包头档案信息录入扫描整理

　　包头档案信息录入扫描整理

　　包头市档案馆负责对该市各级各类档案进行管理和保管。为了更好地管理和利用这些档案，需要对其进行信息录入、扫描和整理。

　　信息录入是将档案的基本信息输入计算机系统中，包括档案名称、档号、立卷单位、保管期限等。这样可以方便查找和管理。

　　扫描是将档案的纸质文件通过扫描仪转化为电子文件，方便存储和利用。同时，电子文件的备份也可以有效避免档案的遗失和损毁。

　　整理是对档案进行分类、整齐、清洁和修补等处理，确保档案的完整性和可读性。

　　包头市档案馆将继续加强对档案信息的录入、扫描和整理工作，为更好地服务社会提供更加可靠的档案资源。

　　档案整理扫描录入简单吗

　　你好，档案扫描录入是档案数字化的其中一项程序，是有专用的档案扫描仪的，只要能熟练操作扫描仪是很简单的。

　　档案扫描的档案扫描流程

　　相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储组织工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息最大限度的一体化，并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节：批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。

　　档案信息录入,电子图片扫描,档案资料整理复杂吗

　　专业人员不复杂。

　　档案室管理员都是经过专业培训的工作人员，业务熟练，动作迅速。这些工作对他们一点都不难。

　　档案录入工作规范

　　纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005

　　1范围

　　本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

　　本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。

　　2规范性引用文件

　　下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

　　GB／T 17235.1连续色调静态图像的数字压缩编码

　　GB／T 17235.2连续色调静态图像的数字压缩编码

　　GB／T 18894?2002电子文件归档与管理规范

　　ITU(CCITT)G3二值图像压缩算法

　　ITU(CCITT)G4二值图像压缩算法

　　DA／T18?1999档案著录规则

　　档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号

　　3术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1

　　数字化Digitization

　　用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。

　　3.2

　　纸质档案数字化Digitization of Paper?Based Records

　　对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。

　　3．3

　　数字图像Digital Image

　　表示景物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

　　3．4

　　黑白二值图像Binary Image

　　只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。

　　3．5

　　连续色调静态图像Continuous?tone Still Image

　　以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字

　　图像。

　　3．6

　　失真度Distortion Measure

　　对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原

　　件色彩、几何、压缩算法等差值。

　　3．7

　　可懂度intelligibility

　　表示数字图像向人或机器提供信息的能力。

　　3．8

　　清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表现。

　　3.9

　　分辨率Resolution

　　指单位长度内图像包含的点数或像素数。

　　3.10

　　TIFF Tagged Tmage File Format

　　标记图像文件格式。一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。因为它存储图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。

　　3.11

　　JPEG Joint photographic Experts Group

　　联合照片专家组。一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要计算机平台和Web浏览器。JPEG格式文件小，影像质量多数情况下均可接受。考虑储存空间及传输效率，原件为彩色的档案可迁此格式复制储存。

　　4数字化基本流程

　　纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序。

　　4．1案卷整理

　　对需要扫描的案卷进行适当整理，做出标识。

　　4．2目录建库

　　为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库。

　　4．3批量扫描

　　按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描。

　　4．4数据处理

　　4．4．1对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。

　　4．4．2对裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件，以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份。

　　4．5信息存储

　　根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存。

　　4．6检索利用

　　按用户需求提供检索利用。

　　5案卷整理

　　在批量扫描之前，按下述步骤对案卷进行整理，确保档案数字化质量。

　　5．1分件

　　5．1．1把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开。

　　5．1．2在扫描件中将大图、照片插入指示页，便于扫描工序批量扫描，实际图像放在图像处理时进行重扫，替换指示页。

　　5．1．3填写《数据加工过程处理单》(见附录A)，对需要特殊处理的页，标识清楚。

　　5．2分页

　　对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注。如在标注中与原档案中的件数、页号不一致，应以此为准。

　　5．3拆卷

　　去除档案中原来的装订物，以便后续扫描工作的进行。

　　5．4装卷

　　按档案保管要求恢复原装订。

　　6建目录库

　　6．1目录著录

　　根据DA／T18确定档案著录项，并进行著录。

　　6．2数据格式选择

　　所选定的数据格式通用，应能直接或间接与DBF文件格式或通过XML文

　　档进行数据交换。

　　6．3目录输入

　　将著录好的目录输入计算机内，建立机读目录数据库。

　　7批量扫描

　　7．1扫描方式

　　纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式。

　　7．1．1页面为单色文字的纸质档案，宜采用黑白二值图像扫描；页面为多色文字图像的档案文件，可采用连续色调图像扫描。

　　7．1．2字迹清晰、不带图片的档案材料，采用黑白二值图像扫描；清晰度较差或带有图片的档案材料，可采用连续色调图像扫描。

　　7．2分辨率选择

　　7．2．1单色页面档案文件，扫描分辨率一般建议选择100~200dpi。

　　7．2．2彩色页面档案文件，扫描分辨率可选择100dpi以上参数值进行。

　　7．2．3大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(如A0)、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接。扫描分辨率应选择1OOdpi以上。

