档案信息化建设的不足

档案信息化建设的不足

高职院校档案信息化建设

高职档案信息化管理所带来的学校管理提升是显而易见的，较低的待遇和不专业的信息化系统吸引不到专业的人才加入，需要加大对学校档案信息化的投入，同时提高档案管理人员的工资待遇和升迁通道，有助于人才水平的发挥。

摘要：

高职院校档案信息化建设，能够有效促进高职学校的档案的整理、收集、保管等综合管理的先进性，从多方面为高职院校档案管理提供有力的数据支持和技术保证。在实际工作中，我们要从观念上转变对档案信息化的重视程度，加大档案管理建设的投入吸引专业人才的加入，增强档案专业人才的培训和软件开发的应用。

关键词：

高职院校;档案;信息化建设

随着国家对技术人才的重视，高职院校迎来了前所未有的发展环境，无论从国家政策的倾斜，还是企业对高职人才的追捧，毕业生的就业形势越来越好，相应的报考高职院校的学生越来越多，学生的大规模增加以及院校自身建设规模的扩大，都给高职院校的档案管理工作带来了新的挑战，然而随着计算机和网络的普及，高职院校可以充分利用这些先进信息化资源，有效促进高职学校的档案的整理、收集、保管等综合管理的先进性，从多方面为高职院校档案管理提供有力的数据支持和技术保证。本文着重从高职院校的档案管理现状以及未来信息化在档案管理应用上做出一点见解。

一、高职院校档案信息化管理的`现状

目前，信息化管理是开展档案管理的主要发展方向，高职院校的档案管理工作也有了更多的进步，但依然存在一定的不足之处，具体表现在：

1、高职院校档案信息化管理意识淡漠。现在的高职院校在档案信息化管理上还存在重视程度不足，意识淡漠的现象。有的高职院校因为种种原因，在信息化管理的道路上行动缓慢，原先的老旧档案管理模式已经跟不上形式的发展，而新的信息化档案管理模式没有跟上，档案管理主管部门还是以传统的认识看高职档案的管理和作用，这种管理意识上的落后，对学生人才的管理，学校的各项事务性管理造成了不小的影响，已经不能跟上档案管理的前进脚步。

2、档案管理专业职业吸引力不足留不住专业人才。档案管理专业人才可以有效提升整个院校的档案管理的档次和水平。由于档案管理人员的工资待遇没有较强的吸引力，同时由于在职位升迁，职称评定中和院校的专业教师没有竞争优势，所以在档案管理人才的引进上和专业人才的使用方面还存在着“引不进来，留不住”的尴尬境地。现在从事档案管理的人员大多以临近退休人员或者不具备信息化管理能力的人员担任，人才的缺乏阻碍了档案信息化管理的发展。

3、现有的信息化档案存在信息准确性不足和开发利用上的缺失。信息采集和录入工作是整个档案信息工作的基础，也是整个信息能否顺利开展延伸服务的重点，在档案输入的初期有存在档案输入不严谨，反映在档案上就出现了需要用时调不出真实信息的现象。在现有的已经开发档案信息处理软件的使用上，还存在档案管理人员不了解软件其它附属功能的现象，还有的开发软件的开发商对实际使用调研不足，出现了实际使用中信息使用不匹配的现象，这些细节问题与高效实用的软件开发要求不相符。

二、高职院校档案信息化建设的思考

推进高职档案管理的信息化进程，能很好的解决当前档案管理方面的各种困难，让高职院校的档案管理工作变得更加科学，可以从以下几个角度入手：

1、观念上的转变是解决高职院校档案管理的首要条件。高职院校的档案管理发展离不开相关人员的细想一时的转变，在高职院校比较发达的地区，档案管理已经与学校的管理创新相结合，走出了一条快速发展之路，相关院校可以组织管理人员到高职管理模式发展较好地区学习先进的经验和管理模式，将相关经验结合本院校的实际情况进行整合，推出适合自身发展的管理模式。同时上级主管部门可以将信息化档案管理作为学校发展的重要技术指标来纳入考核，督促学校加紧建设信息化档案管理平台。

