推动档案信息化发展的动力，是档案信息化建设最宝贵的资源。重视信息化人才培养,提高档案从业者的信息素养和信息技能,是档案信息化建设的迫切任务。栖霞区档案局在全区档案人员计算机、网络、信息技术整体水平不高的情况下，加大了对档案人员计算机技能及信息化水平的培训力度，为信息化建设的持续发展做好准备。一是积极参加各级举办的计算机应用技能培训班和档案信息化培训班，经培训绝大多数人都通过了公务员计算机应用技能考试，掌握了档案信息化基础知识，大部分档案人员都能够独立开展文档一体化档案信息管理系统的应用和基本维护工作;二是积极组织部分从事计算机应用的人员参加政府信息化领导小组举办的计算机网络技术培训、协同办公系统培训及信息安全培训等;三是定期对本区档案人员开展培训，培训内容包括计算机基础、网络基础、文字处理、数据处理、电子邮件使用、电子文档管理、档案管理系统操作运行等方面的知识与技能。在工作中，栖霞区档案局还安排人员定期到各个部门进行信息化指导，遇到有关信息化方面的疑问，始终做到有求必应、不厌其烦、耐心指导。经过努力，全区档案人员信息化技能水平大大提高。
七、严格纪律、落实规定，确保档案信息安全保障体系建设
信息技术的应用，特别是网络技术的普及，档案信息安全问题成为档案信息化建设成败与否的关键。档案信息安全涉及档案信息不稳定性、档案信息内容服务安全、档案信息数据系统安全、知识产权以及涉密档案安全保密等方面内容。栖霞区档案局(馆)切实落实国家及省、市相关部门对加强信息安全保障工作的各项规定和要求，构建信息安全保障体系所需要的软件、硬件环境，确保档案信息安全。
1、建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。安装闭路电视监控系统，实现局(馆)24小时实时监控;加强对档案馆计算机管理系统的监管，每台计算机实行定人定岗制度，其他人员未经同意不得随意使用，微机房工作人员不得将与工作无关的光盘、磁盘上机使用，确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效;档案馆的内部局域网与外网实行物理隔离，内网与外网分别运行在两台服务器上，并在外网上加了硬件防火墙，外网主要运行档案门户网站，内网主要运行馆内的0A系统与档案管理系统软件，并与政务网相连;加强身份认证和密钥等管理，使用网络行为控制系统，确保档案信息网络传输的安全。
2、深入贯彻《江苏省档案信息化建设保密管理办法》，严格执行保密制度。在“栖霞区档案管理系统”软件制作及档案全文数字化过程中，严格遵守保密规定，杜绝档案资料外泄情况的发生。建成后的“栖霞档案管理系统”设置严格的身份鉴别、访问控制和加密存储等安全保密措施。同时，栖霞区档案局还制定《栖霞区档案局保密制度》、《栖霞区档案局微机房管理制度》等一系列规章制度，要求全局人员提高保密意识，严格按照保密制度执行，切实加强信息化条件下的保密工作，提高防范高技术窃密的能力。外网信息发布方面，实行定人定责，严格遵守相关的安全保密制度，非开放的档案信息一律不上外网，上网的档案目录和全文信息要经过严格的划控和鉴定，确保所有上网信息安全，防止失密、泄密事件发生。
八、档案信息化建设中面临的困难和问题
1、档案信息化建设的持续快速发展急需专业的网络、数据库维护人员和专业计算机操作人员,目前档案局人员结构老化，专业人才严重缺乏，急需专业人员来加强档案信息化建设与管理。
2、档案工作人员对档案信息化建设的总体思路和目标还不十分明确，资源共建与共享意识不强，缺乏宏观规划和管理，局限于档案库收藏资料、贮存档案的一般性水平。
3、档案门户网站建设还处在低层次的起步阶段。在现代网络环境下，档案网站的建立在一定意义上讲只是流于形式，公布的内容还不能体现档案工作的特色，无法满足社会各方面利用档案网站查阅利用档案信息的需要。