　　7．2．4需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准。

　　7．3特殊页面的扫描

　　7．3．1粘贴页与表格

　　对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决

　　7．3．2一般文本流程图

　　采用适当的分辨率扫描及局部深化技术，确保文本流程图清晰。同时采用不同设备满足文本流程图的扫描工作。

　　7．3．3插图

　　采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证原来的页面布局和插图清晰。

　　7．3.4照片

　　对于页面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式扫描，确保照片清晰度，同时可避免图像存储空间过大。

　　7．4文件命名方式

　　7．4．1建立文件夹

　　扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立，其中的每一份文件也需要单独建立文件夹。

　　7．4．2文件夹命名方法，以档案实体中的档号命名，一般为3位数，不足3

　　位数的左边补“0”。

　　8数据处理

　　8．1图像处理

　　8．1．1纠偏

　　对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于1度。(图像偏斜不超过页面内半个文字)。

　　8．1．2去污

　　去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。

　　8．1．2．1局部去污，如去除黑边、污点。

　　8．1．2．2整体去污，可一次性去除页面上的污渍。

　　8．1．3拼接

　　为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的数字图像进行拼接。

　　8．1．4校对

　　8．1．4．1一次校对，检查扫描完的图像质量情况，对不合格的图像进行标记退回重新扫描。

　　8．1．4．2纠错处理，根据一次校对中提出的诸如污渍、黑边、偏斜、图像质

　　量等问题，结合《数据加工过程处理单》(见附录A)情况，对每份图像进行相应的处理。

　　8．1．4．3二次校对，对一次校对及数据处理后的数字图像再次进行检查，并

　　标记图像处理过程中不清晰的页面。不合格的退回重新处理。

　　8．2数据质量检查

　　8．2．1文字录入质量

　　对录入域清单上所标明的各著录项的文字录入进行正确率控制，保证错误率低于3‰。

　　8．2．2图像质量

　　对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量。

　　保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适应各种纸张和手写、印刷字的情况。

　　8．3数据挂接

　　档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制。

　　在生成裸数据光盘之前，根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等，如不相等则不能生成裸数据光盘，可打印出清单，回退给图像处理人员补扫。

　　8．4数据检验

　　8．4．1将裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件。

　　8．4．2对数据进行检验，给出合格或不合格结论。

　　8．4．3将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式，拷贝到活动硬盘上。

　　8．4．4系统应自动记录检验进度。

　　8．5数据上载

　　档案数字化各工序的数据通过网络及时上载到数据服务器端汇总，其中数字图像自动搜索对应的目录数据，加入对应的电子地址数字图像文件名，建立起一一对应的关系。

　　8．6数据备份

　　定期对服务器的各类数据进行备份，防止数据丢失。

　　9信息存储

　　以JPEG数字压缩编码或TIFF国际通用标准格式。采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后，分别按页编号后分页存储。

　　数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储。

　　9．1压缩存储格式

　　档案数字图像格式采用TIFF和JPEG数字压缩编码。

　　9．1．1黑白二值图像

　　黑白二值扫描图像文件采用TIFF（CCITT G3）格式二值图像压缩算法，压缩率就绪（Cr)为15：1。也可采用TIFF（CCIFF G4）格式二值图像压缩算法，压缩率(Cr)为3 O：1。

　　9．1．2连续色调静态图像

　　连续色调静态图像采用JPEG数字压缩编码，平均压缩率(cr)为15：1。

　　9．2编码方式

　　应尽是采用实时操作性强的编码方式。失真度编码，用较少的比特率获得较好的图像质量；无失真编码，以低压缩保持信息的不失真。一般情况下

　　宜采用国际通用编解码算法。

　　9．3存储方式与载体

　　可选用在线和离线、不同载体进行存储。

　　10检索利用

　　10．1检索利用方式

　　档案数字图像检索利用可采用单机、局域网和互联网三种方式。

　　局域网中传输利用，应保证数据在内部局域网10Base?T带宽下，平均1秒内显示响应完成。互联网中传输利用，互联网56Kbit／s带宽下，平均5秒内显示响应完成。为此要求一般每页档案数字图像的存储容量为50K以内。

　　10．2检索软件配置

　　检索软件应符合国家档案局制定的《档案管理软件功能要求暂行规定》的各项要求。检索软件应具备目录检索与档案数字图像方便调阅的基本功能。

　　关于包头人事档案管理问题。

　　档案调出时，特别是人才跨地区流动，都要求从户籍所在地的存档机构调出并出具人事关系等相关手续，所以请存档人员回户籍所在地存放档案，以免影响后期档案正常转递及异地调动。

　　根据大中专毕业生和各类流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，大中专毕业生档案在户口所在地的存档机构存放。

　　个人档案：

　　个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。

　　一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。

　　没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。存放和保管好当然是一个重要环节。

　　档案室扫描文件的工作是什么？工作环境怎么样？

　　档案扫描员的具体工作主要是档案扫描整理工作。工作流程一般包括档案拆分、数据录入、档案扫描、图像处理、质量审查、质量审核、档案装订等流水化作业。扫描、图像处理、质检、审核一般电脑上操作，基本要求熟悉电脑，键盘、鼠标能够熟练使用，一般都有专门的扫描加工系统，在系统上操作就可以了。

　　工作环境相对还是挺好的，不过扫描有辐射，而且一页一页的扫描工作比较枯燥，天天摸档案，尤其是陈年档案，可能会有粉尘，不适合容易过敏的人。

　　拓展：档案扫描

　　档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

　　档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。