2、加大档案管理建设的投入吸引专业人才的加入。高职档案信息化管理所带来的学校管理提升是显而易见的，较低的待遇和不专业的信息化系统吸引不到专业的人才加入，需要加大对学校档案信息化的投入，同时提高档案管理人员的工资待遇和升迁通道，有助于人才水平的发挥。硬件软件设施可以采取向上级部门争取一定的专项资金，利用资金建立或者改造平台。人员的待遇问题需要学校相关领导对学校的工资基数和职称评定分数进行调整，制定公平的人员管理机制，提高档案管理人员的工作动力。

3、增强档案专业人才的培训和软件开发的应用。专业的培训可以有效提高信息化准确性不足的问题，输入信息不准确主要是对软件使用不熟练造成的，可以安排软件开发者与学校的管理人员进行一对一的或者是讲座形势上的授课和交流，将软件的特点和细节了解清楚。加强软件开发与未来学校发展信息需求的联系，着眼未来，使档案管理跟上学校发展的节奏。

三、结束语

总之，纵观国际工业强国的立国之本，就是以高职毕业生为主的人才，我国在高职人才的使用上还存在人才的信息不透明，企业对信息的真实性存在质疑等问题。这些问题需要管理部门提高认识，深化档案管理部门的服务理念，加强档案管理信息化制度化的建设来解决。

参考文献：

[1]张海燕.大数据时代用户需求视角下高职档案信息服务模式应用的研究[J].电子技术与软件工程.2015(07)

[2]郭玲.网络环境下高职院校档案信息资源共享模式与策略研究[J].办公室业务.2016(08)

档案工作的问题与不足

档案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基层单位由于管理分散、人员不稳定、保管条件欠缺等因素的存在，严重影响并阻碍了档案管理工作的发展。结合基层档案工作中存在的问题，进行有效的分析，制定合理的对策，有利于促进基层档案管理工作的顺利开展。

基层档案工作中的问题，由于档案工作内外因素的影响，工作中可能会出现以下问题。

档案管理人员的综合素质不高

档案学是一门综合性学科，这就要求档案管理人员必须具备一定的专业知识和业务素质。而现阶段的基层档案管理人员在文化程度、专业素质、思想观念等方面参差不齐，无论是业务熟练程度，还是工作方法和态度都有待提高。很多基层单位没有专职档案管理人员，大多是兼职，因此对档案管理往往心有余而力不足，基本上没有足够的时间去管理或整理大量的档案资料，更加缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这就极大地制约了档案管理工作的创新与发展。

档案意识相当薄弱。基层单位领导主要精力都放在抓经济上，对与档案相关的法律法规和业务知识学习甚少，一些领导将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下，许多基层干部档案意识相当薄弱。有的领导干部甚至认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。有些部门对档案工作重视不够，没有把档案工作列入年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员更是没有保障，档案工作自然就做不好。

档案工作缺乏制度化的管理程序。在实际工作中，一些单位制度不完善，或者虽然建立制度但没有认真落实，管理松懈，档案工作没有形成制度化。

主要有以下四点问题：一是档案收集不规范，在收集过程中，制度不健全；二是档案整理不规范，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内资料漏失现象比较普遍，不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够；四是档案利用不规范，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还，等等因素。