2xxx年栖霞区档案局档案信息化工作在省、市档案局的关心指导下，取得了一定成绩，发挥了较好服务功能，产生了一定社会效应，但同时也深刻体悟到信息技术的日新月异与广大档案利用者对数字档案需求的多元化、复杂化、个性化。在新的起点上，栖霞区档案局档案信息化建设将从所肩负的社会责任出发，通过有效履行服务职责来完善自身发展所需的外部社会环境,并从社会中获取自身发展的不竭动力。同时，本着求真务实的工作态度，加大档案信息化建设资金投入，加强档案信息化资源建设，完善档案信息化标准规范，强化档案信息化人才队伍建设，保障档案信息化数据的安全，进一步整体推进档案管理信息化和现代化进程。我们坚信，唯有充分认识档案信息化建设与社会发展的关系,努力构建全新的多元档案信息服务体系，才是档案信息化建设的最终目的，才能真正推动栖霞档案工作更好更快发展。
蒋洪明
(江苏省地质资料馆)
摘要 随着信息化的迅猛发展，社会经济发展已跨入了一个数字化的时代。江苏省地质资料馆馆藏地质资料数字化工作的全面完成，推进了全省数字地质资料馆的建设。这是现时发展的必然趋势，也是省馆建设的一项重要内容。本文主要阐述了江苏省地质资料馆为推动全省数字地质资料馆建设，开拓思路，创新理念，积极完善馆藏各项建设。同时，作者结合省馆工作实际，进一步阐述了数字地质资料馆建设的重要性以及必要性。
关键词 江苏省 地质资料 数字档案馆
1 数字地质资料档案馆建设基础
图文数字化地质资料是江苏省地质资料馆(以下简称省馆)建设数字地质资料档案馆的基础数据来源及必要条件。同时，它也是地质资料社会化网络服务的前提与基础。省馆根据国土资源部数字国土工程工作标准《SZ1999001—2000 图文地质资料扫描数字化规范》，历时十年多的时间，全面完成了馆藏6000多档地质资料档案的图文数字化工作。图文数字化所形成的海量电子地质资料信息，为全省数字地质资料档案馆建设提供了数据保障。它的产生与应用，不仅促进了地质资料信息化的服务利用，相应地也促使了与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术在地质资料档案中的广泛应用。
在信息化发展的前提过程中，地质资料档案管理人员已认识到数字化信息的重要性。因为数字地质资料档案馆的建设必须在信息化发展的前提下，才能产生一种全新的数字地质资料档案馆形态。数字地质资料馆的建设也就意味着需将馆藏传统载体档案数字化的地质资料信息、汇交接收的地质资料电子信息、整理加工后建立的各类地质资料数据库信息进行存储，通过网络化的工作环境，实现向社会用户提供方便快捷的数字地质资料档案信息服务功能。
2 数字地质资料档案馆建设内容
为加强推进数字地质资料档案馆的建设，省馆积极有效地对馆内管理制度进行了完善；增添了新的硬件设备，及时更新了计算机系统软件的升级；对技术人员进行了管理平台应用的专项培训；通过引进人才，优化了人才队伍的结构；扩大了省馆网络化的管理；率先实行全省数字化成果异地备份工作。同时，开发了多项地质资料集群化产品项目。
2.1 完善制度建设
省馆领导班子对管理制度的建设非常重视。根据省馆现有的制度，结合实际的工作状况，进一步修改、完善了地质资料接收、保管、借阅、库房管理等制度。通过资料借阅承诺书的修订，保密协议的签订，使各项规章制度加以完善，落到实处。通过岗位职责的明确分工，提高了各部门工作人员的积极性，馆内工作得到了井然有序的开展。合理规划以及管理制度的完备，为数字地质资料档案馆的建设提供了可靠的制度保障。
2.2 基础设施建设
为进一步提高项目任务的效率以及更好地提供借阅服务，省馆新增了计算机、打印机、大幅面扫描仪等硬件设备，并加强对系统软件的升级，从而进一步提升了数字地质资料档案的建设。同时，省馆大力推进并启动了实物库的建设工作。从多方面、多角度地夯实了数字地质资料档案馆建设所需要的软硬件设施。
2.3 管理平台建设
为配合全省地质资料管理信息系统的建设，省馆购置了服务器，安装了地质资料管理信息系统，现已有6000多档地质资料信息存入了该管理系统，为来馆查阅资料者提供了地质资料基础保障。
