监理部档案管理方案

　　监理部档案管理方案

　　一、总则

　　1、本方案旨在规范监理部档案管理，保证档案的安全、完整、有效的使用，确保档案的真实性、准确性和完整性。

　　2、本方案适用于监理部的所有档案，包括但不限于合同档案、现场报告档案、设计档案、设备档案、检测档案等。

　　3、本方案由监理部负责制定，由监理部负责实施。

　　二、档案管理

　　1、档案管理以档案管理员为主，由专人负责档案的管理，确保档案安全，保护档案不受破坏。

　　2、档案管理员应定期检查档案，确保档案的完整性和完整性，如发现档案缺失或损坏，应及时补充或修复。

　　3、档案管理员应定期清理档案，清理过期的档案，确保档案室的卫生。

　　三、档案使用

　　1、档案的使用应符合档案管理的规定，档案的使用者须遵守档案管理的规定，不得将档案用于非法用途。

　　2、档案的使用只能在规定的时间内，使用者须离开档案室时，将档案妥善放回档案室，不得擅自带出档案室。

　　3、档案的使用者须在使用档案时，记录档案的使用情况，并及时将记录交于档案管理员。

　　四、档案存放

　　1、档案应存放在档案室内，避免档案受到潮湿、高温、高湿等环境影响，并定期清理档案室，保持档案室的卫生。

　　2、档案应妥善收纳，档案的存放顺序应按照档案编号排列，以便查找和管理。

　　3、档案应建立目录，每月更新一次，以便查找档案。

　　五、档案保护

　　1、档案应建立完善的安全防护措施，包括但不限于设置报警器、安装监控系统等，以确保档案的安全。

　　2、档案应定期进行备份，备份档案应存放在安全的地方，以防止档案的丢失。

　　3、档案的使用者应尊重档案的知识产权，不得擅自篡改、抄袭或散布档案内容。

　　六、档案销毁

　　1、档案销毁应经过监理部审批，按照档案管理条例，完成档案销毁程序。

　　2、档案销毁应由专人负责，确保档案的安全销毁，不得将档案交给任何第三方。

　　3、档案销毁后，应当保存销毁记录，以便查询。

　　建设监理档案暂行管理办法

　　为了系统完整地的保存和科学地管理我所的建设监理档案，根据本所《监理工作管理规定》和国家《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》的有关规定，结合本所的具体情况，制定本办法。

　　第一条建设监理档案，是指我所在对受托建设项目实施监理的过程中形成的各种文字材料、图纸、图表、照片、音像记录等技术文件的总称。是我所全体工程技术人员和管理人员的.劳动成果和智慧结晶，也是我所对监理的建设项目实施专业化管理和科学控制的真实记录。它对我所的业务拓展和进一步发展具有极其重要的意义。

　　第二条建设工程文件的归档包括两方面含义：一是项目监理机构将监理过程中形成的文件向本所监理部移交；二是项目监理机构将监理过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

　　第三条监理档案的形成、收集、整理责任人是项目总监理工程师。项目总监理工程师应在项目竣工验收后的一个月内，将根据本办法整理的监理文件完整地移交给监理部，由监理部进一步编目、组卷、装订并保存。只有合格地完成了归档工作，项目的监理工作才算告一段落。

　　第四条为便于监理档案的编制和查阅，监理文件的分类和编码统一规定如下：每一份监理文件均采用一组九位代码来表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含义是“档案”类，以区别于“图书”“资料”；

　　第2位：填写字母J或S。J含义是“建筑安装工程”；S含义是“市政基础设施工程”；

　　第3位：表示文件的大类，以数字来表示。“1”代表工程准备阶段文件；“2”代表监理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工图；“5”代表竣工验收文件；

　　第4、5位：表示文件的小类，以阿拉伯数字编码。编制人按照《建设工程文件归档整理规范》中的附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》（以下简称附录A）的顺序编号；如“立项文件”为1、“建设用地、征地、拆迁文件”为2等等。

　　第6、7位：表示文件属类，是小类项下的分项，依照附录A中“○”的数字编写，如不划分属类时可分别填写“0”、“0”。

　　第8、9位：为文件流水号。

　　本例代码含义为：建筑安装工程挡案—监理文件—监理规划—监理实施细则一份。

　　第五条一切依法监理的证明文件和监理质量的证明文件及作为监理成果的结论性文件，均应属于归档范围。具体内容如下：

　　1工程项目监理机构及负责人名单；

　　2施工合同文件及委托监理合同；

　　3勘测设计文件；

　　4施工许可证和安全许可证；

　　5监理规划、监理实施细则；

　　6分包单位资格报审表；

　　7设计交底及图纸会审会议纪要；

　　8施工组织设计（方案）、专项施工方案、安全施工组织设计报审表；

　　9工程开工/复工报审表、工程开工/工程暂停令；

　　10测量核验资料；

　　11工程进度计划及控制资料；

　　12工程材料、购配件、设备的质量证明文件及检查、试验资料；

　　13施工试验资料；

　　14设计变更和工程变更资料；

　　15隐蔽工程验收记录；

　　16工程计量单和工程支付证书；

　　17监理工程师通知单、监理工作联系单、会议纪要、往来函件；

　　18各种报验申请表；

　　19监理日记、监理月报；

　　20质量缺陷和质量事故的处理文件；

　　21检验批、分项（子分项）、分部（子分部）、单位工程的验收资料；

　　22索赔文件资料；

　　23竣工结算审核意见书；

　　24工程项目施工质量评估报告等专题报告；

　　25监理工作总结；

　　26鉴于每个项目具体情况不同，归档资料不一定都如上所列齐全，但绝不能少于附录A中规定监理单位应保存的文件内容。

　　第六条归档的工程文件应为原件，其幅面尺寸为A4幅面。

　　第七条监理档案的保存期限和密级从《建设工程文件归档整理规范》的规定。

　　第八条监理档案应有专人保管；监理档案的到期销毁必须经所主管领导批准并登记造册，由指定人员见证销毁。

　　第九条外单位来所查阅或复印档案资料，须持单位介绍信，并经所主管领导批准。有密级的档案一般不外借。如工作需要确需借阅时，须经所主管领导批准。