如何建设有效的档案管理信息系统

如何建设有效的档案管理信息系统
一、信息系统建设在档案管理中的作用
1.管理便捷、节省物力和人力。建设档案管理的信息系统，利用现代化信息技术对档案进行分类别、分区域、分段和分期的管理，充分发挥信息技术的优势，有利于实现档案管理信息系统的建设目标。在企业单位中，档案管理信息系统作为一种新型的管理手段，节省了物力和人力，管理更加便捷，档案管理工作效率提高。
2.实现存储信息化和管理自动化目标。其一，实现了编目整理的自动化，对档案进行整理和分类，优化档案管理系统。其二，档案信息和文件统计更加自动化。计算机技术可以准确、快速地统计出档案的数量等各种数据，对不同类型的数据进行统计，加快了档案统计工作的进度。其三，检索更加自动化，同时，检索达到全面、准确。
二、 档案管理信息系统建设期间存在的不足
1. 人才建设存在的不足。受档案工作人员知识素养、技术能力、专业背景的影响，使得工作过程中对计算机信息系统功能、用户需求等理解存在误区，影响信息系统建设工作的深入开展，也无法对用户需求进行分析，导致用户的参与度低，双方无法进行交流，用户的众多需求无法在系统建设期间实现。这一问题的出现，主要是企业单位人才不足，企业单位缺失专业性和复合型人才，对现有人才也没有再教育和培训，以致影响企业单位档案信息化建设。
2.档案人员业务能力不足。企业单位档案人员，无法很好地掌握和应用现代化技术，如数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，使得其在工作过程中，无法适应档案信息系统建设，以致影响对信息的加工和信息的处理。同时，档案工作人员掌握检索技术的能力不足，也无法与各个图书馆建立联系，严重影响系统的实际应用。
三、档案管理信息系统建设中应注意的几个问题
1.注重人才培养和建设，为系统建设储备人才。档案管理工作是一个专业性要求严格的岗位，要求工作人员热爱自己的本职工作，明确自身的职责，忠于职守并爱岗敬业，也要求档案管理人员具备扎实的理论知识和科学知识，具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作，建设档案管理信息系统，企业单位要注重人才培养和建设，明确教育培训目标，对工作人员进行科学知识、专业知识、道德素养、操作能力等培训，这样才能完善人才的知识和技能，不断提高自身，更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求，在工作期间，不断学习，寻找差距，迎头赶上。工作人员要善于观察和总结，不断丰富文化知识素养，尽快掌握工作需要的先进技术，使自己的能力满足岗位需求。
2.探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，均是企业档案管理工作人员应掌握的，在掌握这些不同技术基础上，系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式，掌握先进的档案信息的传播、加工处理和检索等技术，构建电子文件与电子档案，明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流，建立合作关系，各个档案馆分工合作，共同建立档案信息等资源共享平台。
3.实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理，是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化，是保证档案管理和档案资料完整化的基础。所以，在档案管理信息化建设期间，要倡导标准化与规范化管理目标，信息文件在立卷后及时归档，明确文件立卷和归档的重点，而后合理地分工，依据以本单位为主的档案管理原则，实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。

事业单位档案管理信息化建设思考论文

事业单位档案管理信息化建设思考论文

事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养，档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解，能够有效管理信息化后的档案。

摘要：

21世纪是一个信息化的时代，传统的档案管理方式已经不能适应现代社会的快速发展了，我国档案管理面临一次巨大的变革，计算机网络技术的普及为我国档案管理工作的完善提供了契机，但同时也提出了挑战。目前，我国档案管理过程中存在着很多问题，严重阻碍了单位档案管理信息化的建设。本文就我国档案管理的现状及如何进一步发展档案管理工作进行了分析。

关键词：

事业单位；档案管理；信息化建设

信息化的快速发展为事业单位档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战，传统的以纸质为媒介，通过人工录入方式进行的档案管理已经不能满足现代社会的要求了。我国档案管理只有实现转型，才能符合事业单位实际发展的需要，发挥更大的作用。在我国档案界已经有很多人开始探索实现档案管理工作信息化的有效途径了，真正实现这个目标任重而道远。

一、事业单位档案管理工作的现状分析

全球信息化的飞速发展使得大部分事业单位开始了档案管理信息化的建设，但是效果不是很明显，在建设的道路上遇到了很多的阻碍。首先，事业单位档案管理工作没有受到应有的重视。档案管理在一个事业单位的运行过程中有着不可替代的作用，档案定时的分类整理使得事业单位的工作变得清晰，同时也提高了资源的共享程度。然而，很多档案的使用者或者事业单位的领导者没有一个对档案管理工作的清晰的认识，忽略了对单位档案管理的建设，资金投入过少使得档案管理的软硬件水平不能提高，档案管理工作人员素质能力过低。其次，我国档案信息资源的开发有限，有效供给严重不足，在对信息资源进行采集加工的过程中出现过多重复劳动。目前，我国的档案开放比例很低，数据库容量少，巨大的信息资源没有得到有效的利用。最后，缺少符合事业单位档案管理工作要求的系统，软硬件设备不能满足事业单位大量的档案信息的要求。

二、事业单位档案管理信息化建设方式

目前我国事业单位档案管理存在着许多的问题，存在问题是正常的，可是我们不应该忽略问题的存在，反而应当对具体的问题进行具体的分析，然后进行解决。为了更好地适应信息化的社会发展，事业单位档案管理部门应当及时寻找问题根源并且进行解决，以便满足档案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的档案管理制度