自2013年3月以来，省馆开通的地质资料信息集群化共享服务平台，实现了与全国馆藏机构并网查询。目前，已有6500多档馆藏地质资料目录信息录入平台，并实行每月动态更新。全国地质资料信息集群化共享服务平台的建立，拓宽了数字地质资料档案信息的服务范围，强化了资料服务的水平，进一步提高了地质资料档案的利用效率。
地质资料汇交管理平台的建设，是对全省地质资料汇交监管平台的数据进行清理。省馆将所有的地质工作项目信息进行了录入，并补充了全省探矿权、采矿权、地质项目，通过汇交凭证的及时发放，对欠交单位及时发放催交通知书，从而完善了汇交管理制度，提高了汇交效率。
2.4 省馆网络化建设
江苏省地质资料馆网站的建立，为社会提供了方便、快捷的地质资料在线服务，推进了电子地质资料的利用价值。自从开通馆网站以来，省馆网站累计访问量已达113715人次；提供全文浏览和下载服务48421人次。网站数字资料的服务，既是社会网络化发展的需求，也是提高数字地质档案资料方便、快捷和高效服务的有效途径。
省馆局域网络的运行，大大提高了馆内数据的传输与利用效率，确保了数字化生产过程中地质资料数据的安全，有效地达到了对数字化工作过程中的监督与控制。
2.5人才队伍的建设
省馆加强内部人员建设，对现有在岗人员加强了技术上的培训与引导，并积极鼓励大家参加科研项目，建立学习研讨小组，形成良好学习氛围。对外，省馆则积极引进专业类的硕士研究毕业生，补充并夯实省馆技术队伍力量，从而提高了地质资料管理和地质资料信息集群化开发利用水平。
2.6 重要数据备份
为了进一步提高并保证数字化成果地质资料的安全管理。综合考虑地质灾害等环境因素的影响，为确保地质资料数据的安全性，省馆在全省率先开展了成果数字地质资料数据的异地备份工作。2014年6月，省馆派专人将6416档成果地质资料数据安全送达南通国土资源厅数据备份中心，完成了异地数据备份交接工作。今后新增的成果地质资料数据，省馆将会根据数据量，定期进行备份，保证数据备份的完整性。
省馆首次异地成果数据备份，是全省地质工作的创新思路，它为省馆数字化成果资料的安全存储，打下了坚实的基础，为今后江苏省经济发展服务提供了数据保障。
2.7 以需求为导向，加强地质资料项目建设
为进一步有针对性地提供地质资料集群化服务，省馆与江苏华东地质调查集团进行了“江苏省句容市九华山地区地质资料信息集成”的协作项目任务。数字地质资料在该项目中的应用，为找矿信息(地质、矿产、物化遥、矿政等)的集成与研究提供了基础信息，体现了数字地质档案资料在服务上的深化利用，也是省馆主动开发地质资料信息服务产品的创新体现。
为深入推进地质资料信息集群化工作，《国土资源部关于印发＜推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案＞的通知》(国土资发〔2010〕113号)，要求完成各省(区、市)的重要钻孔数据库建设工作。在重要地质钻孔数据库建设中，将江苏省地质工作形成的归档保管的地质钻孔资料进行整理并提供利用。省馆已数字化的地质资料为地质钻孔数据库建设提供了所需的图文信息资料，包括钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图以及样品分析结果表等。钻孔数据库的建设，为找矿突破战略行动提供基础资料，为地质资料社会化服务提供了基础。
3 意义
数字地质资料档案馆的建设，是数字地质资料档案收集、管理、存储、利用的综合，是实现数字地质资料档案在各业务环节的自动化、网络化管理建设活动。加强数字地质资料档案的建设，不仅提高了地质资料技术人员的综合素质能力，而且创新发展了地质资料管理工作制度，健全规范了工作管理，实现了多样化的服务手段，从而可以满足社会对数字地质资料的不同需求。
加强数字地质资料档案的建设，也拓展了地质资料在信息社会中的服务领域。数字地质资料档案馆建设的信息化、智能化、网络化、自动化发展，也进一步促使了数字地质资料的可持续发展，它将会为江苏省经济建设发展提供更好的服务。
第一条 为了加强档案管理，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。第二条 本市行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本办法。第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。市、县（市、区）人民政府应当把档案事业纳入本地区国民经济和社会发展规划，把档案信息化建设纳入政府信息化发展规划，将档案事业发展经费列入本级财政预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。第四条 市、县（市、区）档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，并依法进行监督和指导。第五条 扬州经济技术开发区、扬州市生态科技新城、扬州市蜀冈-瘦西湖风景名胜区管理机构应当对本单位形成的档案实行集中统一管理，对区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督和指导。第六条 乡镇人民政府（街道办事处）应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和村（居）民委员会的档案工作进行监督和指导。
村（居）民委员会应当指定人员负责档案工作。第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案工作责任制，确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。第八条 各级各类档案馆负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。市、县（市、区）级国家综合档案馆按照相关规定承担档案主管部门委托的档案工作。第九条 档案工作人员应当具备档案专业和相关专业知识，接受专业知识的继续教育和培训，其中档案专业人员可以按照有关规定评定专业技术职称。第十条 档案主管部门应当加强档案宣传教育，增强全社会档案意识。鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。第十一条 应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。
市、县（市、区）级国家综合档案馆应当根据国家有关规定适时调整档案进馆范围，并向社会公布。第十二条 机关、团体、企业事业单位和其他组织发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。
国有企业资产与产权变动的，其档案处置按照国家有关规定办理。第十三条 各类重大活动和重要事件档案按照以下规定进行管理：
（一）重大活动的主办或者承办单位、重要事件的处理单位应当做好相关档案的收集、整理、移交工作；
（二）重大活动举办过程中形成的档案资料，在活动结束之日起九十日内向同级国家综合档案馆移交；
（三）重要事件处理过程中形成的档案资料，在事件处理完毕后六十日内向主管部门的档案机构移交，也可以向事件发生地的国家综合档案馆移交。向主管部门档案机构移交的，应当同时向同级国家综合档案馆送交档案资料电子文档和目录。国家另有规定的从其规定。第十四条 工程项目的建设单位，应当妥善管理在建设过程中形成的档案。
城市规划区域内工程项目的建设单位，应当向所在地城市建设档案机构登记并接受其档案检查和验收，按照有关规定及时向城市建设档案机构报送工程建设档案。
重点工程项目的建设单位，应当将项目的基本概况向同级档案主管部门备案，依法接受其监督、检查和指导。工程竣工时，档案主管部门和有关主管部门参加档案验收。建设单位应当按照国家规定，向主管部门或者档案机构报送档案。第十五条 重大科学技术研究项目建档工作，应当与项目立项、计划进度、成果验收鉴定和评审同步，各类档案按照国家有关规定保存。档案不完整或者不准确的，不得验收鉴定。第十六条 文化主管部门应当建立非物质文化遗产档案及相关数据库，向档案馆报送档案目录和全文数据。市、县（市、区）级国家综合档案馆应当收集非物质文化遗产档案，建立专题数据库。第十七条 新闻出版等相关单位应当做好图片、音像等档案资料的收集、整理、保管和提供利用工作。