档案的作用是为企事业单位提供方便快捷完善的信息资源，为档案使用者提供最好的服务，其中很多内容是单位的秘密文件，所以应当制定一套有效安全的档案管理制度来保证档案安全，消除虚假信息隐患。档案部门应当加大对内外网的检测，对上网的档案进行严格把关。同时档案使用者应当将使用情况进行及时的反馈，档案管理者也应该吸取档案使用者的意见建议，进一步完善事业单位的档案管理工作。

2.加大对档案管理的软硬件设施建设

传统档案多为纸质资料，这为档案的采集、储存、保护带来极大的不便。与此同时，信息化的发展允许将大量的资料通过电子录入的方式进行储存，档案储存所需的空间变小，对档案的整理及存储环境的要求也变得简单。这就需要事业单位拥有一套完善的、功能全面的、容易操作的软硬件设备。

3.加强对事业单位档案管理者的专业素质培养

由于信息化渗入事业单位档案管理工作，档案管理的方式发生了很大的变化，管理的范围也扩大了，因此对档案管理者能力的要求也有了一定的提高。事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养，档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解，能够有效管理信息化后的档案。事业单位应该注重提高档案管理人员对其工作的重视程度，同时对档案管理者进行专业能力的考核。

三、事业单位档案管理信息化建设的重要意义

1.档案管理的工作变得简单

由于传统档案以纸质资料为主，纸张容易变脆老化，对资料进行采集、整理、储存、保护的过程量太大。信息化之后，档案多以文字为主，管理人员通过建立电子网络平台，电子录入的方式即可实现对档案的收集整理，而且信息所占的空间变小，便于储存及管理，同时之后的档案管理工作变得简单易行，只需对系统进行定期维护即可。

2.档案使用者使用更加方便

过去使用档案需要档案使用者从大量的资料中找寻，工作量极大，找到自己所需非常的不容易。当档案实现信息化后，档案使用者通过网络输入关键词进行检索就可以从大量的资料中找到自己所要找的资料，同时使用者也不必亲自到档案室寻找，提高了档案信息远程化传输，极大地提高了管理以及办公的效率。

四、总结

随着信息技术的全面发展，传统的档案管理工作已经不能适应社会对档案管理的要求。档案管理只有进行改革，转变档案管理模式才能形成高效便捷的档案信息化管理。但是我国的档案管理工作还处于探索阶段，与其他国家还有很大的差距，不能很好地满足大众的需求，因此，需要事业单位加强对档案管理工作的完善，同时也需要计算机软硬件设计生产专业有效的档案管理系统。

参考文献：

[1]朱蕙宏.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展探讨[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事业单位档案管理信息化建设策略研究[J].现代企业教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技术实现了事业单位数字化管理档案，为事业单位管理档案提供了许多便利。信息技术的应用也是事业单位档案管理形成新的环境，并面临新的问题。事业单位应结合档案管理信息化的特点，总结信息技术带来的影响，并制定针对性应对措施，完善档案管理信息化建设。

【关键词】

事业单位；档案管理；信息化建设

引言

随着档案管理工作量不断增加，传统档案管理的弊端不断显现，信息技术为事业单位档案管理提供了技术支持。信息技术使事业单位档案管理工作从纸质化向数字化转变，提高了档案管理的效率。但是，档案管理信息化以信息技术为支撑，档案管理面临内外部威胁，档案管理工作也呈复杂化、多样化和个性化趋势发展，事业单位档案管理也暴露出新的问题。

一、事业单位档案管理信息化现状分析

随着计算机技术应用普及和信息技术发展，事业单位档案管理工作的各项设施日趋完备，为档案管理工作向规范化、科学化方向发展奠定了技术基础。但是，我国事业单位档案管理工作仍存在许多问题。

（一）投入不足

档案管理信息化建设是一个系统、长期的工程，档案管理系统需要随着信息技术不断更新而不断完善，事业单位也需要长期保证资金投入，及时更新信息系统的硬件和软件设备，减少系统漏洞，保证档案管理系统的安全性。但是许多事业单位对档案管理信息化建设缺少科学认识，不愿在档案信息系统建设投入大量资金，导致系统软件和设备长期未更新，信息化设备和技术无法完善，限制信息技术在档案管理中的作用，档案管理系统存在许多的威胁。

（二）人员问题

档案管理信息化包括许多先进的技术，档案管理也应由专人技术人员负责。而许多事业单位认为档案管理信息化仅仅为纸质档案向电子档案转变，管理人员只需掌握基本的计算机操作技能即可。因而多数事业单位的档案管理人员多为自理老、传统档案管理经验丰富的人员。虽然这类管理人员具备过硬的档案管理能力，但是信息技术操作能力不足，无法满足信息化管理档案需要。如利用信息技术管理档案的能力不高，影响档案收集和存放，进而影响档案资料的准确性，使信息技术难以在事业单位档案管理工作中得到发展。另外，信息化档案管理系统需要日常维护，对管理人员的计算机能力有更高的要求。

（三）档案信息化建设缺少针对性

档案管理信息化建设是一项极具专业性的工作，它需要以事业单位的情况为基础，才能保证档案管理系统发挥作用。但是部分事业单位忽视档案管理信息化建设的特殊性，根据“拿来主义”原则生搬硬套其它单位的经验，把其它部门档案管理方式应用于本单位档案管理信息化建设工作中，导致的档案管理信息化建设缺少针对性，浪费单位的资源。对影响档案管理信息化建设工作带来不利影响，并影响档案管理信息系统的作用。

（四）档案信息化管理工作漏洞多

由于档案管理信息系统建设和维护过程中存在的`问题，事业单位的档案管理信息化程度较低，对于档案信息化操作的各种手法及流程不熟，档案管理操作容易出现差错，导致档案损坏，造成数据丢失。

二、加强事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）转变思想观念

事业单位领导及工作人员需要正确认识档案管理信息系统的地位和作用，重视系信息化系统建设与投入，引进现代化管理设备，完善信息系统软件和硬件设施，保证档案管理设备齐全、充足，符合信息化管理档案工作要求。依据科学有序原则存放不同门类和不同载体的档案，方便日常查找使用，保证突发情况即使抢救档案。建立全文数据库和多媒体数据库，有条件的事业单位还应建立规范化电子档案接受系统，方便对各类型档案进行数字化录入和管理，也方便事业单位实现电子化查询档案的全文信息，提供信息系统的服务效率和质量。

（二）提高管理人员的专业素质

对档案管理信息化建设而言，提高管理人员的专业素质对推进档案管理信息化建设具有重要的作用。首先，重点提高管理人员的计算机水平、信息化管理档案的工作技能以及综合素质的，培养符合实际工作需求的人才。事业单位也需要从思想上重视档案管理工作，树立信息化管理档案的意识，让所有工作人员重视信息化档案管理以及信息化管理档案应注意的事项。最后，加强档案管理人员的专业能力考核，建立科学的绩效考核制度，激发工作人员自我提高的意识，主动完善技能，使个人能力符合岗位要求，符合单位档案管理信息化建设要求。

（三）加强档案管理信息系统软件开发

对于盲目套用档案管理信息系统行为，需要开发完善档案管理工作所需的硬件设备与开发好适合本事业单位档案管理的应用软件工作同步进行，互相配合。如制定符合本单位发展的档案管理信息化总体规划，结合本单位实际人才信息需求，建设符符合本单位档案管理工作需求的管理模式的，提高的档案管理系统的灵活性和可扩展性，使档案管理信息系统能够根据本单位档案管理工作需求变化而调整。

（四）制定档案信息化管理制度

档案管理信息化建设不仅是资金、人才投入，还需要建立一套符合本单位的信息化管理制度和流程，根据流程对档案管理工作加以规范和控制。如每个部门的日常工作流程涉及的信息、档案存在较大的差别，事业单位可要求各个部门根据工作需要设立不同的信息资源库，方便部门内部档案和信息快速共享、流通，工作人员可根据需要快速查询获取目标档案，提高档案管理系统的针对性和实用性。科学有效的管理制度和操作流程减少操作错误，避免档案受损造成档案丢失。

三、结语

事业单位需要充分利用信息技术，抓住信息技术给档案管理工作带来的便利，积极推动档案管理信息化建设工作。同时事业单位也需要充分认识信息技术给档案管理工作带来的问题以及应用信息技术管理档案后产生的新问题，从软件和硬件设备、人员、管理制度多个层面分析档案管理信息化建设中存在问题，结合本单位情况完善的档案管理信息化建设，充分发信息技术在档案管理工作中的作用。

【参考文献】

[1]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013,16:128-129.