机关、事业单位编著出版的书籍、报刊、音像制品等公开出版物，应当按照规定及时向档案馆送交样本。
郑晓光 徐向琴 王传礼
（江苏省地质资料馆，南京210018）
摘要 本文介绍了江苏地质资料电子阅览室系统软件的基本功能及其在涉密地质资料解密与转换中的应用。
关键词 地质资料；系统软件；应用
推进档案信息化建设是当前档案工作的重要任务之一。完善现场查阅与网上查询（包括局域网）两大服务体系是馆藏机构为民、便民、利民服务的建设目标，也是社会公众需求的反映。地质资料是地质工作成果的主要表现形式，是地质工作服务社会的主要载体，归档入库后的地质资料具档案属性，其价值与作用在于利用。2002年3月19日，国务院发布了《地质资料管理条例》，将地质资料的公开利用作为地质资料管理三项基本制度之一。2006年初，出台的《国务院关于加强地质工作的决定》，将推进地质资料的开发利用规定为我国新时期地质工作六大主要任务之一。由此可见，如何推进地质资料开发利用是摆在地质资料管理工作者面前急需认真研究、急需解决的重要课题之一。
当前，现代信息技术应用较为广泛，公众的阅览方式与理念已由过去单一的纸质阅览逐步向电子阅览方式转变。早在20世纪70年代末，我国地质资料管理部门就启动了馆藏地质资料数字化工作，现已初步具备了提供电子阅览的数据基础，因此，研发馆藏电子地质资料查阅利用管理系统具有必要性、现实性和可能性。
1 系统功能用户需求分析
从地质资料管理者与借阅利用者角度分析，研发系统软件的主要目的：一是要方便用户查询检索与利用地质资料，提高用户资料查阅利用效率和资料利用率；二是要便于及时统计了解地质资料服务的对象情况以及地质资料被利用情况，为进一步做好主动服务提供参考依据；三是要提高地质资料合规、合法借阅利用的监督力度；四是要提高地质资料借阅利用管理现代化水平与地质资料安全利用保障程度。因此，系统功能设计应以紧贴地质资料管理者与利用者的实际需求为目标，应满足如下需求：
（1）便于用户登录、检索、借阅与打印收集资料，尤其对“常客”与“群体”借阅者。
（2）把借阅接待登记表转化为友好的信息采集窗口，从用户身上采集到有利于统计分析资料被收集利用等情况的相关信息。
（3）遵循开放与控制相结合的原则，最大程度开放公开类资料检索、借阅、打印，对借阅、打印保密与受保护的资料增加辅助审核关口。
（4）对用户打印收集的资料能进行必要的监督与提示，出现问题便于追踪。
（5）借阅与管理过程实时监控记录，能重现“历史”，便于追踪查明问题，分清责任。
（6）便于管理员更新维护存入系统的数字化资料，对受保护资料的有效期限能自动识别、期前提示、延期更新与到期后自动转为非保护类资料。
（7）条件选择优选下拉菜单或点选方式，记录、统计分析结果能自动生成WORD文档，减少人工操作，避免人为疏忽，提高速度、效率与准确率。
（8）重要环节的“确定、取消”类操作要有二次确认，防止误操作造成损失与陷入被动局面。
（9）界面简洁友好，操作方便，风格宁静、热情，用文明礼貌的提示语表达谢谢合作、反映系统运行、引导操作、说明原因等，用人性化设计让用户感到亲切、热情、心情愉快。
（10）系统要稳定，数据要安全，便于功能扩展。
2 系统实现的基本功能
该系统为采用C/S模式运行的局域网应用系统，包含服务器端和客户端两个子系统。服务器与客户端计算机通过WINSOCK控件进行联机，通讯协议采用TCP/IP ，通讯端口为1055，服务器与客户端计算机的通讯命令为自定义的命令。
2.1 客户端基本功能
客户端实现的基本功能有：提供馆藏机构简介、提供馆藏资料借阅流程介绍、用户信息采集、提供现有馆藏资料目录查询检索、提供馆藏电子地质资料借阅申请和阅览服务、提供馆藏电子地质资料的打印申请和限制性打印服务、提供馆藏电子地质资料图形生成及限制性打印服务、用户计算机锁定及解锁等基本功能。其主要功能应用如下：