[3]张晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与相关方法[J].科技传播,2015,21:142-143.

档案管理存在的问题及改进措施

很多人认为档案管理工作不重要。这因为是这些人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。实际上，档案管理工作在我国现代企业制度的健康发展中起着重要的作用。下面是我帮大家整理的档案管理存在的问题及改进措施，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

档案管理工作中存在的问题

1、忽视对档案的管理工作

在日常工作中大部分人对档案管理工作都不够重视，甚至包括一些领导干部，认为此项工作既不能给单位带来经济效益，又不是主要工作，更不能带来政绩，只要不泄密，不遗失、保存好，可以应付查档即可。这些现象反映了人们缺少对档案工作的了解与正确认识，从而忽视了档案管理工作的重要性。

2、忽视档案管理工作的环境设施设备

在现实工作中，部分单位不重视档案管理工作所应具备的硬件设施，个别单位甚至没有档案室。有的单位历史长、人员多、档案多，档案材料没有按照要求分门别类的区分存放，而是混乱摆放，导致在查档、调档时无从下手、毫无头绪。还有的单位虽设有档案室，但情况不容乐观，多是潮湿、狭窄、昏暗、通风条件不好的地方，导致档案材料的发霉、霉变、虫蛀现象，严重影响了档案材料的完整性、良好性、严谨性。使得档案材料得不到很好地保存。

3、档案管理水平较低

一些单位的档案管理人员没有充分认识档案工作的重要性，而且还有部分人员没有经过系统、专业的档案知识学习培训，缺乏对档案的收集工作意识，对档案材料的归档、整理、装订等业务工作较为生疏;还有些单位没有专职的档案管理人员，对档案材料仅限于存放，没有进行及时分类归档，甚至缺乏对归档材料的准确性、真实性，导致档案管理工作水平的滞后。

做好档案管理工作的措施方法

随着社会经济的不断发展，档案管理工作在社会中的重要作用不断提高，这就对档案管理工作提出新要求，要不断提高管理水平，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、信息化，为社会提供更有价值的档案信息资源。

1、重视支持档案管理工作

各单位领导要重视并支持档案管理工作，档案管理人员要提高档案管理工作水平，加强服务意识。要树立爱岗敬业、努力学习业务知识，拟定工作目标，树立创新意识，端正工作态度，明确服务方向，提高服务质量，充分利用档案信息资源，为建设和谐社会服务。

2、加强提高档案管理人员的工作作风

在档案管理工作中，要加强提高档案管理人员的工作作风建设，加强相关人员专业知识的培训学习，熟练掌握档案工作的要求、原则和方法，鼓励引导创新意识，探索新的档案管理模式，提高工作效率及档案管理质量。充分发挥他们的积极性和创造性，使档案管理工作更加科学、合理的发展。

3、逐步完善档案工作管理制度

首先要切合实际、科学合理的建立档案管理制度，要简明扼要、简便易行，充分发挥规章制度的指导和规范作用。其次要发挥制度的双向约束力，既要约束领导又要约束职工，不要搞特殊化。然后更要坚持执行规章制度的严肃性，制度面前人人平等，有奖有罚，奖惩分明，使规章制度的权威性得以充分发挥。

4、逐步改进并完善档案功能

在档案管理工作中，档案工作人员要使记录内容更客观、更真实、更全面、更准确、更动态。对档案材料原有的重要内容应该予以完整保留;同时要进一步丰富和扩大档案资料的内涵，以便使档案资料更适合各单位对信息材料的需求，从而更好地为单位服务，充分发挥档案功能的作用及重要性。

5、采用信息化、数字化管理手段，为档案管理工作服务

随着科技的不断发展、社会的日益进步，信息化、数字化已是社会发展的一大趋势，这对档案管理工作也提出了更高的要求。世界各地发达国家的档案管理工作都已是使用计算机进行管理，在国内的一些大中城市使用计算机进行辅助管理档案工作也逐渐增多。