（1）系统登录。客户端计算机与服务器联机成功后，用户在客户端计算机登录界面上输入相关信息后，就可登录利用该系统。如果用户准备连续几天都来借阅资料，可以勾选登录界面中的“连续一天或多天”选项，系统会自动生成一个登录密码，下次登录时可以使用“密码登录”功能，只需输入密码即可实现登录。
（2）资料查询检索与阅览。地质资料目录查询检索调用系统内嵌的地质资料目录检索系统，查询检索需借阅的地质资料，获取档号，申请调阅该档电子地质资料。用户申请借阅的是公益性地质资料，系统会自动发送出该档电子资料，供用户阅览；如用户申请借阅的是保密或受保护类资料时，需经管理员审核相关借阅凭证，通过人机对话，点击同意后才能阅览，不同意时反馈其原因。用户可以点击“页面”或“书签”按钮，以页面和书签两种方式进行电子阅览，用鼠标右键点击文档内容时会弹出工具条，供用户放大、缩小、移动页面等。
（3）打印地质资料。用户需打印所阅览的地质资料某部分时，可直接在阅览界面上点击“申请打印”按钮，按操作提示，输入要打印的内容页码即可打印。系统打印的电子地质资料均带有水印，水印内容格式为“某人某年某月某日收集于江苏省地质资料馆”。增强收集资料合规利用的监督力度。
2.2 服务器端基本功能
服务器端实现的基本功能有：电子地质资料的涉密情况设置和专业类别设置；电子地质资料的存入系统操作与查询服务；提供翔实的系统日志与查询服务；按借阅者性别、年龄层、学历、职称，借阅单位类别，借阅目的，被借阅资料的涉密情况、专业类别、归属区域、服务项目性质等进行查询统计，并生成相应的表格和图形，打印和输出WORD文件、BMP文件；提供电子阅览室管理日志表的生成、打印和输出WORD文件；提供电子阅览室借阅明细表的生成、打印和输出WORD文件；提供安全有效的管理员控制功能、数据备份与恢复功能；提供对客户端计算机实时监控、管理和服务等基本功能。其主要功能应用如下：
2.2.1 辅助审核
（1）登录审核：当用户从客户端计算机进行系统登录时，服务器端会发出提示音，提示管理员有用户要求登录。管理员根据用户提供的身份信息决定是否同意该用户登录，不同意时系统弹出输入框，要求勾选或输入不同意的原因。
（2）借阅审核：当用户从客户端计算机申请借阅保密或受保护资料时，服务器端会发出提示音，提示管理员有用户要求借阅电子地质资料。借阅凭证齐全、有效，点击同意借阅，发送出电子资料；反之，点击不同意借阅，系统弹出输入框，管理员勾选或输入不同意的原因告知用户。
（3）打印审核：当用户从客户端计算机申请打印电子地质资料时，服务器端会发出提示音，提示管理员有用户要求打印电子地质资料。打印申请符合规定，点击同意打印，反之，点击不同意打印，系统弹出输入框，管理员勾选或输入不同意的原因告知用户。
2.2.2 监控
当客户端计算机已经与服务器相联机，但没有借阅用户登录使用时，管理员通过服务器端可以关闭远程客户端计算机。
当客户端计算机有借阅用户正在使用时，主界面上会实时显示客户端计算机上用户的使用状态，点击“查阅”按钮，即可查阅该计算机当前借阅用户的身份信息，以及本次登录以来的所有使用情况。
2.2.3 借阅记录查询
系统日志中保存了所有的借阅用户的借阅情况，能够提供从用户登录到结束使用全过程的详细信息。点击主界面上“借阅记录”按钮，弹出借阅记录查询界面，即可查询某用户借阅情况与借阅活动过程。
2.2.4 资料借阅利用情况分析统计
提供对电子、纸质及电子+纸质地质资料的查询和统计分析功能。能够按时间和多项附加条件进行组合查询，能够按借阅者性别、年龄层、学历、职称，借阅单位类别，资料借阅目的，被借阅资料的涉密情况，被借阅资料的专业类别，资料归属区域，服务项目性质共10种方式对地质资料的借阅利用情况进行查询统计，并生成相应的报表和图形，支持实时打印及WORD文件、BMP文件输出。同时提供电子阅览室管理日志表、借阅明细表的生成、打印和WORD文件输出功能。上述统计分析，只需点击相应按钮，即可自动完成。