掌握科学化、现代化、规范化的管理技能，进行信息化、数字化的档案管理，即高效快捷、又节省人力。档案管理工作的数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，因此实现档案计算机辅助管理工作是大势所需，我们要利用现代科技为档案管理工作服务。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。

档案管理工作是保持和维护历史事实真实性的必要工作，档案资料记载着本单位的发展历史，记载着准确丰富的信息，汇集着大量的资源，对研究单位今后的发展及管理工作都提供了有效、宝贵的材料。

在新的历史时期下，与其他工作相同，档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐，采取科学、有效的措施，积极研究、探索新的档案管理模式，规范科学的进行档案管理，提高工作质量、提高工作效率，促进单位今后的良好发展，促进和谐社会的发展。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

如何做好档案管理工作

一、提高综合工作素质

要想将综合档案的管理工作更好的实施下去，那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视，这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同，才可以使档案工作人员具备良好的工作态度提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来，奥正档案管理工作更加顺利的进行下去，让领导明确这项工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面：

1.管理人员应该保持良好工作态度，将自己的本质工作做好，要获得领导对自己工作的满意，领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业，给领导留下深刻的印象。

2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作，他们认为档案工作是可有可无的，这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度，以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看，使领导可以对于档案工作留下深刻的印象，并且受到一定的启发，在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作，发挥出管理工作的重要性，这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。

二、综合利用各种资源，实现现代化管理

当前各个领域的工作都在循序发展，档案工作也由此发生很大的改变，出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大，因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂，对于管理者的要求也逐渐提高，需要利用各种现代管理手段，将档案管理当中存在的问题信息进行解决。

1.加强职业素质：档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求，工作人员需要具备丰厚的`专业知识，并且具备职业责任感和职业道德，加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料，使自身的知识领域得到拓展，从而使自身的综合素质得到有效的提高，使新时代的档案管理工作得到有效的发展。

2.提高综合管理素质：针对传统的档案管理工作，通常都是利用手工抄写的方式，虽然很容易操作，但是其工作效率却比较低，很容易出错。近些年电子技术不断发展，传统手工档案工作方式不再适用，档案管理工作需要利用科技手段，档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段，使自身的职业技能进行提高个，在岗位上一边工作一边学习，对于最新的管理方法及时的掌握，并且对于不断发展的信息文化给予关注，成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。

3.充分利用现有的资源：档案当中涉及到丰富的信息，这也是重要的信息资源。但是这样一来，档案整理工作就会变得更加沉重，具有很多重复的工作，加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成，使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯，虽然工作标准都是统一的，但是由于个人的主观因素是不同的，这会为立卷工作带来很大的不便，这样看来计算机管理具有不可代替的优势，避免出现手工操作所造成的失误，使工作效率得到极大的提高。

三、加强培训的工作力度

档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要，将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来，使其知识水平和挂历能力得到全面提高，要想使档案管理工作的变化得到更好的适应，将工作强度进行简化，从而认识工作观念得到转变，放弃传统的工作方式，不断学习新的管理方式和管理工具。

1.加强继续教育的力度：不断发展继续教育，使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应，在档案管理过程中，继续教育的实际意义需要得到充分的认识，可以对于时代发展的要求更好的适应，从而培养出更多专业的档案管理人才。

2.加强制度建设：开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度，并且严格的执行下去。以此为基础，建立有关继续教育的约束和鼓励机制，从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。

3.开展综合培训：以管理人员的职业素养程度为基础，在培训的过程中，需要按照层次、岗位等为基础，实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会，从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及，例如哲学、历史学等等，与此同时，需要加强学习科学信息知识，在档案的管理工作中应用现代化的科学技术，从而将管理工作的效率得到提高。

四、深入和完善现代的档案资料

档案管理人员在收集和整理档案的过程中，需要明确的分类所有的文件，对其实现编号。与此同时，需要科学的分类所有的文件资料，以不同部门为基础，对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间，同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况，使服务质量得到提高，使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。

档案数字化管理的优势与存在的问题

档案数字化管理的优势与存在的问题
档案数字化管理优势
（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。
（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。
（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。
二、档案数字化管理的不足
（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。
（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。
（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显囧态，在法律面前很难成为合法有力的证据。
（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时代发展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。