2.2.5 数据安全
系统数据安全性高，客户端用户无法拷贝系统所存的地质资料；保密与受保护的电子地质资料，未经允许，客户端用户不能进行阅览和打印。
系统具数据备份与恢复功能。系统退出时，自动进行系统数据备份，备份文件存放到C 盘根目录下。
3 涉密地质资料提供社会利用新要求
多年来，影响地质资料公开利用的“瓶颈”之一，就是地质资料涉密问题。传统的地质资料管理模式是“按档定密”管理与提供利用，涉密档中大量不涉密的文件也只能锁在库房里，一定程度上束缚了地质资料的公开利用，造成地质资料信息资源的浪费，地质资料应有的作用与价值得不到充分发挥与体现。为深入落实地质资料公开利用制度，2005年11月1日，国土资源部、国家保密局联合印发了《加强地质资料社会化服务的若干规定》。“规定”在明确涉密地质资料查阅利用需严格执行《保守国家秘密法》及相关规定外，提出了“按件定密”与提供利用的新思路，也规定了涉密件中不涉密信息的利用方式，同时要求地质资料管理部门要适时组织开展馆藏涉密地质资料清理工作。为深入贯彻落实《国务院关于加强地质工作的决定》，进一步推进地质资料的开发利用，以及将《加强地质资料社会化服务的若干规定》落实到位，2006年12月29日，国土资源部、国家保密局联合下发了《关于开展涉密地质资料清理工作的通知》，部署了馆藏涉密地质资料清理工作，拉开了我国地质资料管理由传统的“按档定密”管理与提供利用向“按件定密”管理与提供利用转换的序幕。
根据“通知”精神与要求，江苏省地质资料馆于2007年底前完成了涉密地质资料清理工作，梳理清了馆藏资料涉密的档、涉密档中的涉密件以及文字、附表、图册类资料涉密件中涉密事项所在页数，为涉密档中不涉密件以及涉密件中不涉密信息的查阅利用提供了管理依据。
4 应用系统按页管理功能解密与利用涉密资料
江苏地质资料电子阅览室系统软件管理的地质资料，无论是单件还是多件组成的一档地质资料，其数字化成果均是通过目录联系整合为一个文件交电子阅览室系统管理的。该系统对用户申请借阅的电子地质资料具有自动识别屏蔽功能，其识别的单位可以是“档”（一个电子文件），也可以是某档中的某页。
利用该系统自动识别屏蔽这一功能，将“按件定密”清理出的涉密地质资料细化成“按页定密”，建立“档号（文件名）→ 涉密页→涉密事项→密级”数据库，替换系统中原有的按档定密的数据库，系统就可让用户自动调阅所申请借阅的资料，其中涉密页为标注有“此页为涉密内容”的空白页所替换。用户想调阅涉密页内容时，需持有借阅涉密地质资料的相关凭证，管理员审核后，根据借阅凭证界定的借阅密级，通过人机对话，点击同意“借阅秘密（机密、绝密）资料”按钮，用户就可阅览到相应密级的地质资料，其中密级按钮只向下兼容。
5 结束语
该系统功能设计遵循了地质资料借阅规定与发展的新要求，体现了开放与控制相结合，安全、合规促进地质资料利用的精神，紧贴地质资料借阅管理实际需求，具有较高的实用价值。实际应用效果表明：地质资料馆藏机构应用该系统一可以方便用户检索、借阅、打印资料，以及一份资料可供多人同时借阅，提高了用户资料查阅利用效率与地质资料的利用率；二是通过人机对话，加强了保密和保护期内资料借阅利用的审核把关，杜绝人为疏忽，提高了资料合规借阅保障程度；三是通过应用深浅可调的水印技术，在用户打印收集的资料上加盖水印，具有追踪意义，提高了资料合规、合法利用的监督力度；四是多目标、多时段自动统计分析功能，极大地提高了资料利用情况统计分析水平；五是资料查阅利用与管理过程实时监控记录功能，提高了地质资料查阅利用管理现代化水平与地质资料安全利用保障程度。总之，该系统投入应用实现了地质资料查阅利用方式现代化变革，即以数字化资料查阅为主，纸质资料查阅为辅，减少纸质资料的查阅磨损，有效保护纸质资料原件。也为地质资料管理新要求与新的服务理念全面落实到位，实现地质资料利用管理模式由单一的按档管理提供利用，向按件直至按页管理提供利用的转变提供了技术支撑，为数字化涉密地质资料的解密、转化与公开利用探索出了一条新路径。
